книги / Современная пресс-служба.-1

В государственной и коммерческой структурах управле­ ние общественными отношениями и взаимодействие со СМК, при определенной специфике, остается общим - разра­ ботка и реализация эффективной информационной и комму­ никационной политики. Это основополагающие направления деятельности, обеспечивающие решение комплекса задач политического, социального, коммерческого развития и удовлетворения потребностей общества в информации.

Эффективность этой работы обеспечивается основными приемами, методами и правилами разработки коммуникаци­ онных и информационных технологий и системным подхо­ дом к информации, целевым аудиториям.

В основе информационной политики - честная, откры­ тая, прозрачная деятельность, или наоборот.

Работа строится на пяти основных принципах:

1)комплексное использование внутренней и внешней коммуникационной среды;

2)точная постановка целей, задач, тактики и стратегии;

3)рациональное планирование;

4)равнодоступность информации для всех заинтересо­ ванных лиц;

5)анализ восприятия объекта общественностью и про­ фессиональной реализации.

Соблюдение этих принципов закладывает основу эф­ фективности взаимодействия власти с гражданами, предпри­ ятия с персоналом, клиентами, органами власти и контроли­ рующими организациями, населением, конкурентами и дру­ гими целевыми аудиториями.

Информация распространяется планомерно, комплексно, оперативно, непрерывно, с соблюдением объективности и за­ конности.

Программа взаимодействия пресс-службы, пресссекретаря с органами государственной власти и СМК учиты­

вает политические процессы в обществе.

Пресс-секретарь всегда выступает субъектом коммуни­ кации.

Приведем некоторые термины и приемы эффективной коммуникации.

Информация - это сведения, факты о ком или о чем-либо; сообщение о фактах, событиях или совокупность сведений.

Коммуникация - это свойство, универсальный способ существования живой природы и человеческого общества.

Социальная коммуникация (от лаг. communicatio - сообщение) - передача информации от одной социальной системы к другой посредством специальных материальных носителей, сигналов: 1) необходимый элемент взаимодейст­ вия социальных субъектов, в ходе которого осуществляется передача и взаимопередача информации, чувств, оценок, зна­ чений, смыслов, ценностей и т.д.; 2) процесс взаимодействия субъектов в обществе, содержанием которого является про­ изводство, обмен, кодирование и декодирование, потребле­ ние и использование информации в масштабах от межлично­ стного до глобального; 3) социальная коммуникация есть

во, а также способ существования и взаимодействия соци­ альных институтов и социальных практик в их историческом развитии.

С оциология: Краткий тематический словарь. Ростов н/Д, 2001. С. 173.

Пресс-секретарь, как главный коммуникатор, и прессслужба, в рамках делегированных полномочий, призваны обеспечить регулярность, доступность и оперативность ин­ формации для целевых групп в нужное время и в удобном формате.

Важна технологическая реализация коммуникационной политики предприятия, эффективное использование инфор­ мационных ресурсов внутри корпорации и во внешней среде, методы ее осуществления. Хорошо, когда руководители всех сфер относятся к социальной коммуникации как к процессу установления социальных связей.

Одним из эффективных методов реализации коммуни­ кационной политики предприятия в целях формирования внутрикорпоративной и внешней информационной среды, защиты прав и интересов акционеров может быть такой ин­ струмент, как информационный регламент (далее - ИР).

В начале девяностых годов специалистами ОАО «Свя­ зьинвест» (директор департамента внешней коммуникации О.М. Михайлов), были разработаны методические рекомен­ дации по созданию ИР в телекоммуникационной отрасли. В целях упорядочения информационной деятельности прессслужба ОАО «Уралсвязьинформ» на разных этапах совер­ шенствовала свой ИР в соответствии со стратегическими це­ лями и задачами компании.

На практике ИР действительно способен упорядочить внутреннюю и внешнюю коммуникацию и структурировать информационную работу государственного учреждения или коммерческого предприятия.

