Лабораторная работа № 2. Управление ресурсами проекта

На первой стадиипосле создания плана-графика выполнения работ обычно выполняется назначение ресурсов на работы. Подресурсамипонимаются люди-исполнители работ, оборудование, энергия, материалы и т.п., необходимые для выполнения всех работ проекта. Возможно использование ресурсов двух типов:возобновляемые иневозобновляемые.

Возобновляемые, т.е. многократно используемые ресурсы - это люди или оборудование.

Невозобновляемыересурсы используются однократно - это материальные ресурсы, например,бетон, лесоматериалы, гвозди, электроэнергия и т.п.

Ресурсное планирование проекта– это процесс назначения ресурсов работам проекта и связанное с ним редактирование варианта календарного графика.

В MS Project при ресурсном планировании проектов используются следующие понятия:

• Объем работ (трудозатраты) -общее количество трудового ресурса, необходимое для выполнения работы. Выражается в «человеко-часах», «человеко-днях», «человеко-месяцах» и т. д.

• Объем назначений -общее количество единиц ресурса (объем ресурса), назначенных данной работе. Объем назначений может быть выражен в абсолютных единицах или в процентах. Так, например, для выполнения работы объем назначений топ-менеджер – 50% означает, что ежедневно данный ресурс задействован в данной работе только половину своего рабочего дня.

Для материальных ресурсов объем назначений соответствует объему работ при фиксированном назначении или скорости потребления ресурса при изменяющемся назначении. Фиксированным является единовременное назначение работе некоторого материального ресурса, например, в начале работы. При изменяющемся назначении объем израсходованного ресурса является функцией времени.

• Календарь ресурса- распределение рабочего и нерабочего времени для конкретного ресурса; календарь может быть задан только для возобновляемого ресурса; формат календаря ресурса идентичен формату стандартного календаря.

• Доступность ресурса -это период рабочего времени, в течение которого он может быть запланирован для выполнения работы.

Доступность ресурса определяется:

- рабочим временем, установленным календарем ресурса,

- начальной и конечной датой использования ресурса,

- располагаемым количеством ресурса в данный период времени.

При ресурсном планировании проекта возможны два основных подхода:

- ресурсное планирование «от ресурсов» - распределение имеющихся ресурсов между работами с целью последующего выявления дефицитных и избыточных ресурсов;

- ресурсное планирование «от задач» - назначение работам требуемых ресурсов в необходимом количестве с целью определения общих потребностей в ресурсах различного типа.

Используем первый подход, который предполагает выполнение следующих шагов:

• Сведения о ресурсах проекта вводятся с помощью Листа ресурсов, без указания для трудовых ресурсов максимального объема назначения.

• Для каждого исполнителя в окне Сведения о ресурсе, описывается график рабочего времени.

• Для каждого трудового ресурса задается макс. объем назначения.

• Выполняется назначение задачам проекта.

На данном этапе будем считать, что все имеющиеся в наличие трудовые ресурсы доступны в соответствии с рабочим временем, определенным стандартным календарем.

Создание списка ресурсов

Задание 2.1.Создать список ресурсовПроекта организации офиса компании.

Рис.2.1. Лист ресурсов

Технология выполнения

1. Загрузите MicrosoftProjectи откройте файл проектаПроект организации офиса компании (созданного во время выполнения первой лабораторной работы).

2. Перед вводом списка ресурсов измените шаблон сумм оплаты людских ресурсов. Для этого выполните команду СЕРВИС/Параметрыи на вкладкеОбщиевведите дляСтандартной ставки по умолчаниюшаблон оплаты в рублях за месяц -0,00р./мес, и дляСтавки сверхурочных работ по умолчаниюшаблон оплаты в рублях за день -0,00р./д.

3. Выполните команду ВИД/Лист ресурсов. Выполните командуВИД/Таблица/Ввод.

4. В поле Название ресурсавведите название ресурса в соответствии с изображением на рисунке 2.1. Определите группу ресурса и введите в полеГруппаее условное название. Для материалов введите названия единиц измерения материалов в соответствии с рис.2.1.

