Business Correspondence

Letter – Example

Письмо № 79*

Words to be used:

1.to express – выразить;

2.deep concern – глубокая озабоченность;

3.to examine closely – внимательно осматривать;

4.to reveal defects – обнаруживать дефекты;

5.to change, to replace – заменить;

6.to break the schedule – нарушить график;

7.hence – вследствие, отсюда;

8.to hold responsibility – возлагать ответственность;

9.to claim compensation – требовать возмещения;

10.assembly brigades – монтажные бригады;

11.to work extra – работать сверхурочно;

12.opinion – мнение;

13.to part with smb – расставаться;

14.mutual – совместная;

15.true triend – настоящий друг.

Уважаемые господа!

Цель этого письма – выразить нашу глубокую озабоченность относительно злосча- стных станков М-49, поврежденных во время перевозки.

После Вашего ремонта наши инженеры их тщательно осмотрели и провели серь- езное тестирование, обнаружив дефекты, за которые обычно несет ответственность завод- изготовитель. Подтверждающие документы имеются в наличии, копии приложены к письму.

Мы полагаем, что Вы обязаны или устранить их за свой счет или заменить на но- вые, на последнем мы особенно настаиваем.

Ссожалением констатируем, что Вы не выполнили технические условия, что очень важно, т.к. именно они обеспечивают бесперебойную работу станков.

Надеемся, что Вы не будете оспаривать тот факт, что график проведения монтаж- ных работ был нарушен по Вашей вине, вследствие чего мы понесли значительные убыт- ки и имеем полное право возложить на Вас ответственность за задержку и потребовать возмещения убытков.

Мы также вынуждены Вам напомнить, что по условиям контракта через 10 дней должна произойти смена монтажных бригад.

Поговорив с рабочими и инженерами, мы поняли, что они не возражают остаться работать на следующий срок и даже готовы работать сверхурочно.

Нам бы хотелось узнать Ваше мнение по этому вопросу, и, если бы Вы нашли воз- можность продлить срок их пребывания, мы были бы Вам очень признательны, т.к. труд- но расставаться с высококвалифицированными специалистами и хорошими людьми, ко- торые за время совместной работы стали настоящими друзьями.

Снетерпением ждем ответа.

Искренне Ваш, Росимпорт

101

Business Correspondence in English

Письмо № 80

Words to be used:

1.to confirm (to acknowledge) – подтверждать;

2.claim – рекламация;

3.to remind – напоминать;

4.aggregate – агрегат;

5.to stipulate – обуславливать;

6.complex – комплекс;

7.expenditures – расходы;

8.in full conformity with – в соответствии с;

9.replacement – замена;

10.to refer to one’s account – отнести за ч-л. счет;

11.to do harm – наносить ущерб;

12.subcontractor – комитент;

13.in the opposite case – в противном случае;

14.to cause – вызывать.

Уважаемые господа!

Рады подтвердить получение Вашего письма от сего месяца и, к нашему большому сожалению, должны сообщить Вам о том, что настаиваем на нашей рекламации, как в от- ношении качества поставленного оборудования, так и в отношении сроков поставки.

Хотим еще раз напомнить Вам о том, что некоторое оборудование первой партии, поставленной нам 2 месяца назад, оказалось дефектным.

Врезультате испытания этого оборудования на заводе наших комитентов было обнаружено, что производительность 2-х агрегатов оказалась значительно ниже произво- дительности обусловленной в контракте, о чем свидетельствует Акт окончательного ис- пытания оборудования, составленный нашими высококвалифицированными специали- стами и подписанный представителями обеих сторон, который мы прилагаем к сему письму.

Специалисты пришли к выводу, что не имеет смысла производить такой дорого- стоящий ремонт нового оборудования. Поэтому мы вынуждены предложить Вам заме- нить эти дефектные агрегаты новыми, более того они должны быть изготовлены в точ- ном соответствии с нашими спецификациями.

Замена оборудования должна осуществляться на условиях ФОБ и все расходы, свя- занные с заменой агрегатов, будут отнесены на Ваш счет.

