PM_uchebnoe_posobie (1)

Персональный менеджмент

Поскольку продолжительность отдельных периодов различна (23, 28

и 33 дня), у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно меняющиеся комбинации характеристик физического, психологического

Рабочий день можно поделить на этапы: в соответствии с кривой работоспособностииливсоответствиисиндивидуальнымибиологическими (циркадными) ритмами человека. Если рабочий день имеет четко зафиксированные во времени начало и конец, или хотя бы только начало, то планировать лучше на основании кривой работоспособности. Кривая,

представленная на Рисунке 1, отражает эмпирически выявленную

закономерностьизмененияработоспособностивтечениедня49 Нарисунке выделено три основных стадии: врабатывание, работоспособность и утомление,безучетаобеденногоперерыва.Еслидеятельностьпрерывается обеденным перерывом, то работоспособность после обеда имеет такой же вид и стадии (врабатывание, работоспособность утомление) как и до обеда, но по уровню располагается на графике немного ниже дообеденной

кривой

В начале рабочего дня работоспособность человека находится ниже оптимального уровня. Небольшой период перед началом рабочего дня занимает мобилизация, когда «включаются» те психологические и физиологические системы организма, которые будут в дальнейшем задействованывработе.Затемпоявляетсяпервичнаяреакция:передсамым началом работы возникает некоторая пауза, происходит кратковременное снижение всех функциональных показателей работоспособности. Эта реакция сменяется гиперкомпенсацией: человек приспосабливается к оптимальному способу работы, на этом же этапе происходит переоценка

На этапе компенсации стабильные показатели деятельности обеспечивают оптимальную эффективность работы. А дальше возникает субкомпенсация, при которой эффективность на том же уровне

воли, мотивации и т.д. Это происходит на эмоциональном фоне усталости и раздражения. Затем наступает дискомпенсация: спад эффективности,

утомление. В завершение может происходить финальный порыв: резко увеличиваются показатели работоспособности, возникает чувство значимости работы. Но эта стадия может и не наблюдаться

б

2

49 Пустынникова Ю., Долгов М. Повелитель времени

61

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

Оси: горизонтальная – время; вертикальная – работоспособность Условныеобозначения:1–точканачаларабочегодня,2–конецрабочего

дня. а – мобилизация; б – первичная реакция; в – гиперкомпенсация; г – компенсация; д – субкомпенсация; е – дискомпенсация; ж – финальный

Как видно из Рисунка 8, характер работоспособности таков, что в период «врабатываемости» (фазы «а» и «б») не стоит планировать серьезные задачи, требующие предельной концентрации и внимания (это

время можно посвятить выполнению несложных рутинных задач). То же

самое можно сказать и про предобеденное время и окончание рабочего дня (когда усталость накладывает свой отпечаток на работоспособность человека). Наиболее эффективным рабочим временем считается периоды с10:30до12:30ис14:30до17:30прирабочемднес9.30до18.30сперерывом на обед с 13:00 до 14:00

В случае, когда начало и конец рабочего дня «плавающие», в работе могут быть перерывы, разъезды, переговоры, и каждый день сильно

этом случае эффективнее в планировании времени опираться на свои индивидуальные ритмы. Например, если вам легче работается в первой

половине дня – постарайтесь самые важные и сложные дела выполнить до

обеда.