5. В поле Типопределите тип ресурса:

- для возобновляемого ресурса (люди или машины) выберите тип Трудовой.

- для материального ресурса - тип Материальный.

6. Для материальных ресурсов введите названия единиц измерения материалов в соответствии с рис.2.1.

7. Для каждого ресурса типа Трудовойвведите в полеМакс. единицмаксимально доступное количество единиц этого ресурса в процентах. Например, для ресурса «рабочие», введите 400 %, чтобы указать, что будут наняты четыре единицы, т.е. 4 рабочих с полной рабочей неделей.

8. Для людских ресурсов введите размеры стандартной оплаты в рублях за месяц (Стандартная ставка) и оплаты сверхурочных работ в рублях за день (Ставка сверхурочных).

9. Для материальных ресурсов в поле Стандартная ставкавведите стоимость ресурса в соответствии с рис.2.1.

10. Сохраните файл проекта.

Назначение ресурсов на работы

Ресурс можно назначить на любую работу и изменить назначение в любое время.

Можно назначать несколько ресурсов на одну работу и определить для использования ресурса полную рабочую неделю или частичную занятость ресурса на работе. Если использование ресурса на работе превышает продолжительность полной рабочей недели, обозначенное в календаре рабочего времени ресурса, MicrosoftProjectвыводит название перегруженного ресурса красным цветом.

Назначение ресурсов можно выполнять, используя формы Назначение ресурсовиСведения о задаче.

Задание 2.2.Выполните назначение ресурсов на работы в соответствии с данными таблицы 2.1.

Таблица 2.1.

Наименование работы	Ресурс	Количество единиц ресурса
Этап 1.Подготовительный
Подготовка заявки в КУГИ на аренду помещения	Топ-менеджер Менеджер	10% 100%
Получение предложений КУГИ и осмотр вариантов помещений	Менеджер	100%
Выбор варианта и заключение договора на аренду помещения	Топ-менеджер Менеджер,	100% 100%
Подготовка технического задания на ремонт помещения	Топ-менеджер Менеджер	50% 100%
Этап 2.Строительные работы в помещении офиса
Наем рабочих для выполнения ремонта	Топ-менеджер	30%
Подготовка помещений, демонтаж перегородок, очистка помещений, уборка мусора	Рабочие	200%
Замена оконных рам и установка стеклопакетов	Рабочие	250%
Установка межкомнатных перегородок	Рабочие	300%
Ремонт пола и настилка линолеума	Рабочие	200%
Монтаж подвесных потолков	Рабочие	200%
Выполнение электромонтажных работ	Электрики	200%
Выполнение сантехнических работ	Сантехники	200%
Окраска стен и потолков	Рабочие	300%
Замена дверей	Рабочие	200%
Уборка строительного мусора	Рабочие	100%
Контроль хода строительных работ	Топ-менеджер Менеджер	20% 80%
Этап 3.Оборудование офиса
Приобретение офисного оборудования и материалов	Топ-менеджер Менеджер	30% 50%
Установка и наладка офисного оборудования	Топ-менеджер Менеджер Наладчики	10% 20% 100%
Этап 4. Подготовка офиса к функционированию
Наем офисного персонала	Топ-менеджер Менеджер	30% 50%
Проведение рекламной компании	Топ-менеджер Менеджер	50% 100%
Подготовка и проведение презентации офиса	Топ-менеджер Менеджер	100% 50%

Технология выполнения

1. Выполните команду ВИД/Диаграмма Ганта.

2. В поле Название задачи, щелкните по работе, на которую нужно назначить ресурс, и затем щелкните по кнопке инструментальной панелиНазначить ресурсы.-

3. В окне Назначение ресурсов(см. рис. 2.2) щелкните в полеНазвание ресурсапо названию того ресурса, который Вы хотите назначить на работу и нажмите кнопкуНазначить. Появление метки слева от колонкиНазвание ресурса указывает, что ресурс назначен на выбранную работу.

Рис.2.2. Вид окна назначения ресурсов на работу «Подготовка заявки в КУГИ»

Чтобы назначить частично занятый ресурс, введите или выберите в колонке Единицыпроцент меньше чем 100, чтобы представить ту часть рабочего времени ресурса, которую Вы хотите потратить на работу.