Кроме того, считаем нужным заметить Вам, что опоздание, которое Вы допускаете

впоставке оборудования по этому контракту, наносит ущерб и довольно значительный нашим комитентам. Мы просим принять все необходимые меры, чтобы подобные за- держки в дальнейшем не повторились.

Впротивном случае, мы будем вынуждены требовать возмещения убытков, вы- званных задержкой.

С уважением, Промэкспорт

102

Letter – Example

Письмо № 81*

Word to be used:

1.to compensate – компенсировать;

2.a refusal – отказ;

3.Clause – статья;

4.more over – более того;

5.on reason – по причине;

6.looses – убытки;

7.to solve – решать;

8.reasons – соображения;

9.to resume – возобновить;

10.to finalize the date – окончательно определить дату.

Уважаемые господа!

Мы получили Ваше письмо от 20 декабря с.г. и были удивлены Вашим решением продлить гарантийный срок на генератор, вышедший из строя из-за дефектов завода- изготовителя только на 1 месяц.

В связи с этим мы бы хотели обратить Ваше внимание на статью № 7 нашего кон- тракта, предусматривающую продление гарантийного периода в случае выхода обору- дования из строя по вине завода-изготовителя на срок, в течение которого оборудование простаивало.

Вам, конечно, известно, что мы незамедлительно сообщили Вам о выходе генера- тора из строя.

Однако Ваши представители прибыли с 2-х месячной задержкой, в результате чего генератор был пущен в эксплуатацию только через 2 месяца после его поломки.

Более того, мы были удивлены Вашим отказом полностью возместить нам убытки, вызванные простоем генератора.

По нашему контракту заказчик имеет право требовать удовлетворения претензий возникших в связи с выходом оборудования из строя по вышеуказанным причинам.

Принимая во внимание эти соображения, мы бы хотели возобновить наши пере- говоры и окончательно определить дату истечения гарантийного периода и решить во- прос о полной компенсации наших убытков.

Снетерпением ждем ответа.

Суважением,

Российское Торговое Представительство

103

Business Correspondence in English

Письмо № 82*

Words to be used:

1.to confirm – подтверждать;

2.to compensate – возмещать;

3.to state – указывать;

4.item in dispute – спорный вопрос;

5.a claim – претензия;

6.well-grounded, justified – обоснованный;

7.to refer the matter to – передать дело в;

8.to settle the matter – решить вопрос;

9.hence – отсюда, исходя из .. ;

10.reliable partner – надежный партнер;

11.stipulated – оговоренный;

12.to let smb down – подводить.

Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего письма от 15 ноября 2004 г., в котором вы отка- зываетесь компенсировать нам убытки в связи с задержкой в поставке оборудования по контракту № 125.

Всвоем письме Вы указывали, что часть оборудования была уже поставлена Вами 20 сентября, т.е. в срок, оговоренный в контракте, и что пункт о компенсации при этом условии не имеет силы.

Мы уже дважды информировали Вас об этом спорном пункте нашего договора и вынуждены еще раз к нему вернуться в этом письме.

Дело в том, что оборудование, присланное Вами, не могло быть нами использова- но в виду недопоставки других частей, необходимых для работы всей установки. Исходя из этого, мы считаем, что вы должны компенсировать убытки, которые мы несем по ва- шей вине.

Вы – надежный партнер и за долгое время нашей совместной работы никогда нас не подводили. Поэтому нам бы хотелось решить дело мирным путем, но если через 2 не- дели Вы не признаете нашу претензию обоснованной, мы будем вынуждены в соответст- вии с п.17 «Общих условий» передать спор в Арбитраж.

Вожидании Вашего быстрого ответа

С уважением, Росимпорт

104

Letter – Example

Письмо № 83*

Words to be used:

1.to manage – удаваться;

2.to ship – отгрузить;

3.reference to – ссылка на;

4.tonnage – тоннаж;

5.delay – задержка;

6.to insist on – настаивать;

7.absence – отсутствие;

8.besides – кроме того;

9.to discover – обнаруживать;

10.to complain – жаловаться;

11.to stipulate – обуславливать;

12.to follow the instructions – соблюдать инструкции;

13.Final Test Act – акт об окончательных испытаниях;

14.to repair – чинить;

15.to break – ломать (ся);

16.maintenance instructions – инструкция по уходу;

17.in full accordance with – в полном соответствии с;

18.efficiency – производительность.