Учет своего индивидуального биоритмического состояния позволяет улучшить свою работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

Принципы управления вниманием

При планировании рабочего дня следует учитывать не только индивидуальные колебания работоспособности, но и общие закономерности распределения внимания. Например, общеизвестный факт, который положен в основу обучения, гласит, что мы способны активно воспринимать и перерабатывать информацию в течение 40 минут. Если после этого сделать перерыв на 5-15 минут наша способность

Наше внимание зависит от типа нервной системы. Если у вас сильная

нервная система, то вы дольше врабатываетесь, но и работаете большими промежутками времени. При этом ваша эффективность сначала растет постепенно, а затем медленно снижается. Поэтому вам надо делать более редкие перерывы, чтобы дойти до максимальной работоспособности и использоватьее.Еслижеувасслабаянервнаясистема,высразужеберетесь за дело, но работаете небольшими промежутками. Ваша эффективность с самого начала максимально высока, но достаточно быстро падает. Поэтомувамнужночащеделатьперерывы,чтобыиспользоватьмаксимум эффективности

Тип задачи также влияет на наше внимание. Умеренно сложные

поддерживают высокий уровень концентрации, а простые – снижают его.

Разнообразные задачи приводят к высокой переключаемости внимания, а рутинные – наоборот. Множество мелких задач, требующих быстрого

крупных дел – устойчивость внимания

Распределениевниманиябольше,чемна2типазадач,требуетслишком высокойконцентрации,чтоприводиткбыстромуистощению. Истощение

– особого состояния сознания, при котором человек может совершать

автоматические действия, но не реагирует на изменения окружающей

62

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

среды. Например, руководитель может автоматически закрыть кабинет,

совершенно не реагируя на восклицания протеста запираемой там

Для управления вниманием можно использовать различные приемы, в

•Внимание повышается при появлении в сознании неожиданных

стимулов.Этомогутбытьгромкиезвуки,яркиеобразы,неожиданные

•Внимание восстанавливается при чередовании дел, требующих

повышенного внимания и низкой его концентрации

•Внимание концентрируется при выполнении одного дела за один

раз, а распределение внимания на 2 и более дел быстрее приводят к

•Внимание включает несколько уровней. В фокусе внимания должен быть 1 объект, на периферии - 7±2

Метод структурированного

внимания (основы)

Выделяйте одно - над чем работаете;

забывайте о прочем

•Умственный труд быстрее притупляет внимание, чем физический, и чем быстрее это происходит, тем чаще надо делать перерывы в работе

•Способность к концентрации, переключению, даже распределению внимания достаточно легко и быстро развивается

Требования к составлению планов

Когда цели сформулированы, а основные приоритеты расставлены,

можно приступить к составлению плана мероприятий, которые позволят

этих целей достичь. Планируя мероприятия, также следует прописывать

временные рамки, желаемый результат и критерии его оценки

После написания общего плана действий можно уже создавать планирование на год, квартал, месяц, неделю и на день. План более высокого уровня является рамками для плана более низкого уровня. Более долговременный план служит основой для отбора дел в более кратковременный. Поэтому все дела этого плана должны быть хорошо обозримы, чтобы обеспечить правильный отбор. Как правило, люди

переоценивают в краткосрочном. Поэтому часто получается, что

планы – избыточны

63

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

Хороший план должен содержать не только список намеченных

дел и мероприятий с указанием времени их выполнения, он должен

оптимизировать рабочее время и усилия на выполнение разных видов деятельности.Дляэтогооднотипныезадачигруппируются(чтобынебыло

постоянных перескоков с одной деятельности на другую), расставляются

приоритеты. Естественно, нужно стараться придерживаться плана и не

идти на компромисс с собственной совестью, ленью, нежеланием и т.п. (а для этого план должен быть реально выполнимым)

Если план не выполняется, то можно посмотреть – почему это

происходит, и что следует изменить. Вот вопросы, которые помогут это

понять: Что делалось в момент, когда по плану должно было выполняться запланированноедело?Чтопомешаловыполнениюплана?Какимобразом

это можно исправить? Что упущено?

Типичные источники нереалистичного планирования

•Неизмеримость целей

•Заведомая недостижимость целей из-за отсутствия объективной информации, необходимой для оценки трудоемкости и продолжительности необходимых работ

•Избыточность планов (слишком много малоприоритетных дел)

•Форс-мажор

•Нет резервов

•Внезапные поручения (последнее по порядку, но не по значению!)

