25.Особенности внедрения систем электронного документооборота для предприятий и организаций.

Внедрение электронного документооборота в организации состоит из нескольких этапов. В первую очередь рекомендуется автоматизировать работу отделов, через которые проходят наибольшие потоки документов, в которых необходим строгий контроль документов и где внедрение системы электронного документооборота дает максимальный эффект. Как правило, служба документационного обеспечения управления - это то подразделение, где СЭД внедряется в первую очередь.

Подготовительный этап

Уточнение целей, которые хочет достичь заказчик, внедряя систему электронного документооборота. Этот этап уже был подробно описан в предыдущем материале, посвященном формированию технического задания (ТЗ), поэтому сейчас мы не будем детально его разбирать.

Обследование и оптимизация документооборота заказчика

Особенностью технологии внедрения информационной системы в российской организации является проведение обследования документооборота. В отличие от западных компаний, где документооборот, как правило, формализован и ничего обследовать уже не требуется.

Обследование необходимо провести, чтобы уточнить существующую схему документооборота (маршруты и типы документов, правила их регистрации, секретность документов и многие другие, связанные с этим вопросы).

Обследование включает:

• анализ организационной структуры, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.

В ходе обследования используются следующие методы сбора информации:

• запрос на предоставление информации;

• анкетирование;

• интервьюирование и обсуждение.

Этап подготовки технического задания

При подготовке ТЗ фиксируются требования:

• к объему функциональности системы;

• к настройке системы;

• к организационной структуре:

• к способам обеспечения безопасности и надежности;

• к объему работ. и т.д

Этап заключения договора

• Утверждение ТЗ. Оно необходимо для понимания обеими сторонами объема и состава работ для минимизации возможных недоразумений типа: «Вы же нам обещали?» - «А вы ТЗ почитайте, там про это ничего не написано».

• Утверждение графика и стоимости работ.

• Утверждение объема и режима технической поддержки.

Этап подготовки инфраструктуры

Приведение технической инфраструктуры заказчика в соответствие с требованиями технического задания. Сюда входит закупка и установка необходимого оборудования.

На этом и последующем этапах роль сотрудников службы ДОУ в основном контролирующая (чтобы все мероприятия были выполнены качественно и в срок, даже если за их содержание несут ответственность другие службы).

Этап инсталляции системы

Инсталляция системы состоит из следующих этапов.

• Установка серверного ПО.

• Установка пользовательских рабочих мест.

• Тестирование работоспособности системы.

• Настройка системы в соответствии с организационной структурой организации.

Этап обучения

Обучение технического специалиста - включает полный курс обучения администратора системы:

• установка системы на сервер;

• установка и настройка клиентской части системы;

• работа и настройка системы;

• настройка организационной структуры;

• администрирование системы.

Групповое обучение пользователей в режиме презентации: обзор возможностей программного продукта, интересные особенности.

Этап опытной эксплуатации

Испытание системы в условиях, приближенных к условиям последующей штатной эксплуатации, с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований.

Опытная эксплуатация заключается в непосредственной работе сотрудников организации с функционирующей и настроенной системой.

Этап корректировки

Корректировка функционала системы на основе результатов опытной эксплуатации.

Здесь сотрудники службы ДОУ могут проверять, насколько точно разработчики и внедренцы учли пожелания компании-заказчика и насколько корректно в целом работает СЭД с точки зрения пользователей.