Положение об отделе делопроизводства и менеджмента качества «пл-20»
Общие положения
Отдел делопроизводства и менеджмента качества (далее по тексту Отдел) является структурным подразделением ЗАО «ВолгоградНИПИнефть» (далее по тексту Институт).
Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Института.
В своей деятельности отдел руководствуется:
уставом предприятия;
настоящим положением;
законодательными и нормативными документами РФ;
нормативными документами системы менеджмента качества Института;
внутренними нормативными документами Отдела (см. Приложение 2).
Структура
Отдел подчиняется генеральному директору и первому заместителю генерального директора Института.
Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом генерального директора.
Структуру и штатную численность Отдела утверждает генеральный директор Института.
Работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника отдела.
Задачи
Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению в Институте.
Организация работы в приемной. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив Института в соответствии с действующими государственными и внутренними нормативно-методическими документами.
Координация деятельности подразделений Института по развитию и постоянному улучшению результативности системы менеджмента качества.
Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.
Обеспечение приема, сохранности, учета и выдачи документов архива.
Управление внутренней и внешней нормативной документацией.
Обеспечение сотрудников актуальной информацией, находящейся в компетенции отдела.
Обеспечение выполнения в установленном порядке заказов на переводы проектной документации, научно-технической и экономической литературы, информационно-рекламных и справочных материалов, а также предоставление переводчика для осуществления переводов при проведении симпозиумов, конференций, бизнес-встреч, совещаний.
Создание информационно – справочных систем для уменьшения трудозатрат на поиск информации. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Функции
Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставка по назначению. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
Осуществление организационно-распорядительной работы (оформление приказов, распоряжений, указаний, протоколов совещаний и т.д.).
Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
Мониторинг исполнения приказов, распоряжений руководства Института.
Регистрация, учет и архивирование поступающей геолого-технической информации, выполненных отчетов, нормативных документов.
Организация и проведение работ по развитию и постоянному улучшению результативности системы менеджмента качества Института.
Приобретение нормативных документов, литературы, периодических изданий.
Разработка и актуализация информационных и рекламных материалов об Институте.
Разработка и проектирование бланков документов.
Управление лицензиями на виды деятельности Института.
Организация контроля за работой с документами, правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях.
Перевод выполненной проектной документации, технической литературы, каталогов, проспектов, журналов.
Управление записями отдела (см. Приложение 3).
Повышение квалификации работников Отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства и менеджмента качества.
Права
Отдел имеет право:
Запрашивать от Заказчиков и структурных подразделений Института сведения, необходимые для работы отдела.
Представлять на совещаниях Института предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
Вносить предложения по улучшению взаимодействия подразделений Института.
Участвовать в обсуждении планов, программ и результатов исследований Института.
Требовать от руководства Института оказания содействия в исполнении им задач и функций, предусмотренных настоящим положением.
Ответственность
Отдел несет ответственность за:
Ненадлежащее и несвоевременное выполнение задач и функций, предусмотренных настоящим положением.
Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.
Нарушение действующего законодательства.
Невыполнение приказов, указаний и распоряжений по Институту.
Разглашение конфиденциальной информации, являющейся коммерческой тайной Института.
Сохранность принятых и выдаваемых для использования документов.
СОГЛАСОВАНО:
|
Первый заместитель генерального директора – представитель руководства по качеству |
|
Калинин Вл.В. |
|
|
|
«____» ___________ 2012 г. |
Приложение
1. Структура отдела
Перечень внутренней документации СМК отдела
1. Положение об отделе делопроизводства и менеджмента качества.
2. Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства и менеджмента качества.
3. Должностная инструкция менеджера систем документальных коммуникаций.
4. Должностная инструкция переводчика.
5. Должностная инструкция специалиста отдела делопроизводства и менеджмента качества.
6. Должностная инструкция секретаря.
7. Положение об уполномоченном по системе менеджмента качества.
8. Рабочая инструкция «Порядок регистрации и архивирование источников информации в базе данных».
9. Рабочая инструкция «Работа секретаря».
10. Рабочая инструкция «Письменный перевод документации».
Перечень регламентированных процессов отдела делопроизводства и менеджмента качества
|
Наименование |
Код |
Регламентирующий документ |
|
Регистрация, учет и архивирование поступающей геолого-технической информации, выполненных отчетов, нормативных документов |
ИН-15-РегАрх РИ-20-РБД |
Инструкция «Регистрация и архивирование источников информации» Рабочая инструкция «Порядок регистрации и архивирование источников информации в базе данных» |
|
Организация и проведение работ по внедрению и развитию системы менеджмента качества Института. |
ПЛ-15-УК |
Положение об Уполномоченном по СМК |
|
Управление внешними и внутренними нормативными документами |
ПР-4.2.3-УД |
Процедура «Управление внешними и внутренними нормативными документами» |
|
Закупка-приобретение канцелярских товаров, нормативной документации, литературы, периодических изданий (подписка) |
ИН-10-3ак |
Инструкция «Закупки» |
Приложение 4. Перечень записей отдела делопроизводства и менеджмента качества.
