ит

71

тов, рабочей области, полос прокрутки, строки состояния) содержит панель объектов БД, область объектов БД, панели инструментов окна БД.

Панель инструментов окна БД

Область объектов БД

Панель объектов БД

Рис. 5.2 Окно приложения с загруженной базой данных Объектами в MS Access являются:

Таблица – основная единица хранения данных в БД, которая соответству-

ет понятию двумерной таблицы (запись x поле) реляционной модели данных.

Основными операциями над данными являются: просмотр, обновление (ввод,

модификация и удаление), сортировка, фильтрация и печать.

Запросы – позволяют управлять данными (осуществляют выбор и изме-

нение по некоторому критерию).

Форма – содержит элементы управления вводом, отображением и изме-

нением данных в таблицах/запросах.

Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах в соответствии с некоторыми правилами оформления.

Страница доступа к данным используется для манипулирования теку-

щими данными в БД MS Access или SQL – сервера.

Макросы – последовательность макрокоманд встроенного языка MS Access, которые задают автоматическое выполнение определённых операций.

Модуль – совокупность описаний, инструкций и процедур на языке VBA,

сохранённая под общим именем.

72

Упражнение 1. Создание новой БД

1.Запустить приложение MS Access.

2.Выбрать команду Файл Создать и нажать кнопку Новая база данных. В появившемся окне указать папку Мои документы, а имя документа

–свою фамилию.

Разработка базы данных

Разработкой (проектированием) базы данных является определение ее ло-

гической структуры на основе описания предметной области. Она проводится в несколько этапов:

Первый этап – составление информационно-логической модели (ИЛМ)

данных предметной области. Производится определение состава и структуры атрибутов, их функциональные взаимозависимости. Атрибут (поле, столбец) –

часть информации об объекте (атрибуты отношений, домены).

Второй этап – производится определение логической структуры базы данных. Для реляционных БД этот этап в значительной степени формален, так как ИЛМ отображается в структуру реляционной базы данных адекватно.

Третий этап – конструируются пустые таблицы базы данных средствами СУБД. После формирования пустых таблиц может осуществляться загрузка ба-

зы данных с первичных документов.

Четвертый этап – разработка структуры запросов к БД, т.е. определение тех выборок данных из базы, которые необходимы для создания отчётов.

Упражнение 2. Спроектировать БД, ведущую учёт всех торговых

операций фирмы и сопровождает их соответствующими накладными. Из-

вестно что:

Некоторая фирма занимается реализацией и доставкой товаров;

Имеется информация о товаре, заказчике, сроках поставки това-

ров. Адрес доставки товара может не совпадать с адресом заказчика;

Один и тот же заказчик может в течение непродолжительного

времени приобрести товары, которые проходят по различным накладным.

При анализе предметной области выделяются пять отношений (таблиц):

Таблица Товар содержит поля: Код_товара; Название товара; Цена.

73

Таблица Заказчик должна содержать поля: Код_заказчика; Фамилия;

Имя; Отчество; Название фирмы; Адрес заказчика; Телефон заказчика.

Таблица Доставка состоит из полей: Код_доставки; Адрес; Телефон.

Таблица Заказ должна содержать следующие поля: Код_заказа;

Код_заказчика; Дата_выписки; Дата_исполнения; Код_доставки; Оплата.

Таблица Артикул заказа содержит поля: Код_заказа; Код_товара; Ко-

личество.

Создание таблиц

Основными объектами БД являются таблицы (отношения), которые свя-

заны между собой в схему данных. Адрес данных определяется пересечением строки и столбца таблицы. В базах данных столбцы называются полями, а

строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составля-

ют информацию, которая в ней содержится. Работа по созданию таблиц может быть разбита на следующие этапы:

создание новой таблицы;

определение полей: их имен, типов данных, описаний (при необходи-

мости) и свойств, включая маски ввода и условия на значение;

задание первичного ключа (возможны составные);

создание индексов для необходимых полей;

сохранение таблицы в базе.

В MS Access существуют следующие режимы создания таблиц:

Таблицы (команда Создать→Режим Таблицы), где следует непосредст-

венно заполнять записи. Имена полей переименовываются двойным щелчком.

Конструктора (команда Создать→Конструктор) – структура таблицы создается вводом имен полей, типов и свойств содержащихся в них данных.

Мастер таблиц (команда Создать→Мастер таблиц) – новая таблица формируется на основе существующих образцов, имеющих различные поля.

Импорт таблиц (команда Создать→Импорт таблиц) – осуществляется импорт данных/объектов из внешнего файла (например Excel) в текущую БД.

Связь с таблицами (команда Создать→Связь с таблицами) – аналоги-

чен предыдущему, только таблица в Access не создается а устанавливается связь с существующей в другом приложении таблицей (например Excel).

При создании структуры таблицы в режиме конструктора в верхней части диалогового окна (рис. 5.3) задаются: имя поля, тип данных, описание.