Можно выделить несколько основных принципов планирования

•План должен быть как можно более подробным (в пределах разумного) и обязательно конкретным;

•Однотипные задачи должны быть сгруппированы вместе;

•Рабочий день можно поделить на этапы: в соответствии с кривой работоспособности или в соответствии с индивидуальными биологическими (циркадными) ритмами человека

Методы планирования

Планирование рабочего дня

Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени – около 60%:

•60% – запланированные дела и встречи;

•20% – непредвиденная активность (неожиданные клиенты и

незапланированные действия);

•20% – спонтанная активность (управленческая деятельность и

творчество)

Незабудьтевключитьвпланвремянадорогу,наожиданиевприемных, на стояние в пробках, на обед, на выполнение поручений, данных женой

(мужем) накануне утром

Авторская методика планирования

1.Создать перечень работ

2.Установить сроки окончания каждого дела

3.Определить трудоемкость каждого дела в часах

4.Распределить его выполнение от окончания к началу

5.Для особо важных дел добавить еще один день

Метод «Альпы»

Этот метод включает в себя 5 основных стадий

1.Составление заданий дня

2.Оценка длительности акций

64

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

3.Резервирование времени «про запас» (60:40)

4.Принятиерешенийпоприоритетам,сокращениямиперепоручению

(делегирование)

5.Последующий контроль – перенос несделанного

Дневник времени

Частичноэтотметодмыописаливразделе«Диагностикапотребностив

изменениях»подназванием«Журналвремени».Ведениедневникавремени,

который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный

абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля

Креативный планировщик50

Для успешной самоорганизации можно завести два инструмента:

Планировщик, для планирования дел в соответствии с выбранными приоритетами, и Дневник – для фиксации неструктурированной,

поисковой деятельности

ВДневник записывается абсолютно все, что вам хочется записать: мысли, идеи, озарения, номера телефонов, адреса, обязательства, взятые на себя и данные другими… При планировании рабочего дня многие из записей, возможно, будут перенесены в планировщик. Дневником может служить обычная или электронная записная книжка, диктофон или их комбинация. Главное, чтобы дневник был всегда рядом с вами

ВПланировщике полезно разделить страничку каждого дня на две части. В левой – сетка времени, в правой – строчки для записей. Если вы

уверены, что планируемое мероприятие точно состоится и необходимо

–вы заносите пометку о нем в сетку времени. Не всегда надо спешить

занести в правую часть. В результате, когда подойдет срок определиться с

расписанием на конкретный день, в правой части соответствующей этому

днюстраничкибудетгораздобольшедел,чемвысможетесделать.Сначала придетсярасставитьприоритетыивыделятьнекоторымсобытиямлучшее

время на левой стороне страницы, какие-то перенести на несколько дней

вперед, а от выполнения каких-то необходимо отказаться

Правила планирования времени51

Каких же правил следует придерживаться при планировании, чтобы повысить его эффективность?

1.Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать

выполнение крупных или сходных по характеру заданий

Например,группировкаотдельныхзвонков,всовокупностисоставляющих

1, 5 часов рабочего времени, разбросанных по рабочему дню, в один блок,

может сэкономить вам около 30 дополнительных минут 2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы

50-60% времени руководителя уходит на переговоры с клиентами и партнерами, из них не более 15% отводится на телефонные переговоры. 25% времени должна занимать самостоятельная аналитическая работа. 15% - время на дорогу и ожидания

3.При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также

определяйте необходимые затраты времени для выполнения

определенных заданий

Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не принесли результата в первые 35 минут, их надо срочно прервать. Звонок

50Молоканова М. Повелитель времени

51Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках

65

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

по телефону информативного характера занимает 3 минуты, важный вопрос,решаемыйпотелефону,занимаетот5до7минут,еслителефонный

