Завантаження шаблону з веб-сайту Office Online

Якщо на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access немає шаблону, який відповідає вашим потребам, і встановлено підключення до Інтернету, можна відвідати веб-сайт Office Online для отримання додаткових шаблонів.

1. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Додатково на сайті Office Onlineвиберіть посилання Шаблони.

У вікні браузера відображається домашня сторінка шаблонів на веб-сайті Office Online.

2. За допомогою засобів пошуку та навігації на веб-сайті Office Online знайдіть потрібний шаблон Access і завантажте його, дотримуючись інструкцій. У разі завантаження шаблону файл бази даних буде завантажено на комп’ютер і відкрито в новому екземплярі програми Access. У більшості випадків відкриється форма для введення даних, що дозволить відразу розпочати введення даних.

7.2 Створення запитів бази даних.

Запит на створення таблиці отримує дані з однієї або кількох таблиць, а потім завантажує набір результатів до нової таблиці. Ця нова таблиця може міститись у поточній або новій базі даних.

Зазвичай запити на створення таблиці використовуються для копіювання або архівування даних. Наприклад, є таблиця (або таблиці) із даними про минулі продажі, ці дані використовуються у звітах. Показники продажу не можна змінити, оскільки ці транзакції відбулися принаймні день тому, а постійне виконання запиту для отримання даних може тривати певний час — особливо якщо виконується складний запит для великого обсягу даних. Завантаження даних до окремої таблиці й використання цієї таблиці як джерела даних може зменшити робоче навантаження й створити зручний архів даних. Слід пам’ятати, що дані в новій таблиці є лише знімком; вони не пов’язані та не підключені до вихідної таблиці чи таблиць.

Процес створення запиту на створення таблиці складається з таких основних кроків:

• Дозвіл на відкриття бази даних, якщо її не підписано або вона міститься не в надійному розташуванні. Інакше запити на змінення (додавання, оновлення та створення таблиці) не виконуватимуться.

• Створення запиту на вибірку в поданні конструктора для запиту та змінення цього запиту для повернення потрібних записів. Можна вибрати дані з кількох таблиць і фактично можна змінити звичайну структуру даних. Наприклад, можна розмістити в одній таблиці дані про клієнта, перевізника й постачальника: це те, що не робиться в робочій базі даних із відповідно впорядкованими таблицями. Можна також використовувати в запиті критерії для подальшого настроювання або звуження набору результатів.

• Перетворення запиту на вибірку на запит на створення таблиці, вибір розташування нової таблиці та виконання запиту для створення таблиці.

Не слід плутати запит на створення таблиці із запитом на оновлення або додавання. Запит на оновлення використовується для додавання або змінення даних в окремих полях. Запит на додавання використовується для додавання записів (рядків) до наявного набору записів у наявній таблиці.

7.3 Створення звітів бази даних.

За допомогою Microsoft Office Access 2007 - Українська версія можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля.

Після того визначення джерела записів зазвичай простіше за все створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів — це засіб Access, який допомагає сформувати звіт на основі відповідей, отриманих на поставлені запитання.