PM_uchebnoe_posobie (1)

Персональный менеджмент

Повторим, что, сожалению (или к счастью), для постановки «хороших»

целей еще не придуманы методы, позволяющие сделать это без значительной работы со стороны человека. Есть только методы, помогающие человеку сформулировать эти цели, т.е. натолкнуть его на

«правильные мысли». Поэтому

целей

использовать любые методы, которые помогут Вам задуматься над

тем, чего же вы хотите в жизни и чего хотят от Вас. Так, мы считаем

Таро или на «Книге перемен», или любых других, если они Вам помогут. Ибо главное – не метод, а результат!

51

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

Важнейший ресурс, которым обладает человек для достижения своих

целей – это время. В этой главе приведен ряд методов, которые можно

применять для улучшения использования этого ресурса. Чтобы более эффективно использовать свое время, можно использовать два подхода:

«творческий» или «аналитический».

«Творческий подход» заключается главным образом в осознании своего отношенияквременииизменениясвоегоповедения,чтобыэтиотношения изменитьклучшему.Основнойметод-созданиеобразаВашегоотношения с временем. Осознание отношения к времени позволит сформировать «фундамент», на который могут лечь все другие инструменты управления

«Отношение к времени» - это, главным образом, ответы на

•Принадлежит ли мне мое время?

•Кто кому принадлежит: я времени или время мне?

•Сколько его и как я его распределяю, на какие части делю?

•Как и на что я трачу время? Почему мне не хватает времени на самое важное? Где тот камень преткновения, который не позволяет мне

быть в ладу со временем, строить выполнимые и реальные планы, да еще так, чтобы времени хватало и на семью?42

Чтобы на них было легче ответить, есть хороший инструмент – личная метафора. «Метафора времени». Постарайтесь представить себя, время,

ваши взаимосвязи и сравнить их с первым, что придет в голову. Для этого

не обязательно пытаться быть оригинальным, важно, чтобы это была именно ваша «картинка» - например, человек понимает, что его метафора - «белка в колесе», где колесо – это время, а он – та белка, которая носится,

как сумасшедшая, по кругу. Если время по жизни гонит, то получается,

что для этого человека время – способ гнать его куда-то, и часто он даже не знает, куда и зачем. Если он - белка в колесе, то его стратегия взаимодействия со временем: разогнаться так, чтобы время неслось с

огромной скоростью, а инерция помогала выдерживать заданный темп.

Человек-белка строит планы, в которых нет места отдыху ни для себя, ни для других, а количество дел и событий за единицу времени превышает

Дальше необходимо проанализировать возникшую метафору. Хотите

ли вы жить так? Готовы ли вы всю оставшуюся жизнь потратить на следование той же стратегии взаимодействия со временем? Устраивает ли она вас? Что вас устраивает в отношениях со временем, а что – нет? Хотите ли вы что-то поменять?

Например, человек-белка в колесе времени, анализируя эту метафору, вдруг понимает, что его бег во времени – бег ради бега, выматывающий, но безрезультатный. «Что тогда получается? - изумленно говорит он, - если я

кручу колесо, то как же я могу остановиться?! Оно по инерции крутится

изаставляет меня бежать, бежать и бежать, пока я не выдохнусь. А если я не буду бежать, то как я тогда все успею сделать?» Конечно, если человек хочетжитьтак–быстро,нонедолго,–тоэтоеговыбор.Главное–понимать

ипринимать это на осознанном уровне. Но если белке хочется выйти из колеса, передохнуть, найти себе другой способ жизни – никто не мешает

Тогда вы можете предпринять третий шаг. Дальше вам стоит задаться

следующими вопросами. Какова цель данной стратегии? А как на нее

можно повлиять? Что можно предпринять, чтобы эта стратегия стала более эффективной?

42 Зотов М. Время во времени

52

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

Например, для начала надо себе дать отчет в том, где же цель этой беготни. И потом бежать – уже хорошо понимая, зачем и ради чего бежишь. А кроме того, если бежишь, то какие инструменты ты можешь использовать в своих особенных отношениях со временем, чтобы им управлять,как«убыстрить»колесоили,наоборот,егозамедлить…Аможет быть, время от времени его останавливать и выходить передохнуть? И если все-таки бежать, то что может быть помощью в этом забеге? Кроссовки,

разминка, натирание подошв или лыж?