разговор носит дискуссионный характер, он займет 20 минут

4.Придерживайтесь принципа установления приоритетов при

выполнении всех видов работ

По оценкам специалистов, руководителю приходится выполнять

ежедневно по 60-70 дел. Поэтому старайтесь не браться за множество дел

в течение одного дня. На текущий день планируйте 2-3 первоочередных и

4-5 менее важных дел. Оставьте временной запас в объеме 20-30% времени

5.По возможности выполняйте только действительно важные дела

Всоответствии с принципом Парето только 20% дел дают вам 80%

результатов. Иногда лучше вытерпеть нагоняй за невыполненное срочное

дело, чем не уделить необходимое внимание важному делу. При этом

6.В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую

Время руководителя дорого, и если есть выбор что-то делать самому, либо поручить кому-либо – то лучше поручить выполнение задания подчиненному, оставив на себе лишь функцию контроля. Это освободит вам время на решение стратегических и собственно управленческих задач

7.Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика

«нарезания салями»)

Крупные дела, как правило, не могут быть выполнены «за один присест». Поэтому лучше заранее разбить большое дело на ряд небольших задач, каждая из которых может быть решена в оптимальный временной

8.Устанавливайте для себя самого сроки выполнения дел категории «А» Пусть ваш собственный контрольный срок по выполнению важного и срочногоделабудетчутьраньше,чемконтрольныйсроквашегоруководителя. Хорошимподспорьембудетправило:«Неберитесьзановоедело,незавершив

9.Главныезадачивыполняйтераноутром,чтобысоздатьусебяощущение

Независимо от того, являетесь вы «жаворонком», «совой» или «голубем», вашиинтеллектуальныеспособностимогутбытьмаксимальноиспользованы только утром. Поэтому начинайте день с решения более сложных, важных и менее приятных задач, а заканчивайте – более простыми и приятными

10.Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Заканчивайте рабочий день составлением плана на следующий день.

Исключением пусть станет пятница, когда вы просто наведете порядок на

рабочем столе и уйдете домой, ничего не планируя (иначе может появиться соблазн съездить на работу в субботу). В воскресенье (в порядке исключения, конечно же) сосредоточьтесь за пару часов до сна и набросайте план на

Какойобщийвыводможносделатьизэтихправил?Ондостаточнопрост: хорошая организация труда – залог успеха в борьбе за время. Необходимо

66

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

«Организация» в нашем случае - это «упорядочениехаоса». Упорядочение

использования времени мы рассмотрели в предыдущей главе. Здесь

мы рассмотрим организацию пространства, работы с посетителями, с телефонными звонками и некоторые другие задачи, которые надо решить, чтобы создать условия для выполнения тех планов, которые мы сформировали. Рассмотрим для начала общие рекомендации

1. Прежде, чем наводить где-то порядок, подумайте – стоит ли это

делать? Порядок – не самоцель, он нужен только тогда, когда от него

есть польза. Сравните расходы сил и времени на наведение порядка с

той пользой, которую вы надеетесь от него иметь. Ответьте себе честно

на вопрос: сколько времени этот порядок проживет?

2.Не пытайтесь навести порядок сразу и целиком. Выделите

действительноважнуючастьиотделитеееотокружающегобеспорядка. Например, вместо того чтобы наводить тотальный и всеобъемлющий порядок на столе, может быть достаточно завести на нем одну яркую папку с надписью «Срочное и важное» или «Часто нужные бумаги», и это решит 90% проблем?

3.Лучше меньше, да лучше. Лучше свято соблюдать несколько

правил типа «Важное – только в красную папку!», чем установить

себе много правил, разложить все параллельно и перпендикулярно,

несколько дней мучительно поддерживать такой «порядок», а потом

благополучно вернуться к прежнему хаосу

Для осуществления этих рекомендаций приведем очень полезный

универсальный «метод ограниченного хаоса»

Метод ограниченного хаоса — метод управления, заключающийся

помощью внесения элементов упорядоченности в начальный хаос.

