2.3. Заполнение базы данных
В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.
Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.
Ниже представлены формы, присутствующие в проектируемой базе данных.
Рис.6. Форма «Заказы». Основана на соответствующей таблице
Рис.7. Форма «Запрос на данные о поставщиках». Основана на соответствующем запросе
Рис.8. Форма «Запрос на отсутствующие товары». Основана на соответствующем запросе
Рис.9. Форма «Наличие товара». Основана на соответствующем запросе. Вычисляет суммарную стоимость товаров в наличии.
Рис.10. Форма «Клиенты».
Рис.11. Формы «Поставка» и «Поставщик».
Рис.12. Форма «Сотрудники».
Рис.13. Форма «Товары». Основана на соответствующей таблице. Рассчитывает стоимость продажи, используя значение стоимости покупки.
Рис.14. Форма «Для клиентов». Позволяет открывать формы, содержащие информацию о товаре, поставщиках и заказах.
2.4. Запросы
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.
Для удобства использования запросов, для них создаются формы.
В базе данных присутствуют 4 запроса:
-
Запрос на данные о поставщиках – выдаёт сведения об интересующих поставщиках, поставляемых ими товарах и ценах на эти товары, при введении наименования поставщика или его кода.
-
Запрос на отсутствующие товары – выдаёт список товаров, которых нет в наличии.
-
Запрос поставщика по товару – выдаёт данные о товаре по введённому коду или названию.
-
Наличие товара – выдаёт информацию о стоимости и количестве товаров, которые есть в наличии.
2.5. ОТЧЁТЫ
Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.
В базе данных присутствуют 2 отчёта:
-
Выписка по наличию товара – содержит данные об имеющихся в наличии товаров, их количестве и суммарной стоимости.
-
Поставщик – содержит данные о поставщиках.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
-
таблицы для сохранения данных;
-
запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
-
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
-
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.
Разработанная база данных позволяет автоматизировать документооборот магазина, разгрузить отчетный документооборот, сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц. Описанная в этом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.
ЛИТЕРАТУРА
-
Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами., Москва, 2004г.
-
Григорьев В.А., Ревунков В.И. Банки данных. Учебник для вузов. – М., МВТУ им.Баумана, 2002.
-
2. Гоицына О.Л.,Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006. – 352 с.: ил. – (Профессиональное образование).
-
Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0.-М.:ДИАЛОГ-МИФИ, 2002.
-
Введение в информационный бизнес. Учебное пособие под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. – М.: Финансы и статистика, 1996.
-
Дуванов А. А. «Конструирование баз данных». СПб, 2003г
-
http://www.omega.ru
-
http://ru.wikipedia.org
-
http://access.my-study.info
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1. Программные коды.
Form_Для клиентов
Option Compare Database
Private Sub Form_Load()
End Sub
Private Sub Кнопка2_Click()
On Error GoTo Err_Кнопка2_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
stDocName = ChrW(1047) & ChrW(1072) & ChrW(1082) & ChrW(1072) & ChrW(1079) & ChrW(1099)
DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria
Exit_Кнопка2_Click:
Exit Sub
Err_Кнопка2_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Кнопка2_Click
End Sub
Private Sub Кнопка4_Click()
On Error GoTo Err_Кнопка4_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
stDocName = ChrW(1047) & ChrW(1072) & ChrW(1087) & ChrW(1088) & ChrW(1086) & ChrW(1089) & ChrW(32) & ChrW(1085) & ChrW(1072) & ChrW(32) & ChrW(1076) & ChrW(1072) & ChrW(1085) & ChrW(1085) & ChrW(1099) & ChrW(1077) & ChrW(32) & ChrW(1086) & ChrW(32) & ChrW(1087) & ChrW(1086) & ChrW(1089) & ChrW(1090) & ChrW(1072) & ChrW(1074) & ChrW(1097) & ChrW(1080) & ChrW(1082) & ChrW(1072) & ChrW(1093)
DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria
Exit_Кнопка4_Click:
Exit Sub
Err_Кнопка4_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Кнопка4_Click
End Sub
Private Sub Кнопка6_Click()
On Error GoTo Err_Кнопка6_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
stDocName = ChrW(1058) & ChrW(1086) & ChrW(1074) & ChrW(1072) & ChrW(1088) & ChrW(1099)
DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria
Exit_Кнопка6_Click:
Exit Sub
Err_Кнопка6_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Кнопка6_Click
End Sub
Private Sub Кнопка7_Click()
On Error GoTo Err_Кнопка7_Click
If Me.Dirty Then Me.Dirty = False
DoCmd.Close
Exit_Кнопка7_Click:
Exit Sub
Err_Кнопка7_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Кнопка7_Click
End Sub
Private Sub ОбластьДанных_Click()
End Sub
Form_Заказы
Option Compare Database
Private Sub Form_Load()
End Sub
Private Sub Кнопка16_Click()
On Error GoTo Err_Кнопка16_Click
DoCmd.Close
Exit_Кнопка16_Click:
Exit Sub
Err_Кнопка16_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Кнопка16_Click
End Sub
Form_Наличие товара
Option Compare Database
Private Sub Обновить_Click()
On Error GoTo Err_Обновить_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, 5, , acMenuVer70
Exit_Обновить_Click:
Exit Sub
Err_Обновить_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_Обновить_Click
End Sub
Приложение 2. Отчёты.
