12. Правила ведения кассовых операций

Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятия — юридические лица имеют кассу. Кассовые операции — это операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятий. К ним относятся:

• поступление выручки от реализации продукции, товаров и оказания услуг;

• поступление взносов, авансовых перерасходов, сумм материального возмещения от порчи материального имущества;

• получение наличных денег по чеку в кредитных организациях на зарплату, авансы, командировочные, пособия, пенсия и другие социальные выплаты;

• выдача денег из кассы на зарплату, авансы, командировочные, пособия, пенсия и другие социальные выплаты;

• сдача выручки и сверхлимитных остатков денежных средств из кассы в банк на расчетный счет предприятия;

• выдача подотчетных сумм на осуществление хозяйственных расчетов предприятия с поставщиками и подрядчиками.

В соответствии со ст.34 Федерального закона «О Центральном банке...» на Банк России возложена функция определения порядка ведения кассовых операций. В связи с этим всем юридическим лицам Российской Федерации кроме кредитных организаций при осуществлении кассовых операций надлежит руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации,утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993г. №40.

Данный Порядок был установлен ЦБ РФ в соответствии с требованиями Указа Президента РФ «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения» от 14 июня 1992г., который последовал за известными событиями криминального характера конца 1991-го — начала 1992г. Это так называемое дело о «чеченском авизо», когда преступники, воспользовавшись «прорехами» в существовавшей на тот момент системе организации денежного обращения Российской Федерации, сумели украсть из банковской системы (как из коммерческих банков, так и из системы РКЦ ГУ ЦБ РФ) рублевых денежных знаков на миллиарды долларов по действовавшему на тот момент официальному курсу.

Преступная схема была разработана с использованием следующих недостатков в организации денежного обращения: система безналичных расчетов через территориальные расчетно-кассовые центры Банка России не имела надежного, автоматического контроля и подтверждения исходящих и входящих платежей, проходящих по системе расчетов, и практически не была защищена от несанкционированного доступа преступных элементов; кассовые операции коммерческих предприятий слабо контролировались налоговыми, финансовыми и банковскими органами. Преступники сумели внедрить в систему безналичных расчетов РКЦ ГУ ЦБ РФ огромные фальшивые суммы рублевых денежных переводов, которые поступили на их расчетные счета, а затем, воспользовавшись слабой кассовой дисциплиной банков и предприятий, изъять их в виде реальных наличных денег.

Таким образом, практикой, в данном случае негативной, был еще раз подтвержден тезис о тесной взаимосвязи безналичного и наличного денежного оборота и важности организации денежного обращения, адекватной изменяющимся требованиям народного хозяйства страны.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации в штате предприятия для этого предусматривается должность кассира. После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу его под расписку знакомят с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и заключают договор о полной материальной ответственности за вверяемые ценности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

В обязанности кассира входит:

• прием и выдача наличных средств из кассы предприятия;

• ведение кассовой книги и составление отчета по итогам операций за день;

• получение средств с расчетного счета предприятия и сдача в банк денежной наличности сверх установленных лимитов.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости его временной замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (по болезни и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться по письменному распоряжению руководителя предприятия главным бухгалтером или другим работником при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

В целях сохранности средств помещения кассы предприятий должны быть соответствующим образом оборудованы.

Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных (старших) бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

Все наличные деньги, поступающие на предприятия, в организации и учреждения, должны в обязательном порядке документально оприходываться. И все наличные деньги, выдаваемые юридическими лицами, также должны документально оформляться. Основными денежными документами в данном случае выступают приходный и расходный кассовые ордера, которые оформляются на основе первичных документов (договоров, заявлений и т.п.). Приходные и расходные ордера, а также чеки на получение наличных денег в кредитных организациях подписывает распорядитель кредита, в лице которого выступает руководитель предприятия или специально уполномоченное лицо.

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (п.3) предусмотрено, что каждое предприятие должно вести кассовую книгу по установленной форме. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций утверждены постановлением Госкомстата СССР №241 от 28 декабря 1989г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» по согласованию с Госбанком СССР и Министерством финансов СССР.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Листы каждой новой кассовой книги обязательно нумеруются. Кассовая книга должна быть прошнурована и опечатана (обычно круглой печатью предприятия). На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано... страниц», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Допущенные ошибки исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и над зачеркнутым надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое.

Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Кроме того, необходимо ставить дату исправления.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру (расходному или приходному) или другому его заменяющему документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию свой отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В настоящее время многие предприятия осуществляют бухгалтерский учет с применением ПЭВМ. Пункт 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации допускает ведение кассовой книги на предприятии автоматизированным способом. В этом случае листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней машинограмме за календарный год — общее количество листов книги за год.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

В целях ограничения использования наличных рублей в хозяйственном обороте размеры расчетов наличными между юридическими лицами ограничиваются. Так, Указанием ЦБ РФ от 7 октября 1998г. №375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» установлено, что предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу не может превышать:

• между юридическими лицами — 10 тыс. руб.;

• для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье — 15 тыс. руб.;

• для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний МВД РФ при закупке товаров у юридических лиц — 15 тыс. руб.

