Пособие Office 2007 ч

91

- для заполнения столбцов Месяц, Вид выполненных тем и Источник финансирования необходимо воспользоваться функцией ВПР() (см. предыдущий пример).

6. Сформируйте сводные таблицы:

6.1 Сводная таблица Итог 1:

-элемент Год перетащите его в область Фильтр отчета;

-элемент Вид выполненных тем перетащите в область

Названия столбцов;

-элемент Источник финансирования - в область Названия строк;

-элемент Объем финансирования - в область Σ Значения;

-закройте окно Список полей сводной таблицы;

-присвойте листу имя Итог 1.

6.2. Сводная таблица Итог 2:

-элемент Месяц перетащите в область Фильтр отчета;

-элемент Вид выполненных тем перетащите в область

Названия столбцов;

-элемент Источник финансирования - в область Названия строк;

-элемент Объем финансирования - в область Σ Значения;

6.3. Сводная таблица Итог 3:

-элемент Год перетащите в область Фильтр отчета;

-элемент Месяц перетащите в область Названия столбцов;

-элемент Источник финансирования - в область Названия строк;

92

-элемент Объем финансирования - в область Σ Значения;

6.4. Сводная таблица Итог 4:

-элемент Год перетащите в область Фильтр отчета;

-элемент Месяц перетащите в область Названия столбцов;

-элемент Вид выполненных тем - в область Названия строк;

-элемент Объем финансирования - в область Σ Значения;

6.5. Сводная таблица Итог 5:

-элемент Год перетащите в область Фильтр отчета;

-элемент Месяц перетащите в область Названия столбцов;

-элемент Вид выполненных тем - в область Названия строк;

-элемент Источник финансирования - в область Названия строк;

-элемент Объем финансирования - в область Σ Значения.

7. Подготовьте к печати таблицу Сведения по НИР, и все сводные итоги.

Тема 2.5 Фильтры. Сортировки. Промежуточные итоги

Цель работы: приобретение навыков использования при разработке таблиц построения фильтров, сортировки данных по заданным критериям, подведения промежуточных итогов.

93

Задание

Создать таблицы в соответствии с заданием, построить фильтры для отбора данных по заданным критериям. Упорядочить данные, используя сортировку. Подвести промежуточные итоги.

Построение книги «Сотрудники»

В данном примере показано использование в расчетах следующих функций MS Excel:

сортировка данных;

установка фильтра и выборка данных по условию, задаваемому пользователем;

СЧЕТЕСЛИ( ) – подсчет количества ячеек, значения которых удовлетворяют заданному условию;

ОТБР( ) – отбрасывает дробную часть числа;

ТДАТА( ) – функция отображения текущей даты.

1.Создайте книгу в MS Excel и сохраните ее в своей папке с именем Сотрудники.

2.Сформируйте и отформатируйте таблицу в соответствии с образцом (рис.2.27), листу присвойте имя Отдел.

3.Заполните таблицу расчетными данными.

3.1. В ячейку B3 вставьте функцию определения текущей даты ТДАТА( ), используя Мастер функций, в ячейку будет занесена формула:

=ТДАТА( )

3.2. Рассчитайте возраст сотрудников: ячейкам F6:F25 присвойте числовой формат с одним десятичным знаком; формула расчета возраста имеет вид:

=(Текущая дата - Дата рождения) / 365

С учетом того, что адрес ячейки, содержащей значение текущей даты, должен быть абсолютным, в ячейке F6 формула будет иметь вид:

=($B$3-E6)/365

94

Рис.2.27. Таблица Отдел автоматизации

95

Скопируйте ее на остальной интервал, используя

маркер автозаполнения;

3.3. Рассчитайте количество полных лет:

=ОТБР(Возраст)

Расчетную формулу сформируйте сами (=ОТБР(F6)). 3.4. Определите количество мужчин в отделе:

=СЧЕТЕСЛИ(C6:C25;”м”)

3.5. Аналогичным образом подсчитайте количество женщин. 4. Отсортируйте данные по сотрудникам в алфавитном порядке:

-выделите ячейки B5:G25;

-выберите Данные – Сортировка, появится окно сортиров-

ки (рис.2.28);

-в первом поле Сортировать по выберите из списка полей ФИО, и щелкните мышкой по кнопке ОК.

