Глава 2. Регулирование делопроизводства в муниципальном предприятии «Ямальские олени»

2. 1. Краткая характеристика предприятия и его деятельности.

Место нахождения предприятия: 629700, Ямало – Ненецкий автономный округ, Ямальский район, с. Яр – сале, ул. Худи Сэроко, дом 37/а.

Муниципальное предприятие по забою оленей и переработки продукции «Ямальские олени» муниципального образования Ямальский район является правопреемником по правам и обязанностям муниципального унитарного предприятия по забою оленей и переработке продукции «Ямальские олени», учрежденного постановлением главы муниципального образования Ямальский район от 19 июля 2002 года №201.

Предприятие в своей работе руководствуется Конституцией РФ, законодательством РФ, указами президента РФ, нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, нормативными правовыми актами администрации муниципального образования Ямальский район и настоящим уставом.

Предприятие создано в целях внедрения в частном оленеводстве Ямало – Ненецкого автономного округа комплекса организационно-хозяйственных мероприятий, направленных на безотходную переработку северного оленя, производство новых видов продукции, расширение рынка сбыта как внутри страны, так и за рубежом, повышение жизненного уровня коренного населения ЯНАО, в том числе занятого в частном секторе оленеводства, получения прибыли.

На предприятии работает 65 постоянных рабочих и в пределах 70 – это сезонные рабочие, привлекаемые в конце ноября для забоя оленей и других работ.

Для достижения этих целей предприятие осуществляет следующие виды деятельности: оленеводство, охотопромысел, рыбодобыча, забой оленей и переработка продукции оленеводства, оказание платных услуг промышленного и непромышленного характера, торгово-закупочную деятельность и др.

Мп «Ямальские олени» имеет Евро сертификацию на производство продукции из оленины, которое реализуется не только в пределах рф, но и за границу в Германию и Финляндию.

2.2 Организация делопроизводства

Организация работы с документами МП «Ямальские олени» предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

2) обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;

3) обеспечение соблюдения установленной на фирме технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах:

– документооборота;

создания и эксплуатации информационно-поисковых систем по документам;

– подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение.

2.3 Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ МП «Ямальские олени» являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

1) совершенствование форм и методов работы с документами;

2) обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

3) контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

4) сокращение документооборота, количества форм документов;

5) разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

6) участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

В службу ДОУ входит специалист отдела кадров, который делает работу по руководству и контролю за документами, обеспечивает их сохранность и внедряет нормативные и методические документы.

2.4 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности МП «Ямальские оленей» – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания; решения; постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый администрацией Ямальского района главой администрации (на правах единоначалия).

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

2.5 Информационно-справочные документы

Большинство документов, создаваемых МП «Ямальские олени», являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

Деловая переписка – основное официальное средство общения между организациями в МП «Ямальские олени». При ее составлении учитывается по сложившимся правилам. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели – побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

В «Ямальских оленях» деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются па специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об организации, позволяющей ее идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации (8909001750); наименование организации («Ямальские олени»): справочные данные об организации, например, адрес (629700 ЯНАО, Ямальский район, с. Яр-Сале, ул. Худи Сэроко, 37-а, тел/факс (34996) 3–05–98, 3–05–97), банковский счет и т.д. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дачу входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется в организации т. к. предприятие государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 №2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема тоже помещается.

Реквизит «Наименование организации» это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу.

Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указывается наименование вышестоящей организации-администрации ЯНАО.