СТП

1.4 Оформление текстовых документов

1.4.1 Общие положения. Текстовые документы подразделяют на до- кументы, содержащие, в основном, сплошной текст (пояснительные запис- ки, расчеты, рефераты, технические условия, паспорта и т.п.), и докумен- ты, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, таблицы, ведо- мости).

Текстовые документы могут быть выполнены одним из следующих способов:

-рукописным - с высотой прописных букв и цифр не менее 5 мм. Абзацный отступ – минимум 15 мм;

-с применением печатающих устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004). Документы должны быть выполнены в текстовом ре- дакторе Word: формат - doc или rtf, вид шрифта - Times New

Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал - одинар- ный, абзацный отступ - 12. Для заголовков разделов - шрифт 16 (писать с заглавной буквы, строчными). Для заголовков подразделов - шрифт 14.

Рукописные текстовые документы должны быть написаны чернила- ми или пастой одного цвета на протяжении всего документа, включая и ти- тульный лист. Цвет чернил (пасты) фиолетовый, синий или черный. При- мер листа, выполненного рукописным способом показан в приложении Г.

Писать следует на одной стороне белой нелинованной бумаги фор-

мата А4 (210 х 297 мм) по ГОСТ 2.301.

Отчеты по лабораторным работам, некоторые расчетные работы, а также контрольные работы, выполняемые студентами заочного факульте- та, допускается оформлять в ученических тетрадях.

Вписывать формулы, условные знаки (рукописным способом) в тек- стовые документы, изготовленные машинописным способом, а также вы-

полнять иллюстрации следует черной тушью, чернилами или пастой. Текстовые документы должны выполняться с учетом требований со-

ответствующих стандартов Единой системы конструкторской документа- ции (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС) на формах, приведенных в приложении Д. Основную надпись сле- дует заполнять в соответствии с ГОСТ 2.104 пункт 1.4.3. Основную над- пись можно выполнять машинописным или ручным (пастой) способом. Размеры основной надписи по форме 2 для заглавного листа и по форме 2а для последующих листов предложены ниже.

Расстояние от рамки до границ текста в начале и в конце строк долж- но быть не менее 3 мм. Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм. Все листы до- кумента можно заполнять текстом на форматах с рамками и основными надписями.

Ввиду некоторой трудоемкости оформления каждого листа рамкой и основной надписью, разрешается студенту заполнять 5-7 листов в соответ- ствии с требованиями ГОСТ 2.105. Последующие листы следует заполнять текстом, оставляя следующие размеры полей: левое - 25 мм, правое - 10 мм, верхнее - 15 мм, нижнее - 30 мм, придерживаясь, таким образом, прежних границ.

Опечатки, описки, графические неточности, обнаруженные в процес- се оформления текстового документа, допускается исправлять аккуратным заклеиванием или подчисткой и нанесением на том же листе исправленно- го текста. Допускается не более одного исправления на один лист. Повре- ждения листов, помарки или следы не полностью удаленного прежнего текста (графики) не допускаются.

На листах без рамок номер страницы проставляют в правом верхнем углу на расстоянии не менее 10 мм от правого и верхнего обрезов.

На титульном листе и на листах, соответствующих началу разделов. номера страниц не ставят, но подразумевают, что отражается в последую- щей нумерации листов текстового документа.

1.4.2 Построение документа. Основную часть текстового документа разделяют на разделы и подразделы.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего доку- мента, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанными с аб- зацного отступа (введение и заключение не нумеруют). Подразделы долж- ны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела со- стоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце но- мера подраздела точка не ставится.

При необходимости подразделы могут быть разделены на пункты, а пункты – на подпункты. Номер пункта должен состоять из номеров разде- ла, подраздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точ- ка не ставится.

Пример

4 Методы испытаний

Нумерация пунктов 4.1 Аппараты, материалы и реактивы

4.1.1Нумерация пунктов четвертого раздела, первого

4.1.2подраздела документа

4.2Подготовка к испытанию

4.2.1Нумерация пунктов четвертого раздела, второго

}подраздела документа

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

писки выполняемых с рамкой, в нижней части рамки должна быть поме- щена основная надпись (ГОСТ 2.104) по формам 2 или 2а. Пример запол- нения основной надписи текстового документа (по формам 2 и 2а) приве- ден в приложении Е.

Содержание, расположение и размеры граф основных надписей для текстовых документов должны соответствовать: на заглавных листах (Вве- дение) форме 2 (рисунок 1.1) и форме 2а (рисунок 1.2). Графы основных надписей приведены ниже.

Вграфе 1 – наименование документа в соответствии с требованиями ГОСТ 2.109 и рекомендациями, утвержденными методическим советом СибГТУ. Для курсовых работ, дипломных проектов (работ) – полное на- именование без сокращения и переноса слов, расположение симметрично периметру графы.