Является альтернативой классическому «методу полного упорядочения»,

предполагающемусозданиеполногопорядка(«каждаявещьдолжназнать свое место»), и непрерывное поддержание этого порядка на протяжении

деятельности. Метод ограниченного хаоса приложим как к материальным

объектамиединицаминформации,такикнормам,т.е.элементампорядка

Начальный хаос

Имеем некое пространство, через которое

проходят потоки информации. Пример:

комната, в которой валяются сапоги, деревяшки,

д. и т. п. Границы комнаты – первое, исходное,

Базовая итерация упорядочения

Полезность хаоса сравнивается с

предполагаемой полезностью порядка

(который наступит при наложении ограничения). Если ожидается повышение

52 Сайт Архангельского

67

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

ограничение на хаос. Способ наложения ограничениявыбираетсятак,чтобывозрастание полезности было максимальным. Например: «все бумаги сваливаются только на стол, все небумаги – не на стол (в пространство „комната

минус стол“)». Почему именно так? По ходу

дела сформулируем некоторые принципы,

ограничения более эффективно Затраты времени на поиск объекта – уменьшились. Бумаги ищутся

только на столе, не-бумаги – только в окружающем пространстве. Повреждение объектов из-за неподходящих условий хранения: бумаги,

Эстетическиепараметры.Когдасапогимоглилежатьнастоле,абумаги на полу, было скорее менее эстетично, чем более...

Затратывремениисредствнаподдержаниепорядка.Еслипредположить,

что стол в комнате уже был и его не пришлось покупать (если бы не было – выделили бы для бумаг просто угол комнаты), то мы практически

ничего не потеряли. За счет применения первого принципа наложения

ограничения (подобное хранить с подобным) принятие решения «класть этот объект на стол или не на стол?», «искать этот объект на столе или не на столе?» требует очень небольших затрат внимания и времени. А зона

при поиске. Итак, на первой итерации алгоритма мы выиграли

Дальнейшее упорядочение

Теперь мы фактически имеем два хаоса,

Для каждого из них можем рассмотреть

и снова провести базовую итерацию упорядочения, если потребуется. Так

платежек (выделено зеленым), а в

для сапог (красным)

Метод ограниченного хаоса

68

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

Рабочееместоявляетсяважнымфактором,определяющимэффективность и качество деятельности. Представьте ситуацию, когда на рабочем столе царит «рабочий беспорядок»: все бумаги разбросаны, дела

принадлежности, а плюс ко всему еще и чашка кофе и пирожное - как

Как вы считаете, какова вероятность, что важный документ или бумага будетпотерянанатакомрабочемместе?Нопотерядокументов–этотолько полбеды (известная отговорка, что хозяин беспорядка всегда знает что, как и где у него положено), другая сторона медали - когда на рабочем столе постоянно находится множество бумаг, дел, документов – работающий за этим столом будет постоянно переключаться с одного дела на другое, с одной бумажки на другую. Естественно что-то будет упущено, что-то не доделано и опять же забыто

Есть еще один момент – время, затрачиваемое на собственно

переключение и на «вникание» в суть нового задания. Во-первых, это

беседы с коллегами. Если же вы сосредоточены на чем-то, то отвлекаться, тем более на пустопорожние разговоры, самому не приятно – работа

Исходя из вышеперечисленного, можно сформулировать первое и, пожалуй, основное правило организации рабочего места. В рабочей

зоне стола в каждый момент времени должен находиться только

(тот, над которым ведется работа в данный момент). Это не значит, что в противном случае деятельность будет неэффективной и некачественной, но это значит, что соблюдение только этого одного

