Business Correspondence

Inquiries

Dear Sir!

We saw your women’s dresses and suits at the London Fashion Show held in New York on October 10. The lines you showed for teenagers, the “Swinger” dresses and trouser suits, would be most suitable for our market.

Would you kindly send us your quotation for spring and summer clothing that you could supply to us by the end of January next. We would require 2000 dresses and suits in each of the sizes 10 – 14, and 500 in sizes 8 and 16. Please quote c.i.f. Chicago prices. Payment is normally made by Letter of Credit.

Thank you for an early reply.

Very truly yours,

P.Wilson

11

Business Correspondence in English

UNIT II.

OFFERS

Offers are sent in reply to an inquiry or without a preceding inquiry. The sales-conscious businessman wants to draw the attention of customers and new customers to a special product or range of goods. He will take the opportunity to stipulate his correspondent’s interest in his goods or services by including sales messages and the assurance that the customer will receive personal attention. A firm offer is subject to certain conditions, a deadline for the receipt of orders, or a special price for certain quantities.

I.Introductory Phrases

1.We thank you for your letter of (enquiry of) – Благодаримвасзавашеписьмо(запрос) от…

2.We were pleased to learn your interest in … – Нам было приятно узнать о вашей за-

интересованности в …

3.It is good of you to take so much interest in our work – Было любезно с вашей сторо-

ны проявить такой интерес к нашей работе

4.As to your inquiry of … we are informing you that … – На ваш запрос от … мы сооб-

щаем вам, что …

5.We would like to introduce ourselves as … – Мы хотели бы представиться как …

6.We are pleased to make you an offer regarding – Мы рады сделать вам предложение относительно …

7.We have pleasure in offering you the following goods – Мы с удовольствием предла-

гаем вам следующие товары

8.We can offer you … for immediate shipment – Мы можем Вам предложить … для немедленной поставки

II.Replies to the customer’s questions

1.We enclose our catalogue with the latest price-list – Мы прилагаем наш каталог с но-

вейшим прейскурантом

12

Offers

2.As you can see from our price-list, our prices are at least 2% lower than market prices –

Как видно из нашего прейскуранта, наши цены по крайней мере на 2 процента ниже рыночных

3.Our detailed catalogue will demonstrate the wide range of our products – Наш под-

робный каталог наглядно представит Вам разнообразие нашего ассортимента

4.We deliver our goods on … terms – Мы поставляем товар на условиях …

5.The price covers packing and transportation expenses – Цена включает упаковку и транспортирные расходы

6.The price covers delivery to … – Цена включает доставку в …

7.We can give you a … % discount – Мы можем предоставить вам …% скидку

8.Prices have risen (have fallen, remained steady) – Цены повысились (снизились, оста-

лись неизменными)

9.I especially call your attention to … – Я особенно обращаю ваше внимание на …

10.Besides the above mentioned goods our company also produces (delivers) … – Кроме упомянутых выше товаров наша компания также производит (доставляет) …

11.The model will meet most of your requirements – Для ваших целей вам лучше всего подойдет модель …

III. The terms of payment

1.Our terms of payment are: – наши условия платежа следующие:

•Payment on invoice – платеж по получении счета

•Monthly (quarterly) settlements – ежемесячные (ежеквартальные) расчеты

•Net cash – чистый платеж наличными (без скидки)

•Cash within 5 days – наличными в течение 5-ти дней

•Cash with order – наличными при заказе

•By irrevocable Letter of Credit – по безотзывному аккредитиву

•By Bill of Exchange – векселем

•Cash in advance – кредит в налично-денежной форме

•Cash on delivery – наличными по поставке

2.Our terms of payment are monthly (quarterly) settlements – Наши условия – это еже-

месячные (ежеквартальные) расчеты

3.Our usual terms are cash against documents (c.a.d.)/pro-forma invoice – Наши обыч-

ные условия оплаты – оплата наличными против документов/предварительному (ориентировочному) счету-фактуре

4.We can allow you three months’ credit for future orders – Мы можем предоставить вам кредит на 3 мес.в счет будущих заказов

5.As our prices are so favorable our terms of payment are 30 days net – Так как наши цены вполне приемлемы(льготные) наши условияоплаты составляют30 рабочихдней.