Еще одной важной особенностью ведения кассовых операций на территории Российской Федерации является порядок осуществления предприятиями расчетов с населением, который регулируется Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18 июня 1993г. №5215-1, а также Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, установленным постановлением Правительства РФ от 7 августа 1998г. №904.

Согласно данному Положению денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ), допущенных к использованию Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам. ККМ подлежат обязательной регистрации в налоговых органах.

Денежные расчеты с населением без применения ККМ допускаются в организациях отдельных категорий в соответствии с перечнем, утвержденным Правительством РФ. Необходимо отметить, что каждое новое Правительство РФ, а они в нашей стране в последнее время менялись с периодичностью один раз в полгода, утверждает новый перечень отдельных категорий организаций и предприятий, осуществляющих денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин. Такое пристальное внимание Правительства РФ к данному вопросу объясняется ужесточением контроля за налогооблагаемой базой предприятий и организаций.

Право выбора формы расчетов в Российской Федерации принадлежит заинтересованным предприятиям, учреждениям, другим организациям, гражданам. И только в строго оговоренных законодательством случаях (например, выплата заработной платы, стипендий, пенсий) форма расчетов должна быть наличной.

Вопросы безналичных расчетов регулируются Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 9 июля 1992г. с изменениями. Организационно-технические и технико-юридические аспекты безналичных расчетов устанавливаются Банком России.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993г. №140, должно иметь кассу, т.е. особое, специально оборудованное помещение, и вести кассовую книгу по установленной форме. При этом прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ), что установлено Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18 июня 1993г.

Кассовые операции представляют собой совокупность материально-технических процедур, суть которых заключается в приеме, хранении и выдаче наличных денег.

Указом Президента РФ «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения» от 14 июня 1992г. определено, что все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы:

1) обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков;

2) должны производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями в безналичном порядке через учреждения банков;

3) могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями предприятий;

4) обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждениями банка;

5) имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.

Кассир несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия.

Выдача наличных денег из касс предприятия производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным иным документам (платежным или расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и проч.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами на это уполномоченными.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге, контроль за правильным ведением которой осуществляет главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возложена на руководителей предприятий, главных (старших) бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров. Соблюдение предприятиями действующего порядка ведения кассовых операций обязаны систематически проверять учреждения банков.

Указом Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» от 23 мая 1994г. за несоблюдение порядка ведения кассовых операций предусмотрены следующие меры ответственности:

а) за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в двухкратном размере суммы произведенного платежа;

б) за неоприходование (неполное оприходование) в кассу

денежной наличности — штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;

в) за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

На руководителей предприятий, учреждений и организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном размере минимальной месячной оплаты труда, установленной законодательством Российской Федерации.

Для расчетно-кассового обслуживания между предприятием и банком должен быть заключен соответствующий договор, предусматривающий права и обязанности сторон. По договору банк обязан:

• открыть расчетный и другие счета и совершать по ним платежи своевременно, в полной сумме и в соответствии с действующим законодательством;

• информировать клиента о движении средств на счетах клиента, выдавая выписки из лицевых счетов и копии первичных документов, подтверждающие записи этих выписок;

• обеспечивать по требованию клиента расчеты наличными деньгами;

• сохранять коммерческую и банковскую тайну.

Клиентв соответствии с договором на расчетно-кассовое обслуживание обязуется:

• производить расчеты, оформленные документами в соответствии с банковскими нормативами и стандартами;

• выполнять правила ведения кассовых операций и своевременно информировать банк о предстоящих движениях наличных денег;

• представлять банку необходимую отчетность, предусмотренную действующим законодательством.

После подписания договора о расчетно-кассовом обслуживании банк должен открыть клиенту расчетный счет, который является основным счетом предприятия, учреждения или организации.

Приостановка операций по выдаче средств со счета (арест счета) может быть проведена по решению арбитража, судебных или следственных органов. О наложении ареста на счет делается отметка в лицевом счете. При снятии ареста, а также по решению арбитража, суда или следственных органов в лицевом счете делается надпись, разрешающая проведение операций по счету.

Взыскание на денежные средства, находящиеся на счете клиента, может быть наложено лишь по исполнительным листам, выданным судами, по приказам органов арбитража и по требованию налоговой инспекции.

Счет предприятия, учреждения или организации может быть закрыт по:

• решению собственника;

• решению органа, уполномоченного утверждать такие предприятия, учреждения и организации;

• по инициативе суда или арбитража.

В соответствии с Положением о безналичных расчетах все платежи со счетов предприятий осуществляются по распоряжению владельца счета и в очередности, определенной ст.855 Гражданского кодекса РФ (ч.2 в ред. Федерального закона от 12.08.96г. №110-ФЗ)

При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявляемых требований предусмотрена следующая очередность платежей:

1) списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

2) списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

3) списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате, а также по отчислениям во внебюджетные фонды (пенсионный, социального страхования, занятости населения);

4) списание по платежам в бюджет и другие внебюджетные фонды;

5) списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

6) списание по другим платежным документам в порядке календарной отчетности.