Существует немало людей, у которых не очень устойчивое внимание и

им трудно долго работать над одним документом. В этом случае работать

– это позволит, с одной стороны, не отвлекаться на ерунду и не упустить

ничего важного, с другой стороны, обеспечит смену деятельности

Встремлении к оптимизации своего рабочего места каждый сотрудник ориентируется на свои собственные особенности и делает так, как ему удобно, привычно. Однако есть некоторые общие правила, по которым можно упорядочить свое рабочее место. Прежде всего, однотипные документыдолжныбытьразложеныпоблокам(видеале–разрабатывается

специальная структура папок). Важно сразу же отправлять поступившую

бумагу в соответствующую папку. Чтобы документ не потерялся в папке, необходимо создать четкую и логичную систему разделов, избегать дублирования и пересечения содержания папок

Встремлении к оптимизации своего рабочего места каждый сотрудник ориентируется на свои собственные особенности и делает так, как ему удобно, привычно. Однако есть некоторые общие правила, по которым можно упорядочить свое рабочее место. Прежде всего, однотипные документыдолжныбытьразложеныпоблокам(видеале–разрабатывается

специальная структура папок). Важно сразу же отправлять поступившую

бумагу в соответствующую папку. Чтобы документ не потерялся в папке, необходимо создать четкую и логичную систему разделов, избегать дублирования и пересечения содержания папок

Вцелом,хорошоорганизованныйдокументооборотисистемахранения

документации – незаменимый инструмент оптимизации деятельности,

позволяющий экономить массу времени на поиске нужной информации

53 Пустынникова Ю., Долгов М. Властелин времени

69

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

Одной из наиболее типичных проблем для руководителя являются

руководителя от дела. Они, как правило, заходят по пути к коллеге, чтобы

просто провести время в его ожидании. Владелец кабинета как радушный хозяинобязанпринятьколлегуиразвлечьеговсоответствииснеписаными

Вы тоже можете поступать таким образом. Но можете попробовать

собой. Для этого можно использовать несколько приемов

Проводить так называемое «совещание в дверях». Вместо предложения присесть, вы сами встаете и направляетесь посетителю навстречу. Это

показывает ему ваше расположение, но настраивает его на деловой лад.

Теперь ему будет сложнее говорить ни о чем Прояснить суть вопроса, который коллега хотел бы обсудить. По

возможности перенести время общения на более удобное для вас обоих. Вам могут помочь следующие вопросы: «У тебя что-то важное?», «Мы можем обсудить это позже (за обедом, в 17-30)?»

Предложить посетителю подождать, пока вы закончите важное дело.

Большая часть посетителей, если у них не слишком веские причины

отвлекать вас от работы, согласятся подождать молча или предпочтут

зайти попозже

Как правило, речь идет о сокращении времени, которое уходит на

телефонные звонки. Сократить телефонные переговоры – в Ваших силах. Например, можно использовать методы, изложенные ниже (в любой комбинации)

Разговариватьпотелефонустоя.Черезнекотороевремявамзахочется

Создание «мертвой зоны». Можно также ежедневно создавать для

себя часовую «мертвую зону»: время, когда секретарь или автоответчик сообщаетвсемабонентам,чтонавсезвонкивысможетеответить,например,

после 16 часов

Фиксация времени на разговор. В начале любого телефонного звонка можно проинформировать собеседника об имеющемся у вас времени на разговор. Если разговор предположительно займет больше времени, чем

у вас в распоряжении, предложить перенести его. Если вы определили,

после истечения этого времени. Если некто на другом конце провода

оказался необычайно болтлив, вежливо, но твердо подведите итог беседы:

«Благодарю за звонок»

Группировка. Если Вам нужно позвонить нескольким людям,

желательно делать это «за один раз» (если, конечно, это возможно) -

освободились, и перешли к другим делам.

Одной из наиболее типичных проблем в России является нежелание

руководителей делегировать полномочия подчиненным. Причин у этого

плодить себе смену. Одним из действительно серьезных приобретений в области управления собой и экономии времени руководителя может быть

освоение делегирования полномочий

70

http://video.decision.ru