Чтобы назначить несколько ресурсов на работу, удерживайте нажатой клавишу CTRL,и щелкайте по названиям ресурсов.

Чтобы назначить больше единицы того же самого ресурса, например, двух рабочих, введите или выберите в колонке Единицыпроцент равный 200. Если необходимо, введите название нового ресурса в колонкеНазвание ресурса.

Окно команды Назначение ресурсов не является модальным, то есть его можно не закрывать, чтобы перейти в другое окно.

В поле Название задачипредставленияДиаграмма Гантащелкните по следующей работе и в окне командыНазначение ресурсов введите назначения на выбранную работу

4. Щелкните кнопку Закрыть. ОкноНазначение ресурсов закроется.

Примечание.

При назначении ресурсов на работу Контроль за ходом строительных работ автоматически увеличивается длительность это работы. Поэтому следует в полеДлительностьдля этой работы установить прежнее значение (примерно 68 дней).

5. Выполните назначение ресурсов, используя форму Сведения о задаче. Для этого дважды щелкните по наименованию следующей по порядку работы. Откройте вкладкуРесурсы и выберите из списка столбцаНазвание ресурсанужный ресурс (см. рис. 2.3). В столбцеЕдиницыукажите объем назначений для ресурса. Выполните все назначения на данную работу в соответствии с данными таблицы 2.1. Щелкните кнопкуOk. ОкноСведения о задаче закроется.

Рис.2.3. Назначение ресурсов в окне формы Сведения о задаче

6. Используя любой из рассмотренных ранее способов, выполните назначение ресурсов в соответствии с таблицей 2.1 на все остальные работы.

7. Назначьте работам соответствующие им по смыслу материальные ресурсы с учетом плана помещения офиса. Планировка помещений офиса приведена в приложении 1.

Примечание

Вы можете заменять один ресурс другим. Выберите работу, ресурс которой Вы хотите заменить. В диалоговом окне Назначение ресурсов, выберите назначенный ресурс и щелкните по кнопкеЗаменить. Выберите один или более назначаемых ресурсов и затем щелкните кнопкуOk.

Замечание

Если необходимо заново определить трудоемкость работы типа FW, то предварительно удалите все назначенные на нее ресурсы.

Вывод информации проекта

Пакет программ MicrosoftProjectобладает разнообразными средствами отображения информации проекта. К их числу относятся таблицы, фильтры, представления, формы, отчеты.

Информация проекта хранится в таблицах. Формы реализуются на основании таблиц и фильтров. Для того, чтобы применить фильтр используют команду ПРОЕКТ/Фильтр.

Основными формами представления информации являются:

• календарное расписание (Календарь);

• линейная диаграмма или диаграмма Ганта (Диаграмма Ганта);

• линейная диаграмма хода работ (Диаграмма Ганта с отслеживанием);

• таблица данных о загрузке ресурсов с разбивкой по работам (Использование задач);

• сетевой график (графикPERT);

• список ресурсов (Лист ресурсов);

• таблица распределения ресурсов (Использование ресурсов);

• диаграмма загрузки ресурсов (График ресурсов);

Отчеты предназначены для вывода на принтер информации в табличном виде. Уп­рав­ление отчетами осуществляется при помощи команды Отчет/Отчеты. Основой для формирования отчетов служат представления данных о графике, таблицы, фильтры. Кроме возможности использования многочисленных стандартных видов отчетов пользователь может в широком диапазоне редактировать отчеты, применять в них различные фильтры и сортировки, а также конструировать собственные отчеты.

Задание 2.3.

Просмотрите подробную информацию по каждой работе проекта, графики использования каждого трудового ресурса. Определите, какие из них перегружены и когда. Выведите отчеты об использовании этих ресурсов.

Технология выполнения

1. Выведите на экран список работ с календарной диаграммой и формой с детальной информацией о работах. Для этого щелкните по кнопке Другие представленияна инструментальной панели представлений. Выберите в окнеДругие представлениявидВвод задач. На экране появится форма, имеющая вид как на рис. 2.4.