IV. Terms of Delivery

1.CIF/c.i.f./cost, insurance, freight – Cтоимость, страхование, фрахт

2.CF/c.& f./cost and freight – Cтоимость и фрахт

3.FAS/f.a.s./free alongside ship – Cвободно (за счет продавца) вдоль борта судна

4.FOR/f.o.r./free on rail – Cвободно (за счет продавца) в вагоне.

13

Business Correspondence in English

5.Freight and insurance to be paid by buyer/by you – Фрахт и страховка оплачиваются покупателем (Вами)

6.Delivery can be made from stock – Доставка может быть осуществлена со склада

7.Delivery is not included in the price – Стоимость доставки не включена в стоимость товара

8.Delivery will be made within 1 month of receipt of your order – Доставка будет произ-

ведена в течение 1 мес. с момента получения вашего заказа.

V. Validity of an offer

1.This offer is valid till – Это предложение действительно до …

2.The offer is firm for 2 days – Это предложение остается твердым в течение 2 дней

3.Please, let us have your order by 10 September as this price this discount will not apply

after the date – Просим прислать ваш заказ к 10 Сентября, т.к. после этой даты скидка действовать не будет

3.This is a special offer and is not subject to our usual discount – Это особое предложение и к нему не применяются наши обычные скидки

4.Please, note that the goods supplied must be returned, carriage paid during 10 days if not required – Обратите внимание на то, что если товар не потребуется, он должен быть возвращен в течение 10 дней, его доставка должна быть оплачена

VI. Closing Phrases

1.We ask you to consider our proposal once more and let us know if we can expect your order – Мы просим вас еще раз рассмотреть наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа

2.If you accept our offer, please advise us by fax – Если вы принимаете наше предло-

жение, сообщите нам по факсу

3.We ask you to order as soon as possible as the quantity of this product available is limited – Мы просим Вас как можно быстрее оформить заказ, так как количество имеющегося в наличии товара ограничено

4.If our proposal is acceptable to you please confirm it – Если наше предложение вам подходит, подтвердите его, пожалуйста,

5.We would appreciate if we got the order from you as soon as possible – Мы были бы признательны, если бы получили заказ от Вас как можно скорее

6.Please let us have your order as soon as possible since supplies are limited – Пожалуй-

ста, пришлите ваш заказ как можно скорее, т.к. наличные запасы товара ограничены

7.We look forward to receiving a trial order from you – С нетерпением ждем пробный заказ от вас

8.If you are not happy with our proposal please let us know why –Если Вы не довольны нашим предложением, просим сообщить о причине

9.If our proposal doesn’t suit you please let us know why – Если Вас не устраивает наше предложение, просим сообщить о причине

10.We are at your disposal – Мы к вашим услугам.

14

Offers

Dear Sirs!

In reply to your enquiry we regret to inform you that we cannot offer you instruments of the model you are interested in, as they are no longer produced.

We can make you a firm offer for similar instruments of a new model. Their price is a bit higher, but they are already in great demand.

We can deliver the goods within 3 months of the date of receipt of your order.

We are looking forward to your positive reply.

Yours faithfully,

P.Wilson

15

Business Correspondence in English

Письмо № 1*

Words to be used:

1.to learn – узнавать

2.to enclose – прилагать

3.a trade discount – торговая скидка

4.a copy – экземпляр

Уважаемые господа!

Благодарим Вас за запрос от 23.03.2004 года, из которого мы узнали, что Вы заинте- ресованы в продукции нашего завода. Мы с удовольствием прилагаем к этому письму наш прейскурант. Цены указаны без торговых скидок. Мы можем также выслать Вам ка- талог продукции нашей фабрики в 3-х экземплярах.

Надеемся, что наше предложение Вам понравится.

С нетерпением ждем ответа.

Фирма Корус Трейд

16

Offers

Письмо № 2

Words to be used:

1.to confirm – подтверждать;

2.receipt – получение;

3.number of questions – ряд вопросов;

4.list of questions – перечень вопросов;

5.as soon as possible – как можно скорее;

6.to find out – выяснить;

7.spare parts – запасные части;

8.to state – указывать;

9.to meet the requirements – отвечать требованиям;

10.technical specifications –технические условия.

Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего запроса от 10 февраля с.г. на станок вместе с чертежами запасных частей. Однако в технических условиях, указанных в Вашем запросе, мы не находим ответа на ряд вопросов, которые хотели бы выяснить, чтобы быть в со- стоянии предложить Вам модель, отвечающую Вашим требованиям.

Посылаем Вам перечень этих вопросов и просим ответить на них как можно ско- рее. По получении требующихся нам сведений мы сможем представить Вам наше пред- ложение.

С уважением, Рос.Торговое Представительство

17

Business Correspondence in English

Письмо № 3*

Words to be used:

−to be obliged to smb for smth – быть благодарным;

−hard oil – тяжелое масло;

−minimum price – минимальная цена;

−to state, to indicate – указывать;

−export packing – экспортная упаковка;

−pump – насос;

−a leaflet – брошюра;

−to contain – содержать;

−to include – включать;

−similar – подобные;

−to require – требоваться;

−in smb’s turn – в ч.-л. очередь.

Уважаемые господа!

Мы признательны Вам за сообщение Вашего адреса нашему Представительству в Шефильде, которое в свою очередь сообщило нам, что Вы производите специальные на- сосы для тяжелых масел.

Просим выслать нам предложение на 2 насоса в соответствии с приложенными техническим условиями, указав минимальную цену, Ваш завод, условия платежа и по- ставки.

Просим также указать количество ящиков, необходимое для экспортной упаковки насосов, размеры ящиков и их вес.

Мы бы хотели получить 3 экземпляра Вашего каталога и других брошюр, содер- жащих подробное описание насосов, а также список фирм, которым Вы уже поставляли насосы, подобные тем, которые нам требуются.

С уважением, Рос. Торговое Представительство

18

Offers

Письмо № 4

Words to be used:

−to present smb – представлять кого-либо;

−to get interested in smth – заинтересоваться чем-либо;

−Sweden – Швеция;

−Denmark – Дания;

−to be responsible for – быть ответственным за …;

−Scandinavian countries – скандинавское направление;

−to see everything with smb’s own eyes – увидеть собственными глазами;

−to be a success – пройти успешно;

−to appoint – назначать;

−on behalf of smb – от имени.

Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваше письмо от 8 августа с.г., в котором Вы предлагаете пред- ставлять нашу фирму в Швеции и Дании.

Нас заинтересовало Ваше предложение и мы бы хотели обсудить его более под-

робно.

Наш начальник отдела продаж г-н Смирнов отвечает в нашей фирме за сканди- навское направление, и мы попросили его вылететь к Вам на следующей неделе или че- рез неделю.

Пожалуйста, сообщите об удобном для Вас времени приезда к Вам в организацию, чтобы все увидеть собственными глазами и, если все пройдет успешно, назначить Вас своим агентом.

Г-н Смирнов уполномочен составить проект соглашения, которое он имеет право подписать от имени нашей фирмы.

С уважением, Рос.Торговое Представительство

19

Business Correspondence in English

Письмо № 5*

Words to be used:

1.to send – высылать;

2.to underline – подчеркивать;

3.to be available – быть доступным, иметь в наличии;

4.description – описание;

5.general catalogue – генеральный каталог;

6.nowadays – в настоящее время;

7.to be easy in operation – быть легким в управлении;

8.to handle the order – заниматься заказом;

9.on the same terms – на тех же условиях;

10.profitable – выгодный.

Уважаемые господа!

Благодарим Вас за Ваш запрос от 14 августа 2004 года и высылаем Вам 2 копии Ге- нерального каталога производимых нами станков. К копиям приложены красочные бро- шюры, рекламирующие высокое качество станков, их надежность и легкость в работе (управлении).

Мы подчеркнули красным те модели, которые в настоящее время доступны для продажи и синим те модели, заказ на которые можно будет разместить в конце года.

Если Вы сообщите нам, какие модели Вас интересуют, мы с удовольствием займем- ся Вашим заказом на тех условиях, которые покажутся Вам наиболее благоприятными (выгодными).

Способ оплаты – на Ваше усмотрение, но только через Московское отделение Внешторгбанка. Существует возможность присылки Вам подробного описания станков и их чертежей.

Снетерпением ждем ответа.

Суважением,

Совместное предприятие «Вектор»

20