Вграфе 2 – обозначение документа, заполняется в соответствии с рекомендациями методического совета университета.

Вграфе 4 – литеру текстового документа: ДП – дипломный проект,

Вграфе 7 – порядковый номер листа.

Вграфе 8 – общее количество листов текстового документа.

Вграфе 9 – наименование или различительный индекс предприятия, выпускающего документ, т.е. наименование вуза и кафедры, на которой выполнена разработка текстового документа.

Вграфе 10 – характер работы, выполняемой лицом, подписываю- щим документ.

Вграфе 11 – фамилии лиц, подписавших документ.

Вграфе 12 – подписи лиц, фамилии которых указаны в графе 11.

Вграфе 13 – дату подписания документа.

Вграфах 14 - 18 – графы таблицы изменений, которые заполняют в соответствии с ГОСТ 2.503.

Обозначение документа (графа 2) должно быть заполнено в соответ- ствии с рекомендациями, утвержденными методическим советом универ- ситета (рисунок 1.3).

Код организации разработчика – это сочетание не более 4 букв, кото- рые представляют сокращенное название кафедры, на которой выполнен текстовый документ.

Код классификационной характеристики – присваивают по класси- фикатору изделий и конструкторских документов машиностроения и при- боростроения классификатору (ЕСКД):

Рисунок 1.1 - Размеры и содержание основной надписи для заглавного листа текстового документа

Рисунок 1.2 - Размеры и содержание основной надписи для последующих листов текстового документа

В качестве порядкового регистрационного номера разработки реко- мендуется записывать три последние цифры зачетной книжки студента, выполняющего данный текстовой документ, а для студента-дипломника номер по приказу.

Рисунок 1.3 - Содержание обозначения конструкторского документа

Два последние символа в обозначении конструкторского документа – код документа. В соответствии с ГОСТ 2.106 следует использовать

сле-

дующие коды текстовых документов (ПЗ - пояснительная записка).

1.4.4 Изложение текста документов. Текстовый документ должен быть написан просто, лаконично, технически и литературно грамотно.

При изложении обязательных требований в тексте должны приме- няться слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется», «чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «в случае» и т. д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изло- жения текста документа, например, «применяют», «указывают» и т. п.

Вдокументах должны применяться научно-технические термины, обозначения, определения, установленные соответствующими стандарта- ми, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть приведен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в со- держание документа.

Втексте документа не допускается:

-применять обороты разговорной речи;

-применять для одного и того же понятия различные термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов в русском языке;

-применять произвольные словообразования;

-применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными

стандартами;

-сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических

величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках бук- венных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков не допускается:

-применять математический знак минус (-) перед отрицатель- ными значениями величин (следует писать слово «минус»);

-применять знак « » для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»). При указании размера или предельных от- клонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте доку- мента, перед размерным числом следует писать знак « »;

-применять без числовых значений математические знаки, на- пример:

№, %, ln, lg, sin, ∫ , 0, ∑, ∆, =, ≥ , ≤.

Если в документе приводятся поясняющие надписи, наносимые не- посредственно на изготовляемое изделие (например на планки, таблички к элементам управления и т. п.), их выделяют шрифтом (без кавычек), на- пример ВКЛ., ОТКЛ., или кавычками - если надпись состоит из цифр и (или) знаков.

Наименование команд, режимов, сигналов и т.п. в тексте следует вы- делять кавычками, например: «Сигнал + 27 включено».

Перечень допускаемых сокращений слов установлен по ГОСТ 7.1293, краткое его изложение в приложении Ш.

Допускается использовать общепринятые сокращения, например: высшее учебное заведение - вуз. Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то перечень принятых сокращений

помещают в конце документа перед перечнем терминов.

Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государст-

венных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например «Временное сопротивление разрыву,

При необходимости применения условных обозначений, изображе- ний, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.

Малоизвестные сокращения при первом упоминании надо обязатель- но расшифровать, а в последующем тексте применять уже сокращенное название. Например. "Исследования, проведенные в Центральном научно- исследовательском институте механической обработки древесины (ЦНИИМОДе) показали, что...".

Вдокументе следует применять стандартизованные единицы физи- ческих величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.

Втексте документа числовые значения величин с обозначением еди- ниц физических величин и единиц счета (цифры) следует писать цифрами,

ачисла без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти – словами.

Пример:

1. Провести испытания пяти труб, длина каждой 5 м. 2. Отобрать 13 труб для испытания на давление.

Единица физической величины одного и того же параметра в преде- лах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физиче- ской величины, то единицу измерения можно указывать один раз после последней цифры, например 40, 50, 60 т; 15, 16, 17 мм. Если числовые зна-