Аналогичным образом можно отсортировать данные по другим полям, а также по нескольким полям одновременно.

Рис.2.28. Окно Сортировка

5.Установите Фильтр: выделите ячейки шапки – Данные – Фильтр.

6.Выборки данных:

96

6.1.Выберите всех женщин:

-щелкните по кнопке списка столбца Пол;

-отмените флажок Выделить все и установите условие отбора: ж;

-скопируйте этот список на Лист2, присвойте этому листу имя Женщины;

-выполните подгонку ширины столбцов;

-отмените фильтр на листе Отдел: щелкните по кнопке списка столбца Пол – установите флажок Выделить все.

6.2.Выберите всех мужчин, скопируйте их список на Лист3, присвойте этому листу имя Мужчины; выполните подгонку ширины столбцов.

6.3.Выберите всех сотрудников, родившихся в 1980г.:

-щелкните по кнопке списка столбца Дата рождения;

-выберите Фильтры по дате – между – появится окно

Пользовательский автофильтр (рис.2.29);

-в левом поле первой строки выберите больше или равно – в правом напечатайте 01.01.1980 – в левом поле второй строки выберите меньше или равно – в правом напеча-

тайте 31.12.1980 – ОК;

-таким образом, будут выбраны сотрудники, дата рождения которых находится в интервале от 1 января 1980г. по 31 декабря 1980г. включительно;

-добавьте лист и скопируйте на него полученный список.

6.4.Постройте список сотрудников, родившихся в 1979г.

7. Подготовьте к печати все созданные таблицы.

97

Рис.2.29. Окно Пользовательский автофильтр

Создание книги «Фактический объем производства»

В этом задании показано применение при обработке табличных данных функции подведения промежуточных итогов.

1.Создайте книгу в MS Excel и сохраните ее в своей папке с именем Факт.

2.Сформируйте и отформатируйте таблицу в соответствии с образцом (рис.2.30).

3.Рассчитайте данные в столбце Сумма, руб. по формуле:

=Расценка * Факт

4. Промежуточные итоги будут подсчитаны для столбца Сумма, руб. в разрезе месяцев, поэтому сначала необходимо отсортировать данные этой таблицы по месяцам:

-выделить всю таблицу, включая заголовки столбцов;

-Данные – Сортировка;

-сортировать по полю Месяц;

-установить флажок: по убыванию – ОК.

98

Рис.2.30. Таблица Фактический объем производства

99

5. Для подведения итогов необходимо выделить всю таблицу, включая заголовки столбцов, и выполнить команду Данные – Промежуточные итоги, появится окно (рис.2.31):

Рис.2.31. Окно Промежуточные итоги

В этом окне пользователь должен указать, по каким критериям и полям будут произведены расчеты. В нашем случае критерием является поле Месяц, а расчеты будут произведены по полю Сумма, руб. Поэтому в поле При каждом изменении в: указывается Месяц и в разделе Добавить итоги по: устанавливается флажок напротив поля Сумма, руб.

Затем необходимо щелкнуть по кнопке ОК. В результате получится таблица, приведенная на рис. 2.32.

Скопируйте полученные данные на другой лист, и присвойте ему имя Итог_месяц.

6. Для подведения промежуточных итогов в разрезе цехов необходимо:

-отменить предыдущее суммирование:

-выделите всю таблицу, включая промежуточные итоги;

-Данные – Промежуточные итоги;

-щелкните по кнопке Убрать все;

100

Рис.2.32. Промежуточные итоги в разрезе месяцев