- •Московский Государственный Автомобильно-Дорожный Институт (Технический Университет)
- •1. Научный метод управления.
- •2. Управленческий цикл.
- •II уровень
- •III уровень
- •5. Особенность обмена письменной информацией.
- •6. Собрания и совещания как форма обмена управленческой информацией.
- •7. Организация деловых бесед.
- •8. Теория информации.
- •Надежность информации.
- •Длительность передачи информации.
- •1 2
- •3 4
Московский Государственный Автомобильно-Дорожный Институт (Технический Университет)
Кафедра экономики дорожного хозяйства.
Реферат: «Информационное обеспечение в процессе управления».
Преподаватель:
Виноградова В.Ю.
Студент:
Гончарова В.А.
МОСКВА 1998г.
План.
Научный метод управления……………………стр. 2
Управленческий цикл…………………….…….стр. 3
Схема информационной системы……………..стр. 5
Управленческая информация и закономерности
ее движения………………………………………...стр. 7
Особенности обмена письменной
информацией………………………………...……стр. 10
Собрание и совещание как форма обмена управленческой информацией…………………..стр. 12
Организация деловых бесед…………………..стр. 15
Теория информации…………………...………стр. 19
Организация коммуникативных процессов….стр. 22
Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора. В данном реферате рассматриваются различные виды информации, пути ее передачи и многое другое.
1. Научный метод управления.
Наблюдения
(сбор и анализ информации)
Проверка
правильности сформулированной гипотезы
Гипотеза
Не верна
Гипотеза
верна
Реализация
принятия решений
Теория и направление управления.
Исследуются два трансформационных процесса:
материальные процессы;
информационные процессы, в которых управление рассматривается как информационное воздействие.
Эти два процесса отражают две стороны управления:
содержимое;
форма или метод изучения процесса.
Содержательной стороной процесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаются управленческие науки — менеджмент.
Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в конечном итоге управлять материальными потоками, взаимодействием материальных и информационных потоков.
2. Управленческий цикл.
Управленческий цикл содержит в себе четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции охватывают все виды управленческой деятельности по. созданию материальных ценностей, финансированию, маркетингу и т. д.
Планирование. Эта функция представляет собой по существу процесс подготовки решений. Этапы планирования:
а) постановка целей;
б) определение исходных предпосылок;
в) выявление альтернатив;
г) выбор наилучшей альтернативы;
д) ввод и исполнение плана.
Организация. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это прежде всего оценка менеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей каждого работника, расстановка сил и т. д. Вся эта организаторская деятельность протекает на фоне проявление вполне конкретных структур предприятия.
Мотивация. После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы В этих целях используются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование); б) собственно мотивирование, т. е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются: заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворения от трудовой деятельности. Менеджер, чтоб успешно осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различных аспектах коммуникации он обязан развивать у себя соответствующие умения и навыки.
Контроль. Эта функция, как говорил Г. Файоль, «состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом, существующими директивными документами и принятыми принципами управления». Другими словами, контроль — это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданиями.
Круговорот управленческого цикла. Как известно, менеджер постоянно занят осуществлением управленческих функций. Если он хочет обеспечить будущее своему предприятию (организации), ему надо по серьезному включаться во все детали управления. И начинать нужно с планирования. Каждый профессионал планирует свою работу
— управляющий с карандашом в руках и с обычной канцелярской резинкой проводит многие часы над бюджетом;
— продавец тщательно обдумывает свой процесс общения с покупателями;
— плотник прежде чем сделать надрез на куске дерева, производит разметку. Он следует мудрому совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».
Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленной деятельности. Они должны иметь четкую линию поведения и понимать, что их ждет впереди. Работники тянутся к детальному осознанию своей работы, они открываются для делового контроля своих производственных операций. Отсюда, необходимость в контроле. Он включает: а) простой и понятный план деятельности; б) эффективные и ненавязчивые методы контроля; в) обратную связь, т. е. надежную информацию о прогрессе в работе; г) корректирующие действия.
Довольно часто коррекция обеспечивается без каких-либо усилий: подчиненному достаточно услышать от руководителя какую-либо побудительную фразу или даже слово: «Так держать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д. Все это воздействует на эмоциональную сферу работника. Реакция работника здесь мгновенная. Значительно труднее осуществлять коррекцию, если приходится обращаться к организационным факторам. Скажем, работник уяснил суть своей деятельности, включился в работу, но успеха не последовало. Проблема может состоять в том, что работы оказалось больше, чем ожидалось. Здесь требуется известная перегруппировка усилий, а может быть и соответствующая помощь. Иногда возникает необходимость введения изменений в планирование.
Как видно все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.
Ключевые проблемы:
а) деятельность менеджера заключена в четырех основных функциях (планирование/организация, мотивация, контроль). Любые иные виды деятельности работают на эти ключевые функции, отличающие менеджера от других лиц бизнеса;
б) поскольку менеджер достигает целей организации с помощью своих подчиненных, то функция мотивации сегодня является самой существенной;
в) цели организации могут быть достигнуты только при условии хорошо налаженной обратной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля. Однако контроль — это не опека. Эффективный контроль — это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контроль не несет в себе возмездия за упущения;
г) все основные функции менеджмента цементируются действиями, менеджера по принятию решения. Эффективные решения, подчеркивает американский теоретик менеджмента К. Киллен — «залог существования коммерческого предприятия». Они являются существенным элементом каждой из рассмотренных выше четырех функций управления
Схема информационной системы.
В АСУ можно выделить две основных подсистемы:
Функциональную, выполняющую функции, связанные с управлением производства;
Обеспечивающую, выполняющую собственные процессы (математическое и программное обеспечение).
Схема АСУ олицетворяет кибернетическую систему.
Трехуровневая система управления.