Уважаемые господа!

Настоящим подтверждаем получение Вашего письма от 25 числа сего месяца, в ко- тором Вы сообщаете, что Вам удалось отгрузить только 10 станков, тогда как по вышеука- занному контракту мы закупили у Вас 20 станков с отгрузкой в ноябре с.г.

Мы не можем согласиться с Вашей ссылкой на отсутствие транспортных средств необхо- димоготоннажаикатегорическинастаиваемнанемедленнойотгрузкеоставшегосяколичества.

Задержки в поставке товара, которые неоднократно имели место, наносят нашим комитентам значительный ущерб, который Вы должны будете нам возместить.

Надеемся, что в дальнейшем Вы будете относиться с большим вниманием к вы- полнению наших заказов и у нас не будет оснований жаловаться на задержку в поставке.

Кроме того с сожалением должны сообщить Вам, что наши комитенты крайне недо- вольныкачествомпоставляемогооборудования. Такиз10 станков4 оказалисьдефектными.

В результате испытания станков нашими комитентами было обнаружено, что они не отвечают требованиям спецификаций и что их производительность действительно значительно ниже производительности, обусловленной в контракте, о чем свидетельст- вует Акт об окончательном испытании.

Несмотря на то, что рабочие, обслуживающие их, строго соблюдают Ваши инструкции поуходуиэксплуатации, станкинесколькоразломались, чтоясноговоритобихкачестве.

Нашим механикам удавалось чинить их, но их производительность все равно не достигает производительности, обусловленной в контракте, поэтому мы вынуждены на- стаивать на замене дефектных станков на новые, причем эти последние должны быть из- готовлены в полном соответствии с техническими условиями контракта.

Что касается расходов, связанных с их заменой, то они пойдут за Ваш счет. Надеемся, что Вы сделаете все от Вас зависящее, чтобы удовлетворить нашу пре-

тензию, в противном случае нам придется передать дело в Арбитраж. С уважением и надеждой на Ваш благоприятный ответ.

P.S. Надеемся, что Вы согласитесь с обоснованностью нашей рекламации. С уважением, Российское Торговое Представительство

105

Business Correspondence in English

Письмо № 84

Words to be used:

1.lubrication – смазка;

2.a conveyor – конвейер;

3.to break – выходить из строя;

4.to use – использовать;

5.to meet the requirements – отвечать требованиям;

6.examination – экспертиза;

7.in view of – в связи с;

8.simultaneously – одновременно;

9.to add a fine – начислять штраф;

10.assembly – узел;

11.to make a claim – предъявить претензию;

12.expiration, exceeding – просрочка.

Уважаемые господа!

Согласно вышеуказанному контракту Ваша фирма поставила в сентябре 2004 г. смазку для конвейеров.

Впроцессе эксплуатации выявилось, что поставленная Вами смазка приводит к выходу из строя отдельных узлов конвейера и не может быть использована.

Мы неоднократно извещали Вас об этом и просим о замене смазки низкого качест- ва другой, качество которой отвечает требованиям режима работы, а также о поставке частей конвейера, вместо вышедших из строя из-за некачественной смазки.

Всоответствии с экспертизой, проведенной независимой Торгово-промышленной Палатой России, поставленная Вашей фирмой смазка не может быть использована для данных конвейеров.

Всвязи с этим просим Вас незамедлительно заменить ранее поставленную смазку на качественную и направить подробные инструкции по ее использованию, а также уст- ранить обнаруженные дефекты путем исправления или путем замены поврежденных частей конвейера.

Все расходы, связанные с устранением дефектов и дополнительной поставкой, бу- дут отнесены на Ваш счет.

Одновременно сообщаем Вам, что считая с 21 дня после предъявления настоящей претензии на день устранения дефектов или поставки новых узлов вместо поврежден- ных, мы должны будем начислять штраф за просрочку в поставке согласно № 12 «Общих условий поставки».