Осознание собственной метафоры – это ключ к действию собственного тайм менеджмента, метафора уже может дать понять человеку, что необходимо делать в том или ином случае. У каждого своя картинка – но

она в точности отражает реальное состояние «отношений со временем». И

для того, чтобы научиться им управлять, надо эту картинку рассмотреть в деталях, понять, почему она именно такова – и попробовать, постоянно держа ее в голове, вносить в нее изменения и выбирать ту стратегию, которая удобна

«Аналитический» подход основан на изучении принципов и выбора

методов «управления временем». Прежде чем перейти к описанию

конкретных методов использования времени, важно сформулировать

принципы, которые лежат в основе многих из этих методов. Многие

авторы используют выражение «управление временем» или «тайм-

менеджмент», часто употребляя эти и другие понятия («организация времени») как синонимы. Не будем придираться – для решения наших

задач эти различия не очень существенны. Итак, о принципах

Принципы управления временем43

№1 Принцип самобытности

Качественную систему организации своего времени человек может

разработатьтолькосам. Организация личного времени – дело жизненно

важное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода

деятельности человека. Здесь возможен только «индивидуальный пошив»,

все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать и натирать.

Руководитель должен сам выстроить систему управления временем из

предлагаемых методов и технологий

№2 Принцип органичности

Не увлекаться планированием. Как правило, значительная часть

планирования, предусматривающие составление расписаний дня, недели,

и т.д.В непредсказуемойобстановкеэти методыоказываютсяпрактически бесполезными, потому что нам часто приходится сталкиваться с неожиданнымиобстоятельствами,переменами,ит.п.Поэтомунеобходимо учиться тому, как ориентироваться и сохранять эффективность в ситуации неопределенности.Вбольшинствезападныхтехнологийтайм-менеджмента

с запланированным. В отечественной традиции более распространен

другой подход – сравнение достигнутого с максимально возможным. Это

данных и постоянным выявлением резервов повышения эффективности

43 Сайт Архангельского

53

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

№3 Принцип совершенства Все может быть усовершенствовано. С этим принципом не сравнимы

по важности никакие технологические вопросы. Если исходить из

предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод –

Система управления временем

Основными элементами системы управления временем являются а) Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных

потерь. Он включает в себя целый набор операций и действий, а

б) Планирование использования времени. Планирование предполагает постановку целей, разработку самого плана использования времени и

доведение его до исполнителей

в) Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения.

Все конкретные задачи, условно говоря, разбиваются на две основные

категории. Первая – это задачи индивидуального уровня, решение

которых сопряжено с Вашей относительной личной свободой. Разумеется, степень их сложности и срочности может быть разной.

Одно дело – написать две строчки распоряжения, и совсем другое

– подготовить доклад или статью для журнала. Вторая категория –

это задачи, выполнение которых сопряжено с рядом операций и

привлечением других людей. Например, организация переезда офиса на другое место. В любом случае, задачи в каждой из категорий так или

г) Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования

хода выполнения планов. Любая работа должна проверяться как

оптимальных результатов. Получение запланированных результатов

работы в оптимальном, с точки зрения временных затрат, режиме

– главная цель процесса управления временем. Ибо, что бы мы не говорили, без достойных результатов вся наша работа превращается в бессмысленный набор действий.

Методы планирования

Все методы, которые могут использоваться при планировании, можно

54

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

•Методы расстановки приоритетов, которые определяют порядок

•Методы распределения задач во времени, которые помогают

сохранять работоспособность максимально высокой на протяжении всего рабочего времени;

•Методы планирования работы, которые определяют порядок

создания, реализации и контроля планов текущей деятельности по достижению целей

Впредставленном ниже перечне широко известные методы мы

подробно не описываем, а только перечисляем – Вы, несомненно, с ними

Приоритеты могут быть тщательно определены и детально прописаны.

Но если дел слишком много и приоритеты трудно определить, то можно

прибегнуть к «чистке» или «отсеву лишнего»44

Чистка, или отсев лишнего45

Чистка, отсев лишнего

расстановке приоритетов. Если расстановка приоритетов имеет целью

избавиться от явно избыточного (навязанного извне, устаревшего,

потерявшего актуальность, выполняемого по привычке, и т.п.)

Поскольку невозможно выполнить все дела, так или иначе приходится отсекать лишнее. В этом смысле эталоном может служить Микеланджело, которыйвответнавопрос:«Каквамудаетсясоздаватьтакиевеликолепные

статуи?», - ответил: «Я смотрю на глыбу мрамора и просто удаляю с нее все

Чистка является не временной мерой, а законной постоянной

составляющей процесса стратегического планирования и принятия

решений. Например, Г.Минцберг46 обновления компании

1. «Размораживание»: создание убежденности в необходимости

Метод «Здорового пофигизма»

«Здоровый пофигизм» — подход к управлению личной работой (в первую очередь в области чистки и расстановки приоритетов), исходящий

из психологической установки «всех дел не переделаешь», «накажут, но не

44Сайт Архангельского

45Сайт Архангельского

46Г.Минцберг. Стратегический процесс

55

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

убьют же», «подожди выполнять, отменят» (армейский «принцип ПВО»),

и т.п. Принцип позволяет сохранять спокойствие и выдержку в хаосе,

аврале и непредсказуемости управленческой деятельности.

