Глава 5.11. Создание форм и документов с фиксированными полями заполнения

Разработка форм и документов со сложной структурой и наличием фиксированных полей заполнения должна предусматривать защиту от случайного или умышленного изменения формы или документа, а также порчи уже введённых данных. Эта задача решается в текстовом процессоре с помощью команды Сервис/Установить защиту, открывающую окно Защита документа (рис. 5.18) с опциями запретить любые изменения, кроме

• записи исправлений,

• вставки примечаний,

• ввода данных в поля форм,

которые сопровождаются введением пароля (пароль не обязателен).

Рис. 5.18. Диалоговое окно Защита документа.

Отмена запрета происходит по команде Сервис/Снять защиту с введением пароля.

От многих средств документа отличается особый элемент, называемый полем (не путать с полями страницы и полями заполнения ).

Поля документа – это заполнители, содержание которых изменяется динамически. Они работают в фоновом режиме, отображая правильные данные, основанные на данных из текущего документа, других документов или внешних источников. Например, если в документ поместить поле Date, то каждый раз при открытии документа в нём будет отражаться текущая дата.

В текстовом процессоре поддерживается более чем 70 различных полей, С их помощью можно, например, решать следующие задачи:

• Отобразить текущую дату в документе или время распечатки последнего документа;

• Создать более сложную нумерацию абзацев, чем доступна в диалоговом окне, которая появляется при выборе Формат/Список, Маркированный. Подобная методика проводить нумерацию названий рисунков по шаблону Рис. х.у, в котором отображается и номер главы.

• Сослаться на данные, отмеченные закладкой. Например, используя поле Ref можно разместить закладку в заголовке главы и ссылаться на этот заголовок повсюду в документе. Если же изменить заголовок, то все ссылки автоматически изменятся.

• Вставить сведения о документе в него самого – указать общее число страниц, имя файла, автора, размер документа, количество слов, дату последнего сохранения документа и т.п.

Замечание: если поля нужно применить на Web-странице, то нужно убедиться, что они работают должным образом после преобразования документа.

Поля задают такие ключевые элементы документа, как оглавления, список иллюстраций, таблицы ссылок, уравнений, указателей и почтовых адресов. Хотя при создании документа используется целый ряд мастеров и диалоговых окон, позволяющих оградить пользователя от использования кодов полей, иногда только ручное введение атрибутов полей позволяет добиться правильного значения.

Более подробно вопросы, связанные с работой приложения рассмотрены в Практикуме по информатике, где рассказывается о том, как создавать многоуровневые списки, закладки, пользоваться поиском и заменой выбранного фрагмента текста.

Раздел 6. Работа с электронными таблицамиMs Excel

Глава 6.1. Понятие об электронной таблице. Книга, листы, ячейки, именованные блоки, адреса

В теории информационных систем понятие таблица является основной. Таблица имеет вид прямоугольника и состоит из столбцов и строк. Столбцы таблицы имеют имена, служащие для их идентификации. В каждом столбце записываются атомарные, неразложимые на составные части данные одного и того же типа: целые, вещественные, текстовые, денежные, даты, логические и т.п. Часто столбцы называются полями данных или просто - полями. Для называния строк используется термин: запись. Если одно из полей принимает уникальные значения, но оно может быть использовано для идентификации записей. Это поле называется ключевым или ключом.

Таблицы предназначены для хранения данных. Таблицы необходимо создавать и редактировать (корректировать) в соответствии с появление новых данных. Задача редактирования состоит в добавлении новых записей, удалении записей, ставших ненужными, исправлении содержимого записей. Таблицы используются для поиска нужных записей и создания отчётов. Все эти операции производятся с помощью специальных программ. Программы, обеспечивающие высокую степень автоматизации при работе с данными, называются СУБД (системами управления базами данных). Существую программные средства более широкого назначения, не обеспечивающие полного автоматизма обработки. К таким средствам относится EXCEL.

С изложением теории обработки табличных данных в EXCELсвязаны терминологические трудности. Дело заключается в том, что термин «таблица» трактуется здесь более широко. Поэтому вEXCELиспользуется слово «список», синонимичное термину «таблица». Мы будем использовать оба термина. При этом не будет риска путаницы, поскольку из контекста будет ясно – о чём идёт речь.

Книга является объектом верхним в иерархии объектов EXCEL. Она хранится в отдельном файле, имя которого имеет расширениеxls. В книге содержится несколько листов. Листы состоят из элементов – ячеек. Каждая ячейка идентифицируется своим адресом: символом столбца (буквыA,B,C,D,…) и номером строки. Прямоугольная область ячеек называется диапазоном (range) или блоком.

Чтобы создать имя для выделенного блока, нужно щелкнуть на поле Имя в левой части строки формул, ввести имя, которое нужно присвоить блоку, и нажать клавишу Enter. Другой вариант – применение команды Вставка/Имя. Именованные блоки позволяют быстро перемещаться в них из раскрывающегося списка имён после щелчка на кнопке со стрелкой в поле Имя и ссылаться на них в формулах.

Если требуется вставить имя блока в формулу, то нужно ввести знак равенства, затем выбрать команду Вставка/Имя/Вставить, после появления диалогового окна Вставка имени нужно из списка выбрать имя, которое нужно вставить в формулу, щелкнуть на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, ввести оставшуюся часть формулы и нажать клавишу Enter .

Приёмы создания электронной таблицы, её открытия и сохранения в разных форматах не отличается от тех же действий в MS Word. При сохранении рабочей книги программа записывает в файл только прямоугольную область листа, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Для ввода данных требуется сделать ячейку активной, для этого её нужно выделить с помощью щелчка. Выделение нескольких соседних ячеек проводится методом протягивания указателя от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Выделение ячеек в разных частях листа проводится щелчками на них при нажатой клавише Ctrl. Столбец или строка выделяются целиком после щелчка на заголовке, а протягиванием указателя по заголовкам выделяются несколько столбцов или строк.