2. Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция

К распорядительным документам принадлежат:

• приказ;

• распоряжение;

• указание;

• инструкция и др.

К инструктивно-методическим (организационным):

• устав;

• структура;

• штатная численность аппарата управления;

• штатное расписание;

• правило внутреннего трудового распорядка;

• должностная инструкция и др.

Отдельно выделяют такие виды документов как:

• протокол;

• акт;

• докладная или объяснительная записка;

• справка.

Документы для внешнего пользования называют деловыми или коммерческими письмами. Они служат важнейшим средством связи какой-то организации с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали сделки, предъявляют претензии и тому подобное. К ним относятся, прежде всего, простые деловые письма, не сложные по содержанию и небольшие по объему документы, которые рассылаются в коммерческих целях. В них содержатся: обычная просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения информации или продукции.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, а также и морфологию, и синтаксис, и графику, и пунктуацию, и стиль, и внешнее оформление.

3. Речевой этикет в документе

В мировой практике кроме национальных особенностей сложились устойчивые формы обращения, изложения просьб, выражение признательности, способы аргументации. Речевой этикет в документе проявляется при выборе слов и словосочетаний. В синтаксисе – построение фразы и всего текста. Уже сложились такие формы обращения в официальной письменной речи:

• Уважаемый Иван Иванович, …

• Уважаемый Иван Иванович!

Запятая после обращения придает письму более будничный, личный характер. Знак восклицания – более подчеркивает значимость и официальный характер письма. Но в последнее время в документах, которые публикуются в прессе, все чаще вместо восклицательного знака после обращения встречается запятая, как принято в английских текстах. Но при этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, как в английском языке, а со строчной.

Оттенки обращения выражают характер отношения. «Уважаемые коллеги!» - обычная форма обращения людей одной профессии. Более эмоциональный и доверительный характер – «Дорогие коллеги!». Нейтральный сухой тон подчеркивается, когда письмо начинается – «коллега». Если в письме указываются имя, отчество, а фамилия не называется, обращение приобретает личный характер. Включение в обращение фамилии адресата придает тексту вежливо-официальный характер. Формой соблюдения этикета может служить употребление вводных слов и оборотов, выражающих отношение говорящего к теме и адресату. С их помощью можно указать на связь с предшествующей перепиской и тем самым подчеркнуть внимание и осведомленность относительно затронутого вопроса («как Вам уже известно, мы очень заинтересованы …»). Вводные конструкции устраняют категоричность тона изложения и тем самым вносят непринужденность в сферу официального письменного общения. В современной официально-деловой переписке нет личного местоимения «я». Вместо «я» - «прошу», «прошу Вас». Не рекомендуется «мною решено», правильнее «я решил».

Нужно обязательно отметить, что основное требование, предъявляемое к официальному письму – объективность содержания, что обуславливает нейтральность тона изложения. В официальных письмах не рекомендуется ирония, грубость. Например, есть очевидная разница в тоне следующих выдержек из деловых писем, раскрывающих один и тот же факт.

Не следует впадать и в другую крайность: использовать вычурные обороты с выражением чрезмерной вежливости. Неуместны в деловых письмах обороты типа: «не откажите в любезности».

Необходимо отметить, что современной деловой корреспонденции скорее присуща сухость излжения, чем увлечение чрезмерной вежливостью.

Составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другой организации, объяснять собственное поведение, наказывать виновников, предупреждать и даже обвинять.