С уважением, Промэксопрт

106

Letter – Example

Письмо № 85*

Word to be used:

1.sugar plant – сахарный завод;

2.to commission – вводить в эксплуатацию;

3.reasonable – обоснованный;

4.4.to admit – признавать;

5.a cause – причина;

6.to let smb know – уведомить;

7.advance – аванс;

8.to hold back – задерживать;

9.to entail – привести, повлечь за собой;

10.to stipulate – оговаривать;

11.to cancel – расторгать, аннулировать;

12.to hold smth on smb – возлагать;

13.above-mentioned – вышеизложенное;

14.to do over – переделывать;

15.to put off, to postpone – перенести срок;

16.to make contract – заключить контракт, законтрактовать;

17.to result in – приводить к.

Уважаемые господа!

Данным письмом сообщаем, что получили Вашу рекламацию, касающуюся за- держки в сдаче сахарного завода в эксплуатацию более чем на 11 мес., в связи с чем Вы налагаете на нас штраф в размере …………. Мы внимательно рассмотрели Вашу рекла- мацию и считаем необходимым заявить Вам, что не можем признать ее обоснованной по следующим причинам:

Во-первых, к нашему большому сожалению Вы нарушили статью 4.1.2. контракта, задержав на 2 месяца перевод авансового платежа, о чем мы Вас неоднократно уведомля-

ли от 5.06 и от 10.06.

Ввиду задержки платежа мы не смогли своевременно разместить заказы на обору- дование и материалы на наших заводах.

Во-вторых, во время строительства объекта было внесено много изменений в утвер- жденный ранее проект, что вызвало необходимость выполнения дополнительных объемов ра- бот, аэтовсвоюочередьпривелокпродлениюсроковстроительствана4 месяца.

В-третьих, рекомендованная Вами субподрядная фирма, которую мы были выну- ждены законтрактовать, оказалась не в состоянии выполнить строительные работы с тре- буемым качеством и в сроки, обусловленные контрактом.

Нам пришлось расторгнуть с ней субконтракт и мы потратили более 2-х месяцев на поиски новой субподрядной фирмы, на которую могли бы возложить выполнение строительных работ, и на ожидание утверждения Вашей стороной.

Далее, нам понадобилось еще 3 месяца для переделки работ, выполненных первой субподрядной фирмой.

Учитывая все вышеизложенное, становится очевидным, что, действительно, имела место задержка в строительстве, но по причинам, не зависящим от поставщика.

Кроме того, согласно статье 12.3.2. контракта, в случае возникновения задержки в строительстве по независящим от поставщика причинам, срок сдачи объекта в эксплуа- тацию может быть перенесен.

С нетерпением ждем ответа. Совместное предприятие «Вектор»

107

Business Correspondence in English

Письмо № 86

Word to be used:

1.short delivery – недопоставка;

2.to settle the matter peacefully (in a friendly way) – решать дела мирным путем;

3.to imagine – представить себе;

4.in the situation of two parts in dispute – в спорной ситуации;

5.in case of emergency – в случае крайней необходимости;

6.to meet the claims – удовлетворять претензии;

7.reasonably – обоснованно;

8.to entail – влечь за собой;

9.to charge smb with smth – обвинять;

10.to be responsible for – быть ответственным;

11.to hold a claim on smth – выставлять претензию;

12.to confirm – подтверждать, удостоверять;

13.to suffer great looses – нести убытки;

14.to call for compensation – требовать возмещения;

15.infringement – нарушение;

16.to extend the guarantee period – продлить гарантийный срок;

17.adjustment – наладка;

18.decent partner – порядочный партнер.

Уважаемые господа!

Очень признательны Вам за быстрый ответ на наше письмо.

Если бы Вы промедлили с ответом, у нас бы уже не было шанса решить дело мир- ным путем, а пока он, к счастью, остается.

Мы с Вами в одном бизнесе вот уже 16 лет. Зная Вас как порядочных партнеров, мы и представить себе не могли, что окажемся в положении спорящих сторон.

Наша позиция такова, что всегда лучше решать спор мирным путем и только в случае крайней необходимости обращаться в Арбитраж.

