3. Содержание пояснительной записки

   1. Вводная часть

Приводятся отличительные особенности и предполагаемое назначение создаваемой БД, возможности применения в других областях, характеристика пользователей, готовность её к внедрению, эксплуатации и распространению.

2. Функционирования объекта и анализ его влияние на структуру бд

Здесь необходимо дать ясное представление читателю, как происходит функционирование самого объекта, для которого создается БД, в части формирования и изменения информационных потоков.

В разделе «Функционирования объекта …» в первую очередь должно быть обращено внимание процессам, связанным с временными и жизненными процессами. Должны четко и подробно прописаны процессы движения, запуска, начала работ, поступления (товаров, комплектующих, материалов) приема, выдачи, замены, списания, утерь, расстановки, инвентаризации, распределения и т.д.

Должно быть приведено описание того, кто, как и каким образом производит все это, что делается в случае возникновения нештатных ситуаций (потеря груза, превышение сроков годности товаров, несвоевременная сдача экзаменов), каким образом осуществляется процедуры приема товаров, запуск режимов изготовления на производстве, назначение сотрудников на работу и т.д. В этом разделе должно быть детально рассмотрены:

• что, как, где, когда, каким образом ….. все это выполняется;

• какие особенности выполнения процессов отражаются в информации, а какие нет;

• какие особенности объекта определяют наполнение информацией всех исходных таблиц и влияют на характер этой информации

• как часто это происходит, как подробно это фиксируется, какая номенклатура (типы, разделы, характеристики) существует;

• , какие особенности процессов находят отражение, что нужно фиксировать в БД, а что нет,

• что представляет интерес для дальнейшего анализа и какую информацию, в связи с этим, нужно фиксировать;

• каким образом должно быть оформлено представление данных;

• какая статистика будет представлять интерес в дальнейшем;

• какие кнопки в меню режимов должны быть предусмотрены для работы с этой БД и т.д. и т.п.

Причем сделано это настолько подробно, чтобы описание служило фактически Техническим заданием (ТЗ) на проектирование Автоматизированной БД, которую, руководствуясь данным ТЗ, можно будет проектировать, не обращаясь далее ни к кому с вопросами.

В данном разделе нужно ясно представить, какая информация должна присутствовать в базе данных, исходя из описания тех процессов, которые присущи данному объекту. Здесь отмечаются те особенности объекта, которые определяет наполнение информацией всех исходных таблиц, влияют на характер этой информации, а также накладываемые, при этом ограничения.

При описании следует указать, в зависимости от чего и как часто происходит обновление таблиц, какие существуют ограничения или зависимости при их заполнении (ограниченность объема склада, заданная производительность оборудования, ограничения по объемам денег, лимиты расхода электроэнергии, факторы, определяющие оценки и пр.).

При описание объекта целесообразно его разделить на ряд функциональных подсистем и определить их функции. Эти функциональные подсистемы реализуются в исходных таблицах БД. Описание подсистем следует начинать с тех, в которых, в основном, отражается непосредственно сам процесс действия (функционирования). Таковыми являются те подсистемы (таблицы), в которых происходит регулярное добавление информации в связи с протеканием текущих процессов во времени. То есть подсистем, фиксирующих действие, изменение, движение. Эти исходные таблицы определяют «жизненную» структуру БД.

Для производственных БД – таковыми могут являться подсистемы фиксации этапов изготовления продукции и процесса выполнения работ, для транспортно-логистических БД – это процессы фиксации движения товаров (загрузка, отправка, разгрузка), для банковской сферы – это фиксация движения финансов (заключение депозитных договоров по вкладам, выдача кредитов, факты проведения банкротств ), для поликлиники – фиксация обращений, текущего сосвтояния больных, характера, особенностей и длительности проведение процедур лечения больных, мониторинг их состояния, отражения действия лекарств и т.д.

Фактически описание функционирования данного объекта должно послужить достаточной основой для полного представления о составе и наполнении всех исходных таблиц, характере запросов и пр.

В ПЗ не следует приводить все таблицы с указанием всех полей. Достаточно отметить только их особенности. Каков состав основных полей таблиц, смысловое значение принятых обозначений, особенности и обоснование используемых масок, особенности форматов данных и т.д.

В данном разделе следует описать различные технологии заполнения базы данных (подстановки, импорт, специальные формы и др.).

И только в дальнейшем, а конкретно - в следующем разделе, вы, на основании описанного Функционирования будете определять, какие таблицы и с каким наполнением нужно формировать, какие запросы нужно создавать, в какой форме и пр.

Фрагменты начала описания данного раздела для различных объектов приведены ниже.

Для объекта «Деревообработка» он, например, может быть представлен следующим образом.

Анализ и описание функционирования объекта «Деревообработка»

Каждая поставка сырья фиксируется, тем самым осуществляется контроль за текущими поступлениями, кто доставил то или иное сырье и какие затраты сопровождали данную поставку. Поступления сырья могут происходить ежедневн и от любых поставщиков. Учет о количестве поступившего сырья от поставщиков ведется по количеству поступившего сырья (в м³), количеству бревен, типа поступившей древесины (липа, дуб, сосна). В каждой поставке имеется только один тип древесины. При поступлении сырья осуществляется контроль его качества. Объем бракованного сырья фиксируется, определяется поставщик брака и бракованное сырье отправляется на отдельный склад, после чего также проходит распиловку.