ИР практически исключает произвольное толкование кем-либо внутрикорпоративной информации или сообщения во внешний мир. Это позволяет избежать многих ошибок

в социальной коммуникации, в работе над имиджем и репу­ тацией предприятия, государственной структуры, органа ме­ стного самоуправления. Работа с информацией требует сис­ темной технологии.

В ОАО «Уралсвязьинформ» в связи с изменением право­ вой базы, уставных документов, реалий времени и экономики был создан документ, позволивший упорядочить деятельность всех структурных подразделений в работе с информацией. А главное - организовать информационные потоки, а также порядок раскрытия общедоступной информации.

Пресс-службе очень помогли юристы компании, когда некоторые руководители не принимали перечень информа­ ции, представляемой в пресс-службу. Постепенно, психоло­ гические и организационные барьеры преодолевались. Со­ трудничество со всеми руководителями, персоналом подраз­ делений привело к созданию стандартного пакета раскры­ ваемой информации, направленной на внутрикорпоративную информированность, привлечение внимания потенциальных инвесторов и потребителей услуг, формирование имиджа информационно прозрачной, открытой и инвестиционно привлекательной компании.

Введение ИР позволило также решить проблему управ­ ления информационной и коммуникационной политикой и, что не менее важно, создать единый центр поступления и распространения информации —пресс-службу.

Прошли годы. ИР сыграл особую роль в процессе обра­ зования межрегиональной телекоммуникационной компании Уральского региона. Заложенные в ИР организационные принципы помогли в создании единого информационного пространства межрегиональной компании ОАО «Уралсвязь­ информ», в позиционировании и продвижении ее услуг.

Технология работы по внедрению ИР организационно элементарна, но требует времени. Следует начать с обосно­ вания - аналитической записки первому лицу предприятия о необходимости принятия ИР, его целях и задачах. Если нет системы, если не упорядочены полномочия по работе с ин­ формацией - у вас будут постоянно возникать проблемы, и ваш руководитель или вы сами можете оказаться в положе­ нии пресс-секретаря, который узнает новости о своей компа­ нии из внешних источников, прессы, Интернета.

Проект (основа) ИР создается с учетом специфики пред­ приятия, географических и исторических особенностей, задач позиционирования компании и продвижения продукта (услуги).

Его в обязательном порядке следует согласовать с юри­ дической службой, структурами по защите информации (это не оговорка - по закону вы должны обеспечить защиту госу­ дарственной и коммерческой тайны, конфиденциальность). Компетентные сотрудники внесут дополнения, поправки. Эту процедуру необходимо осуществлять письменно и сохранять все оригиналы документов.

ИР должен ответить на вопрос, что необходимо делать для организации эффективной информационной политики

вгосударственной структуре или на предприятии, в банке,

вместном самоуправлении.

Документ основывается на исполнении требований за­ конов Российской Федерации. И в первом разделе «Общие положения» обозначаются основные законы, которыми вы будете руководствоваться в зависимости от сферы деятель­ ности. Например: о госслужбе; о защите прав потребителей; о СМК и рекламе; о защите прав и законных интересов инве­ сторов на рынке ценных бумаг; об акционерных обществах и другие. Важно указать нормативные акты, принимаемые

органами исполнительной и законодательной власти, реше­ ния которой обязательны для всех; устав компании и другие документы.

Законов много, и чтобы не распыляться, а создать необ­ ходимый для работы документ, обратитесь за помощью к юристам. Они помогут обозначить законы, которые в обя­ зательном порядке надо указать в вашем ИР и, соответствен­ но, руководствоваться ими.

В документе расшифровываются основные термины

и понятия, используемые в ИР. Раскрытие информации -

обеспечение ее доступности всем заинтересованным лицам, организациям по установленной ИР процедуре.

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, эконо­ мической, оперативно-розыскной, разведывательной и контр­ разведывательной деятельности, распространение которой может нанести ущерб государству.

Коммерческая тайна - научно-техническая, коммерче­ ская, организационная или иная используемая на предпри­ ятии информация, обладающая реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить эко­ номическую выгоду от ее разглашения или использования

Конфиденциальная информация - документированная информация, не составляющая государственную тайну, дос­ туп к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ (персональные данные, тайна следствия и судопроизвод­ ства, служебная тайна, профессиональная тайна, коммерче­ ская тайна и т.д.).