Если бы Вы согласились удовлетворить все наши претензии, перечисленные ниже, мы бы в свою очередь считали полностью выполненными все Ваши обязательства по кон- тракту № 214, подписанному 20 марта 2003 года.

Что касается нашей претензии, которую мы вполне обоснованно выставили Вашей фирме за недопоставку станков по графику.

По контракту № 214 пункт 17 Вы обязались поставить нам 120 станков 4 партиями по 30 станков каждая в течение года.

С тремя первыми партиями Вы уложились в срок и поставили станки с полной комплектацией документов, а вот 4-я партия была поставлена с 10-дневной задержкой, что повлекло частичную остановку производственного процесса.

Кроме того, 20 станков из 30 прибыли без сертификатов о тестировании, в утере которых Вы обвиняете нас, что крайне нас удивило, так как Ваш приемщик присутство- вал при упаковке станков в контейнеры, а значит он несет личную ответственность за от- сутствие документов (пункт 25, статьи 4).

108

Letters covering all kinds of business correspondence

Более того, распаковка станков также производилась в присутствии Вашего экс- перта, который поставил на все документы свою подпись и личную печать, удостове- ряющую отсутствие технических сертификатов.

Мы понесли серьезные убытки по Вашей вине, и Вы могли бы их компенсировать следующим образом:

Первое Нас бы вполне устроило, если бы Вы прислали своих специалистов и произвели

установку, монтаж и наладку станков за свой счет. Второе

Станки должны еще раз пройти тестирование в наших сборочных цехах в присут- ствии наших и Ваших специалистов и гарантийный срок на них должен быть продлен на 3 месяца.

Третье Наши специалисты (14 чел.) пройдут обучение на Ваших заводах и с 1 сентября

по 15 ноября за Ваш счет.

Принимая во внимание тот факт, что имело место серьезное нарушение с Вашей сто- роны, мыкак потерпевшаясторона, имеем правона удовлетворениенашейрекламации.

С уважением, Росимпорт

109

Business Correspondence in English

Письмо № 87

Words to be used:

1.side – сторона;

2.to do one’s best – делать все возможное;

3.process of the works – ход выполнения;

4.to cause – вызывать;

5.concern – озабоченность;

6.maximum use of your local labour – как можно больше рабочей силы;

7.to invite – приглашать;

8.schedule – график;

9.to be disrupt – не выполняться;

10.to cause a delay – задерживать;

11.arrival – прибытие;

12.moreover – зд. далее;

13.to reach understanding – достичь договоренности;

14.Enclosure (Appendix) – Приложение;

15.drastically affect – пагубно сказываются;

16. in full conformity with (to) (accordance with) – в строгом соответствии.

Уважаемые господа!

Мы хотим сообщить Вам, что несмотря на то, что наша сторона делает все возмож- ное для денежного выполнения своих обязательств по контракту № 177 ход выполнения работ вызывает некоторую озабоченность.

Мы считаем необходимым напомнить Вам, что во время переговоров в Москве Вы выразили желание, чтобы мы привлекли как можно больше местной рабочей силы для осуществления строительства и пригласили местные строительные фирмы в качестве субподрядчиков.

Однако практика строительства показала, что местные субподрядные фирмы, приглашенные по Вашей рекомендации, не в состоянии выполнить строительные работы качественно и в срок.

Кроме того, график строительства поселка для наших специалистов систематиче- ски не выполняется, что задерживает их прибытие в Вашу страну.

Далее, в Москве была достигнута договоренность, что местные организации заку- пят и поставят на строительство оборудование и материалы, указанные в Приложении к этому письму. Но, к сожалению, это оборудование до сих пор не передано Вашей сторо- ной, что пагубно сказывается на ходе выполнения работ.

Для выполнения оставшихся объемов работ в строгом соответствии с проектной документацией нашим организациям в ближайшее время предстоит (придется) допол- нительно командировать еще нескольких специалистов.

Понимая, что только строгое выполнение обязательств обеими сторонами позво- лит успешно закончить строительство объекта вовремя, просим Вас внимательно изучить наше письмо и принять необходимые меры.

С уважением, Российское Торговое Представительство

110