Рис. 2.4 Вид окна Ввод задач

2. Просмотрите подробную информацию о каждой работе, щелкая по кнопкам ПредыдущаяиСледующая.

3. Закройте расположенную в нижней части экрана форму с детальной информацией о работах. Для этого выполните команду ОКНО/Снять разделение. С помощью командыОКНО/Разделитьвосстановите отображение формы.

4. Просмотрите график загрузки рабочих. Для этого предварительно командойОКНО/Снять разделение отключите разделение экрана на два окна. Откройте список ресурсов с помощью командыВИД/Лист ресурсов. Определите, какие ресурсы перегружены (выделены красным цветом). Выделите строку с ресурсом «рабочие» и выполните командуВИД/График ресурсов. Изображение на экране должно соответствовать рис. 2.5. Просмотрите графики загрузки других трудовых ресурсов. Для просмотра графиков загрузки других ресурсов воспользуйтесь либо левой линейкой прокрутки, либо клавишамиPgDnиPgUp. Установите, какие ресурсы перегружены.

Рис. 2.5. График ресурсов,отображающий загрузку рабочих

5. Откройте форму для просмотра сведений о тех работах, на которых используются рабочие. Для этого предварительно выделите в списке ресурсов этот ресурс и выполните команду ВИД/ Другие представления. Выберите в окнеДругие представлениявидФорма ресурсов. Нажмите кнопкуПрименить. На экране появится форма, имеющая вид как на рис. 2.6.

Рис.2.6. Вид формы с детальной информацией об использовании ресурса «рабочие»

6. Просмотрите график использования ресурса рабочие в окне Назначение ресурсов. Для этого выполните командуВИД/ Диаграмма Ганта. Выделите в списке работ те, на которых задействованы рабочие и затем щелкните по кнопке инструментальной панелиНазначить ресурсы-. В окнеНазначение ресурсовнажмите кнопкуГрафики. ОкноГрафикипозволяет вывести график загруженности ресурса в нескольких форматах. Выберите из спискаГрафик: элементТрудозатраты назначения, чтобы просмотреть трудозатраты ресурса по выбранным работам и оставшуюся доступность ресурса. Изображение на экране должно соответствовать рис. 2.7. Просмотрите графики загруженности рабочих в форматахТрудозатратыиОставшаяся доступность.

7. Просмотрите с помощью представления Использование ресурсов загруженность рабочих. Для этого выполните командуВИД/ Использование ресурсов. РежимИспользование ресурсов позволяет просмотреть ресурсы проекта вместе с работами, на которые они назначены, с группировкой по работам (см. рис. 2.8). Используя это режим, можно выяснить, сколько часов каждый ресурс работает на определенных работах, и увидеть, какие ресурсы перегружены. Можно также определить, сколько свободного времени остается у каждого ресурса для дополнительных работ.

Рис. 2.7. График загруженности рабочих в формате трудозатраты назначения.

Рис. 2.8. Вид представления Использование ресурсов

Примечания

• Вы можете настроить шкалу времени на другой масштаб, например, на недели, если это более удобно для работы с проектом. Для этого выполните команду ФОРМАТ/Шкала времении измените значения в поляхЕдиницы, расположенных на вкладках различных уровней. Изменить масштаб временной шкалы можно также используя кнопки стандартной инструментальной панелиУвеличитьиУменьшить.

• Изменение представления или вкладки не добавляет информацию в проект и не изменяет информацию проекта; оно только изменяет способ отображения проектной информации.

• Если название ресурса выделено жирным красным цветом, то это означает, что ресурс перегружен.

8. Просмотрите календарный график в режиме предварительного просмотра. Для этого выполните команду ВИД/Диаграмма Гантаи затем командуФАЙЛ/Печать, затем щелкните по кнопкеПросмотр. Тот же самый результат можно получить, выполнив команду ФАЙЛ/Предварительный просмотр.

