- •51. Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- •52. Понятие информационного обеспечения управления, его структура.
- •53. Назначение и структура унифицированных систем документации (усд)
- •54. Цели и методы унификации управленческих документов
- •55. Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления
- •56. Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и ас доу
- •58. Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
- •59. Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.
- •60. Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития
58. Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.
Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в учреждении.
Основные достоинства электронного документооборота:
все структуры учреждения будут работать в одном информационном пространстве;
очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри учреждения, сохранность и безопасность документов;
использование шифрования данных может пресечь утечку информации;
возрастает производительность труда сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника;
значительный экономический эффект.
Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.
Итак, внедрение СЭД позволяет:
полностью автоматизировать процесс работы с документами;
обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
повысить эффективность работы с документами;
повысить корпоративную культуру работы с документами;
? значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
? значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;
упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);
обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;
обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;
сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);
проследить историю создания документа;
обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;
выстроить отлаженную систему поручений;
обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
производить сортировку документов по любым критериям;
обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;
обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;
обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
обеспечить регламентацию прав доступа;
обеспечить мгновенный доступ к документам;
уменьшить количественные потери документов;
увеличить производительность труда;
сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;
придать юридическую силу электронным документам;
сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;
сократить количество внутренних и внешних курьеров;
обеспечить ведение информационно-справочной базы;
предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);
поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями учреждения;
поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);
поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);
наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);
обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
Но при всех достоинствах СЭД имеет свои недостатки:
"стрессы" у сотрудников - все новое, принимается с трудом;
затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание;
пробелы в информационной безопасности - "пиратские" диски с перекачанными базами данных;
современные хакеры посредством удаленного доступа способны взламывать дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты;
при резком увеличении потока документооборота серверы не справляются, падает производительность труда.