Метод трех гвоздей

Есть анекдот о председателе необыкновенно успешного колхоза, к которому съехались коллеги для обмена опытом. В ответ на вопрос о его

секрете председатель ответил: «Мой секрет – метод трех гвоздей. Видите,

у меня над столом в стенку вбито три гвоздя? Любое ценное указание

сверху я вешаю на первый гвоздь не читая. Когда приходит напоминание,

перевешиваю указание на второйгвоздь, а напоминание вешаю на первый.

Выполняю только то, что висит на третьем гвозде. Практика показывает,

что большинство указаний даже до второго гвоздя не доходит» Дляэффективногоиспользованияданногометоданеобходимовыделить

те области вашей деятельности, где этот метод применим

Концепция «альтернативной стоимости»

Потратив300рублейнапоходвкино,выпотерялине300рублей,аобед,

который могли купить на эти же деньги. Потратив полчаса на выполнение

могло вам дать выполненное за эти полчаса более важное дело. Риск получить нахлобучку за невыполнение маловажного дела может

окупаться тем результатом, который вы получили, потратив время на

Принцип «ПВО»

Расшифровка принципа ПВО звучит следующим образом: «Подожди

выполнять – отменят». Указание некого советского министерства в 1980-

е годы немедленно и срочно перевести всю документацию на западный

формат даты (месяц-день-год). Не проявившие «здорового пофигизма»

приведя к прежнему формату

Метод «наивных вопросов»

Предполагается, что эти «наивные вопросы» следует задавать себе при осуществлении рефлексии. Например: «Почему это должен делать именно я?», «Нужно ли нам это делать вообще?», «Что нам нужно на самом деле и нельзя ли достигнуть того же самого другим, более простым способом?» В большой авиакомпании был задан наивный вопрос: «Зачем

мы кладем в салат маслины?» (можно предположить, что так «полагалось

по технологии», которую составил профессиональный повар много лет

назад). После успешного эксперимента на одном из рейсов маслины

перестали класть в салат на всех рейсах авиакомпании, причем ни один

пассажир даже не обратил на это внимания. Компания получила 150

тысяч долларов ежегодной экономии

Методы работы с хвостами и долгами

56

http://video.decision.ru

Персональный менеджмент

Работа с хвостами и долгами

сроков и их соблюдения

Брейте хвосты на корню!

Определение приоритетов

Расстановка приоритетов

•Метод Эйзенхауэра

•Закон Парето

•Анализ АБВ

•Метод «Пауины»

•Метод «Мельницы»

Матрица Эйзенхауэра

Все дела делятся на две категории по двум критериям: важность и

срочностьвыполнения.Соотнесяэтикритериимеждусобой,мыполучаем

4 категории задач

1.Срочные/важные дела.

2.Менее срочные/важные задачи.

3.Срочные/менее важные дела.

4.Менее срочные/менее важные задачи.

Не следует путать срочность с важностью. Важные дела способствуют достижению главных целей, а срочные, если не будут выполнены сейчас, то могут быть не выполнены никогда

Важность

БА

В

Срочночть

Начинаясвойдень,неделю,месяц,год,выможетезаранеераспределить

любые дела как «Важные, срочные», «Важные, но не срочные», «Неважные,

но срочные», «Неважные, несрочные», вписывая в соответствующие

квадратики. Ведь очень много времени порой уходит на то, чтобы решить,

за какую задачу взяться в первую очередь. Матрица идеально помогает: вы

Важноесрочноеделотребуетнемедленногорешения,важноенесрочное

стоит поручить другому или же наметить иной, приемлемый для вас срок

его выполнения. Здесь главное - не затягивать до момента, когда оно станет

57

Решение: учебное видео

Уче бное пособие

Метод «Мельницы»

(Вклад целей в устремления)

Для этого можно прибегнуть к следующей схеме

•Определить вес, который вносит каждая цель в каждое из

устремлений

•Суммировать полученные показатели по каждой цели и определить

наиболее важные цели.

Учет биоритмов

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям,происходящимврамкахестественногоритма.Говорятобычно

о «человеке утра» или «жаворонке» и о «человеке вечера» или «сове». Пик

работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Изучив себя, зная, когда у него наступает пик активности, как быстро он

не теряя на качестве труда, человек может расписать свой рабочий день, чтобы не потерять зря ни минуты. И, чтобы не противоречить организации,котораятребуетдействий, можетпродумать,каквыполнять

Кэтойзадачеможноподойтииболеесерьезно,изучиввсеособенности собственных биоритмов. В жизни каждого человека присутствуют и

воздействуют три различных потока энергии

•физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);

•психический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений,

творческих сил);

•интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности)

60

http://video.decision.ru