Определение ключевого поля

Каждая таблица должна иметь ключевое поле – одно или несколько по-

лей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Главное условие определения поля ключевым – все значения поля яв-

ляются уникальными и ненулевыми. Выделяются три типа ключевых полей:

счетчик, простой ключ и составной ключ. Счетчик – соответствует номерам строк. Простым ключом называется поле, каждое значение которого одно-

значно определяет соответствующую запись. Составной ключ состоит из не-

скольких полей однозначно определяющих записи таблицы.

Для задания ключевого поля надо выделить поле (группу полей) и вы-

полнить одно из действий: 1) выполнить команду основного меню Прав-

ка Ключевое поле; 2) нажать кнопку панели инструментов Конструктор таблиц; 3) выбрать команду Ключевое поле контекстного меню.

Упражнение 4. Задание ключевого поля.

1. Для таблицы Товар поле Код_товара определить в качестве ключево-

го поля.

2. Вызвать команду Файл Сохранить (кнопка панели инструмен-

тов) и ввести в диалоговом окне Сохранение имя таблицы – Товар.

Задание маски ввода

Маска ввода задается для упрощения и контроля ввода однотипных дан-

ных (дат, времени и т.д.). При использовании маски ввода Access автоматиче-

78

После всех действий в строке Маска ввода появится код маски, состоя-

щий из трех частей, разделенных знаком ; (например, (999) 000-0000!;0;" ").

Первая часть – маска ввода, вторая – формат хранения маски (0 – текстовые символы сохраняются вместе с введенными значениями, 1 – хранятся только введенные символы), третья – символ замещения пустых символов (по умолча-

нию им является символ подчеркивания).

Упражнение 5. Создание структуры таблицы Заказчик.

1.Перейти в режим Конструктора для создания структуры таблицы.

2.Определить имена и свойства полей согласно табл. 5.2.

3.В качестве ключевого задать поле Код_заказчика.

4.Сохранить таблицу под именем Заказчик.

5.Выделить поле Телефон, щелкнуть в строке Маска ввода области

Свойства поля и выбрать кнопку .

6. В первом окне мастера (рис.5.5) нажать кнопку Список, заполнить по-

ля окна Настройка масок ввода согласно рис. 5.6. и щелкнуть по кнопке За-

крыть. Во втором окне ничего не менять. В третьем указать, что данные надо хранить вместе со знаками маски.

7. Сохранить и закрыть таблицу.

Упражнение 6. Создание структуры таблицы Доставка.

1.Перейти в режим Конструктора для создания структуры таблицы.

2.Определить имена и свойства полей согласно табл. 5.3.

3.В качестве ключевого задать поле Код_доставки.

4.Сохранить таблицу под именем Доставка.

Создание и использование индексов

Индекс это средство обеспечения быстрого доступа к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Он состоит из упорядо-

ченного списка значений и ссылок на записи, в которых хранятся эти значения.

Индексы бывают простые и составные. Простые индексы созданы по одному столбцу, составные – по нескольким столбцам. Недостатком использования индексов является то, что требуется обновлять индекс при любом изменении значений в столбце. Индексы нельзя создать для полей: МЕМО, Гиперссылка,

объект OLE. Задание индексов для таблицы происходит в диалоговом окне Ин-

дексы, открывающееся нажатием кнопки Индексы (рис. 5.7, рис. 5.8)

Внизу диалогового окна расположены: ключевое поле определяющее,

является ли индексированное поле ключевым; уникальный индекс задающее уникальность значений в этом поле; пропуск пустых полей включающее в ин-

декс записи с пустым значением.

Создание списков подстановки

Списки подстановки предназначены для облегчения ввода информации путем выбора нужного значения из представленного набора. Для создания спи-

ска подстановки в режиме Конструктора, надо для поля, в которое будут под-

ставляться данные, в столбце Тип данных выбрать Мастер подстановок. В

первом диалоговом окне необходимо указать тип: 1) значения из существую-

щей таблицы или отчета; 2) список постоянных значений. При выборе первого

80

типа надо в строках появившегося столбца следующего диалогового окна вве-

сти элементы списка. При выборе второго типа следует далее выбрать табли-

цу/запрос значения поля (полей) которых будут служить списком подстановки.

Списки подстановок можно также определить, заполнив соответствующие поля вкладки Подстановка области Свойства поля.

Кнопка панели инструментов переключает режимы отображения.

Упражнение 7. Создание структуры таблицы Артикул заказа.

1.Перейти в режим Конструктора для создания структуры таблицы.

2.Определить имена и свойства полей согласно табл. 5.4.

3.Ключ будет составной: Код_заказа, Код_товара.

4.Сохранить таблицу под именем Артикул_доставки.

5.Нажать кнопку Индексы панели инструментов Конструктор таб-

лиц и заполнить поля диалогового окна Индексы (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Задание индекса для табл. 5.4 6. Поле Код_товара будет заполняться при помощи подстановки значе-

ний полей Код_товара, Наименование_товара таблицы Товар. Для этого сле-

дует выделить поле Код_товара и в столбце Тип данных выбрать Мастер под-

становок.