Общедоступная информация - информация, подлежа­ щая раскрытию в соответствии с законодательством РФ или внутренними нормативными документами структуры власти,

банка, предприятия или органа местною самоуправления.

Распространение информации - действия, которые делают

доступной информацию об организации и ее деятельности.

В разделе «Цели и задачи ИР» указывается, что доку­ мент принимается в целях упорядочения взаимодействия структурных подразделений при подготовке и раскрытии информации. Далее важно обозначить, решению каких задач призван способствовать ИР.

Например: представление организации, работающей

ространению и другое.

Следующий раздел систематизирует распределение функций отделов организации по информационным процес­ сам, то есть расписывается технология поступления инфор­ мации. Обработку поступившей информации обеспечивает пресс-служба. Предоставление информации отчетного харак­ тера государственным, надзорным и статистическим органам осуществляется профильными структурами в соответствии с внутренним уставом. Контроль над предотвращением уте­ чек конфиденциальных сведений осуществляют соответст­

вующие структуры. За проведение мониторинга информаци­ онного поля, сбор, хранение, обработку информации отвеча­ ет пресс-служба.

Письменные и устные запросы по различным направле­ ниям деятельности от информационно-аналитических агентств и СМК принимает и обрабатывает также прессслужба. В случае поступления подобных запросов в другие подразделения они обязаны адресовать их в пресс-службу.

В целях упрощения порядка сбора, согласования и рас­ крытия информации пресс-служба разрабатывает стандарт­ ный перечень информации, представляемой в пресс-службу,

подлежащий утверждению его руководителем, а затем рас­ пространяет его среди заинтересованных лиц. Ответствен­ ность за достоверность информации, переданной в прессслужбу, несет руководитель подразделения.

Информацию, подготовленную для СМК России и за рубеж, надо согласовать со службой по защите информации, юридическим отделом и первым руководителем.

На практике часто возникает вопрос о распространении официальной информации. Исключительное право выступать от имени организации и давать комментарии по всем вопро­ сам ее деятельности имеет первый руководитель. Право на публичные выступления и комментарии имеют его замести­ тели при получении соответствующих полномочий. Руково­ дитель пресс-службы имеет право на распространение ин­ формации по вопросам его компетенции и при получении полномочий от первого руководителя. Руководители струк­ турных подразделений имеют право на распространение информации о предприятии в пределах своих полномочий и только по прямому поручению первого руководителя. Руко­ водитель пресс-службы, пресс-секретарь, осуществляет об­

щую координацию информационной политики, организует публичные выступления первого руководителя и других должностных лиц.

Данную технологию необходимо прописать в ИР от­ дельным разделом, так же как и способы распространения официальной информации.

Информация распространяется пресс-службой в виде ответов на запросы заинтересованных лиц, информационных писем, статей, пресс-релизов, справок, буклетов, годовых от­ четов, аналитических обзоров, путем публикации в печатных и электронных СМК, прямой рассылки заинтересованным лицам, размещения на официальном сайте.

Важный информационный ресурс - официальный сайт должен быть также обязательно учтен в ИР. Официальным сай­ том в Интернете является сайт, зарегистрированный под домен­ ным именем. Основной целью размещения материалов здесь является оперативное доведение информации до заинтересо­ ванных лиц. Основными задачами сайта являются: утверждение в общественном мнении факта, что ваша организация является надежной (показать почему); оперативное опубликование ин­ формации; обеспечение обратной связи с заинтересованными лицами; реализация целевых программ социально ответствен­ ного бизнеса, требующих информационного сопровождения; привлечение потенциальных инвесторов.

За подготовку информации, ее размещение и обновле­ ние на сайте отвечает пресс-служба. В целях координации работы по оперативному занесению информации на сайт ру­ ководители структурных подразделений назначают ответст­ венных исполнителей для подготовки информации и обеспе­ чения ее передачи в пресс-службу. Ответственные сотрудни­ ки обеспечивают ежедневное обновление информации по своим разделам.