Вопрос 8.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация".

Вопрос 9. Стр.18

Вопрос 10.

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления". В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

• информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);

• информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;

• информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;

• различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

Вопрос 11. Стр.38

Вопрос 12. Стр. 36

Вопрос 13. Стр. 37

Вопрос 14. Стр. 69

Вопрос 15. Стр. 70

Вопрос 16.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

пиктографическое; (рисуночное письмо)

идеографическое (информация фиксируется дословно);

слоговое (каждый графический знак обозначает слог);

буквенно-звуковое (алфавитное, где каждый знак имеет отдельный звук)

По способу изложения принято выделять 3 вида текстов официальных документов:

1 Повествование(рассказывать события в хронологической последовательности)

2 Описание(характеристика какого либо явления, предмета события)

3Рассуждение( логически последовательный ряд суждений умозаключений)

Тексты официального документа включает, как правило, несколько элементов, главным из которых является тот,что содержит основную информацию. Основной элемент текста может состоять :

1 введение, в котором излагаются цели задачи причины составления документа

2изложение,где приводятся цифры, факты, доводы

3заключение,содержащие суть вопроса, т.е предложение, распоряжение или просьбу

Помимо этого,в числе элементов текста входят также заголовок и приложение. .Заголовок – это максимальное краткое обозначение его содержания. Многие служебные документы имеют приложения, дополняющие разъясняющие или детализирующие те или иные вопросы текста. По содержанию тексты бывают простыми и сложными в зависимости от количества затронутых вопросов.