5. Подготовительный этап переговоров

Качественное планирование и тщательная подготовка обеспечивают до 70% успеха на переговорах. На этом этапе основное внимание уделяется сбору и анализу информации. Вы должны четко осознать собственные интересы и выработать позицию для переговоров; продумать стратегию и тактики; сформировать команду и распределить роли; в зависимости от позиции определить место проведения переговоров и условия, а также выработать повестку дня.

5.1.Содержательные стороны подготовки переговоров

Основное время при подготовке переговоров отводится на анализ проблемы, формулирование собственных интересов и целей, продумывание стратегии и тактик. Вы также должны подготовить множество документов: справок, досье, вариантов соглашения. При подготовке предложений необходимо продумать заранее аргументы, особенности восприятия тех, к кому они обращены, привлечь экспертов, проанализировать порядок изложения ваших предложений.

Основными методами подготовки к переговорам являются:

- балансный лист (расписываются плюсы и минусы всех решений): позволяет систематизировать все возможные варианты, сделать экспертный анализ, дать общую оценку решений;

- «мозговой штурм»: как правило, используется при изобретении вариантов согласования интересов;

- ролевые игры: позволяют отработать систему аргументации и возможные возражения противника; проверить собственные скрытые предположения; рассмотреть проблему с разных точек зрения.

Вот ключевые моменты, которые необходимо рассмотреть в процессе планирования и подготовки переговоров:

Чего мы хотим достичь?

1. Какова наша основная цель? (анализ проблемы, диагноз ситуации, анализ наших потребностей и интересов)

2. Что мы предполагаем получить в результате? (стратегия)

3. Каков идеальный путь достижения этой цели? (тактики)

4. Какие есть альтернативные варианты? (максимально возможное количество вариантов решения достижения основной цели)

5. Кто является нашим партнером по переговорам? (анализ потребностей и интересов партнера, прогноз его позиции)

6. Достаточно ли у нас фактических данных и информации для обоснования наших аргументов?

Как мы собираемся достичь поставленных целей?

1. Какие у нас есть силовые ресурсы? Какие силовые ресурсы есть у противоположной стороны?

2. Какие переговорные стили, стратегии и тактики мы собираемся использовать?

3. Кто будет вести дискуссию?

4. Кто будет проверять факты и работать над взаимопониманием?

5. Какие вопросы мы должны задать?

6. С какими эмоциональными проблемами нам предстоит столкнуться?

7. Кто будет работать над снижением напряженности и проявлять заинтересованность людьми?

Что, если мы проиграем?

1. Начнем ли мы переговоры сначала?

2. Какие издержки и выгоды являются принципиальными?

3. Какие иные стратегии будут возможны?

5.2.Организационные стороны подготовки переговоров

В дипломатических делах согласование места, времени и повестки дня переговоров занимает большую часть подготовительного этапа (как правило, несколько месяцев). Почему этому уделяется столь большое внимание? Дело в том, что место и условия ведения переговоров очень серьезно могут повлиять на их исход.

Место: Переговоры могут проводиться у одной из сторон или на нейтральной территории.

Преимущества проведения переговоров «у себя»:

- возможность получения одобрения у руководства по непредвиденным вопросам;

- наличие под руками собственных средств производства (техники, информационных ресурсов и т.п.), возможность заниматься другими делами;

- психологическое преимущество (для вас обстановка является привычной и комфортной).

Преимущества проведения переговоров «у них»:

- возможность посвятить все время переговорам без отвлечений на другие дела;

- возможность использовать дополнительное время (например, «придерживать» информацию, утверждая, что в данный момент она отсутствует, сделать перерыв, чтобы согласовать спорные вопросы со своим начальством и т.д.);

- все бремя подготовки и организационные обязанности ложатся на оппонента.

Физические условия:

Обращайте особенное внимание на условия и обстановку переговоров. Такие факторы, как освещение, температура воздуха, способ рассадки в зале для переговоров играют большую роль в создании комфортной или же, наоборот, стрессовой ситуации для участников переговоров. Кроме того, обстановка может повлиять на восприятие переговорщика его партнерами (например, человека, сидящего во главе стола более внимательно слушают, круглый стол или же размещение переговорщиков рядом друг с другом способствуют созданию партнерской атмосферы, размещение на разных сторонах стола влечет за собой восприятие друг друга как противников и т.д.). Различные неудобства (низкое кресло, необходимость тянуться за какими-то предметами – пепельницей, стаканом воды, слишком яркое или слишком скудное освещение) могут лишать человека уверенности, заставить его чувствовать себя более уязвимым.

Повестка дня:

В дипломатической практике переговоры по повестке дня могут длиться дольше самих переговоров по существу дела, что говорит о ее исключительной важности. Повестка дня дает вам контроль над процессом обсуждения. При помощи повестки дня вы можете контролировать то, что войдет, и то, что не выйдет в процесс обсуждения. Вы также можете влиять на порядок рассмотрения вопросов. Если вы нацелены на совместное решение проблемы, то лучше включать в повестку дня сначала те вопросы, по которым вам легче достичь соглашения, а трудные вопросы рассматривать в конце, когда уже сложилась конструктивная атмосфера. Желательно иметь перед началом переговоров свой проект текста соглашения.