Система электронного архива
.docСистема электронного архива
Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Электронный архив, cистема электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.
Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.
Особенности систем электронного архива
Сформулированы в соответствии со стандартом MoReq II[1]:
-
не допускает изменение документа;
-
позволяет существовать единственной финальной версии документа;
-
запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;
-
должен включать строгие правила хранения;
-
должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;
-
может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.
Правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов
Деятельность аудиовизуальных и электронных архивов развивается в рамках информационного типа общественных отношений. В качестве главной организационной задачи распространение сведений, имеющих социально значимое содержание.
До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ. Но по мере развития информационных технологий электронные архивы, включающие в себя программные ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и даже в большей степени в сфере законотворческого управления.
В рамках юридического обеспечения аудиовизуальных и электронных архивов основными субъектами правоотношений являются средства массовой информации, архивы и в меньшей степени физические лица. В ряде специальных законодательных актов в качестве субъекта правовых отношений выступает государство. Это касается области создания, хранения и использования тех электронных ресурсов, которые могут содержать важные сведения с точки зрения обеспечения государственной безопасности. Основной для законодательной практики является определение архивов как информационных систем. В этом качестве архивы включают в себя: Информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной информации); Информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность документов, обеспечение описания и доступа к документам).
Именно в качестве информационных систем аудиовизуальные и электронные архивы оказываются объектом и составной часть информационных отношений.
Основные функции
Внедрение такой системы прежде всего начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.
Электронный архив включает следующие базовые функции:
-
управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
-
имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
-
поточный ввод — ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
-
управление Web-контентом;
-
системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.
В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:
-
для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
-
для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
-
для архивов финансовой (платежной) документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.
Виды
-
Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.
-
Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
-
Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.
-
Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.
-
Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч).
-
Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;
-
Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;
-
Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.
Этапы создания электронного архива
Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:
-
Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.
-
Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).
-
Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:
-
-
Сканирование документов — начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
-
Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных .
-
Необходимо различать залповый ввод — единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд — и текущий ввод — сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.
-
Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.
Российский рынок электронных архивов
Участники рынка электронных архивов в России и странах СНГ подразделяются на несколько категорий:
-
Разработчики программного обеспечения для организации электронных архивов (Компания ReDocs,DocuWare, «ITS — Системная интеграция», Алее Софтвер, Корпорация «Электронный Архив», Архисофт, Компания «ЭОС», Компания ООО «Докфлоу Бест Практис», );
-
Поставщики и производители оборудования (Триал Электроникс ПЛС, Корпорация "Электронный Архив", Пирит, Canon, Kodak);
-
Разработчики систем электронного документооборота и делопроизводства (ЭОС, DocsVision, OPTIMA-WorkFlow);
-
Разработчики систем оптического распознавания символов (ABBYY, CuneiForm, OmniPage);