Из бракованного сырья производят щепу, технология получения щепы одна и та же независимо от породы древесины, но на цену влияет порода щепы, а также вид сырья: брак или нет.

Если сырья на предприятии достаточно много и склады наполнены более 90% от их объема, то заказ новых поставок прекращается, а при наличии поступления сырья оно напрввляется на склад временного хранения.

После поступления сырья оно сразу распределяется по складам: береза и ель в один склад, сосна и брак в другой. Склады имеют определенную вместимость и рекомендуемое заполнение, для более долгого срока службы этого склада.

…

Для темы «Поликлиника» он может быть представлен, например, следующим образом.

Анализ и описание функционирования объекта «Поликлиника»

В поликлинике ведется прием населения врачами нескольких специальностей, причем по каждой специальности в поликлинике может работать несколько врачей.

Пациенты, при обращении в поликлинику, регистрируются. На каждого клиента при первом обращении заводится медицинская карточка, в которой фиксируются даты визитов к врачам с указанием диагнозов. Сами диагнозы включают в себя ряд характеристик, описывающих состояние пациентов (наличие повышенной температуры, опасность заражения для посторонних, длительность протекания заболевания и др.) ……. и т.д.

…

На основании данных регистрации визитов главный врач выполняет анализ загруженности врачей, а также ведет статистику заболеваемости по каждому диагнозу. При необходимости должна быть обеспечена возможность распечатывания списка врачей каждой из специальностей, работающих в поликлинике.

……..

и т.д.

Фрагмент описания функционирования объекта БД «Фабрика-кухня» может выглядеть, например, следующим образом.

Анализ и описание функционирования объекта «Фабрика-кухня»

В проекте представлено описание БД фабрики-кухни. Фабрики-кухни, занимается приготовлением определенных блюд, в состав которых входит фиксированный набор продуктов. Ежедневное количество и тип блюд, которые она должна. изготовить определяется в соответствии с заказами, которые делает сеть магазинов, обслуживаемых ею. На фабрике-кухне имеются подсобные помещения-холодильники ограниченного объема, в которых хранится резервный запас продуктов, из которых изготавливаются блюда, а также временно хранятся приготовленные блюда, до момента их отправки в магазины.

Трудоемкость изготовления каждого типа блюда фиксирована (или не фиксирована. тогда указать, от чего она зависит). В приготовлении блюд принимает участие определенное количество мастеров, не более. ….. и т.д.

...

Логическая структура базы данных «Фабрика-кухня»

В подсистеме БД Заказы фиксируется вся информация о заказах на изготовление блюд, которые производятся сетью магазинов. В заказах отражается: дата заказа, наименование, дата изготовления и количество блюд, код магазина, сделавшего заказ, контактные данные человека сделавшего заказ, способ доставки заказа.

В подсистеме Блюда содержится информация о блюдах: наименование и количество компонентов (продуктов), входящих в данное блюдо, объем и способ упаковки блюда, гарантийный срок хранения, трудоемкость изготовления блюда ….. и т.д.

Фрагмент возможного описания системы БД банка приведен ниже.

Фрагмент

«Система БД банка предназначена для фиксации всех вкладов, сделанных частными клиентами в данном банке.

Подсистема Вклады

В основной таблице подсистемы Вклады в каждой записи (строке) фиксируется факт осуществления одной операции по вкладу. Этой операции присваивается уникальный код, который является первичным ключом основной таблицы подсистемы Вклады . В каждой строке записывается дата операции, номер договора, фиксирующий данную операцию, клиент (Код_клиента), который осуществил данную операцию, тип вклада (типы возможных вкладов содержатся в дополнительной таблице данной подсистемы Типы_вкладов), предполагаемый срок данного вклада, сотрудник, осуществивший данную операцию и ряд других параметров.

Факт расторжения договора фиксируется во вспомогательной таблице Заверш_вклада, которая также входит в подсистему Вклады. Расторжение договора может происходить по ряду причин, таких как:

• завершение срока договора;

• досрочное расторжение договора;

• ликвидация банка и др.

В таблице Заверш_вклада в каждой записи (строке) фиксируется факт завершения действия договора по вкладу. Этой операции присваивается уникальный код, который является первичным ключом данной таблицы. В каждой строке записывается номер договора, дата завершения договора, сотрудник, осуществивший данную операцию и ряд других параметров. Естественно, что в данной таблице нет необходимости указывать клиента завершающего данный договор , тип вклада, предполагаемый срок вклада и др. характеристики, поскольку информация о них содержится в основной таблице подсистемы.

К данной подсистеме относится и таблица Типы_вкладов, в которой указаны возможные типы вкладов (Рантье, Люкс , ) а также допустимые сроки открытия данных вкладов (1 кв, 2 кв., 1 год и 2 года).

Подсистема Клиенты

….. » и т.д.