9. Выведите отчет об использовании трудовых ресурсов. Для этого выполните команду ОТЧЕТ/Отчеты,в окнеОтчетывыберите вариантЗагрузка, а затем щелкните по кнопкеВыбрать. В окнеОтчеты по загрузкевыберите вариантИспользование ресурсови щелкните по кнопкеВыбрать. Просмотрите страницы отчета. Закройте отчет.

10. Выведите отчет о перегруженных ресурсах. Для этого выполните команду ОТЧЕТ/Отчетыи в окнеОтчетывыберите вариантНазначения, а затем щелкните по кнопкеВыбрать. В окнеОтчеты по назначениях выберите вариантРесурса с превышением доступностии щелкните по кнопкеВыбрать. Просмотрите отчет. Закройте отчет.

11. Просмотрите, какие отчеты можно создать в Microsoft Project. Для этого в окнеОтчетывыберите вариантНастраиваемые. В окнеНастраиваемее отчетыпросмотрите список стандартных отчетов. Можно сформировать макет нового отчета (кнопкаСоздать), изменить любой из имеющихся отчетов (кнопкаИзменить), создать копию отчета (кнопкаКопировать), а также используяОрганизаторимпортировать макет отчета из другого проекта, или экспортировать созданный макет отчета в другой проект, также удалить макет отчета из проекта.

Устранение перегрузки ресурсов

Ресурс, для которого суммарный объем назначений на некотором интервале времени превышает располагаемое количество этого ресурса, называется перегруженным. Устранение перегрузки ресурсов может быть осуществлено автоматически или вручную. Как правило, выравнивание загрузки ресурса осуществляется с использованием следующих методов:

- перенос сроков выполнения работы до тех пор, пока ресурс не освободится;

- увеличение длительности работ.

Если сдвигаемые работы не находятся на критическом пути, то выравнивание не приведет к увеличению продолжительности проекта.

Рис. 2.9. Вид окна с графиком загрузки рабочих, совмещенным с календарной диаграммой

Задание 2.4. Вывести на экран график загрузкирабочих, совмещенный с календарной диаграммой и устранить перегрузку этого ресурса. Устранить перегрузку 2-мя способами:

1 способ – уменьшением перекрытия работ;

2 способ – увеличением до 5 единиц максимально возможного количества рабочих.

Технология выполнения

1. Сохраните изменения проекта.

2. Для вывода графика загрузки ресурса «рабочие» совместно с линейной диаграммой работ этого ресурса щелкните по кнопке График ресурсов на панели представлений. Используя левую ли­нейку прокрутки, выведите график загрузки ресурса «рабочие». Откройте второе окно просмотра, выполнив команду ОКНО/Разделить. Перейдите во второе окно просмотра, щелк­нув по нему левой клавишей мыши. Щелкните по кнопке Диаграмма Ганта для вывода в ниж­нее окно линейной диаграммы. Вы должны получить примерно такое изображение как на рис. 2.9.

3. Определите, в какой момент времени выполнения работ проекта произошла максимальная перегрузка ресурса рабочие. Сколько рабочих требуется для выполнения работ, чтобы устранить перегрузку. Из рисунка 2.9. видно, что перегруз ресурса рабочие возникает только в один день, поэтому нецелесообразно увеличивать количество рабочих. Для устранения перегрузки уменьшите или совсем устраните перекрытие работ. Для изменения перекрытия работ дважды щелкайте левой клавишей по линии связи работ и устанавливайте новое значение в поле Запаздывание. Просмотрите, какой стала продолжительность работ всего проекта после устранения перегрузки рабочих. Она может возрасти на несколько дней.

4. Выполните устранение перегрузки ресурса рабочие увеличением его объема. Для этого закройте файл проекта, не сохраняя его, а затем откройте ранее сохраненную версию проекта (с не устраненными перегрузками рабочих). Устраните перегрузку добавлением одного рабочего. Для этого откройте на экране два окна: одно окно - со списком ресурсов, другое - с графиком загрузки рабочих. Установите количество единиц ресурса «рабочие» равным 5. Увеличьте численность рабочих на наиболее продолжительных работах. Просмотрите график загрузки. Добейтесь устранения перегрузки рабочих уменьшением или устранением перекрытия работ.