|
Название записи |
Место хранения |
Срок хранения |
Признак идентификации |
Ответственный за ведение записи |
|
Регистрация выдачи документов архива во временное пользование |
ЭВ: F:\!Система Качества\!ОТДЕЛЫ\Делопроизводство и МК\ Журнал учета выдачи документов СМК и периодических изданий ЗАО ВолгоградНИПИнефть БВ: «Журнал учета выдачи документов СМК и периодических изданий ЗАО «ВолгоградНИПИнефть» Карточки на литературу, отчеты, архивные материалы |
б/с
5 лет
б/с |
Номер документа, год, название |
Менеджер систем документальных коммуникаций |
|
Регистрация источников информации |
ЭВ: F:\DB\_Registrator |
б/с |
Название региона, месторождения, площади |
Менеджер систем документальных коммуникаций |
|
Регистрация нормативных документов |
ЭВ: F:\DB\_НД\!БазаНД |
б/с |
Обозначение, название, орган утверждения |
Менеджер систем документальных коммуникаций |
|
Отчет об архивировании |
ЭВ: F:\ DB\ REGISTRATOR БВ: Папка «Регистрация Поступлений Источников Информации» |
б\с 2 года |
Номер поступления |
Менеджер систем документальных коммуникаций |
|
Приказы по СМК |
ЭВ: F:\!Система Качества\!Действующие документы\10_Приказы по СМК БВ: Папка «Приказы по СМК» |
б\с
5 лет |
Номер приказа, назначение приказа, дата |
Уполномоченный по СМК |
|
Запись об ознакомлении с внутренней документацией |
ЭВ: F:\!Система Качества\!ОТДЕЛЫ\Делопроизводство и МК\ Журнал регистрации инструктажа по СМК ЗАО ВолгоградНИПИнефть БВ: «Журнал регистрации инструктажа по СМК ЗАО ВолгоградНИПИнефть» |
б\с
5 лет |
Наименование, дата |
Уполномоченный по СМК |
|
Перечень одобренных поставщиков |
ЭВ: F:\!Система Качества\!Действующие документы\09_Анализ поставщиков\Делопроизводство и МК БВ: папка «Внутренние нормативные документы СМК Института» |
1 год
1 год |
Вид закупки, поставщик |
Уполномоченный по СМК |
|
Протоколы о несоответствии |
ЭВ: F:\!Система Качества\_Аудиты БВ: папка «Документы по аудитам СМК» |
б\с
5 лет |
Номер протокола |
Уполномоченный по СМК |
|
Регистрация входящего документа |
ЭВ: F\DВ\Letter.mdb\Registrator БВ: Папка «Входящая корреспонденция» |
б\с
5 лет |
Номер, дата |
Секретарь |
|
Регистрация исходящего документа |
ЭВ: F\DВ\Letter.mdb\Registrator БВ: Папка «Исходящая корреспонденция» |
б\с
5 лет |
Номер, дата |
Секретарь |
|
Организационно-распорядительный приказ |
ЭВ: F:\_Delo\ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и МК\_ПРИКАЗЫ\ Приказы ВолгоградНИПИнефть БВ: папка «Приказы» |
б/с
5 лет |
Номер, дата |
Секретарь |
|
Заявки на канцелярские товары |
ЭВ: F:\!Шаблоны документов\Служебная записка_Заявка БВ: папка «Канцтовары» |
б\с
3 года |
Наименование, дата |
Секретарь |
|
Заказы на приобретение канцелярских товаров |
ЭВ: F:\!Шаблоны документов\Служебная записка_Заявка |
б\с |
Организация поставщик, название документа |
Секретарь |
Приложение 5. Формы журналов отдела:
Журнал регистрации инструктажа по СМК ЗАО «ВолгоградНИПИнефть»:
Дата инструктажа
Фамилия, имя, отчество инструктируемого
Вид инструктажа (вводный, повторный, внеплановый и пр.)
Профессия, должность инструктируемого
Наименование подразделения, в которое направлен
Фамилия, инициалы, должность инструктировавшего
Подпись
инструктировавшего
инструктируемого
1
2
3
4
5
6
7
8
Журнал учета выдачи документов СМК и периодических изданий:
Журнал учета выдачи копий внутренних нормативных документов СМК:
|
№ |
Фамилия |
Код документа |
Название документа |
Дата |
Подпись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Журнал учета выдачи периодических изданий:
|
№ |
Фамилия |
Название журнала |
Год и номер издания |
Получено |
Возврат | ||
|
Дата |
Подпись |
Дата |
Подпись | ||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Карточка на литературу, отчеты, архивные материалы:
-
Год
Наименование
Рег. №
Дата
Пользователь
Возврат