книги / Анализ хозяйственной деятельности предприятия
..pdfмам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматри ваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.
Контроль за выполнением планов анализа ведет замести тель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.
10.4. Информационное и методическое обеспечение анализа
Классификация источников данных, их характеристика. Требования к организации информационного обеспечения АХД. Методическое обеспечение анализа.
Состав, содержание и качество информации, которая привле кается к анализу, имеют определяющую роль в обеспечении действенности АХД. Анализ не ограничивается только эконо мическими данными, а широко использует техническую, техно логическую и другую информацию. Все источники данных для АХД делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те кущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды от четности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от четности, обеспечивает принятие корректирующих мер, направ ленных на успешное выполнение планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процес сов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерс ким учетом обеспечению анализа необходимыми данными (на пример, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии про изводственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
Учетным документом, согласно нашей классификации, явля ется и экономический паспорт предприятия, где накапливают ся данные о результатах хозяйственной деятельности за не сколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.
С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко торые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.
К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее.
Вих число входят следующие документы:
1.Официальные документы, которыми обязан пользовать ся субъект хозяйствования в своей деятельности: законы го сударства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов уп равления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2.Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3.Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
4.Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты, журналы, информационные бюллетени и т.д.).
5.Техническая и технологическая документация.
6.Материалы специальных обследований состояния произ водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра фия и т.п.).
7.Устная информация, которая получена во время встреч
счленами своего коллектива или представителями других предприятий.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней инфор мации — это данные статистического, бухгалтерского, опера тивного учета и отчетности, плановые данные, нормативные дан ные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, перио дических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо лее полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая инфор мация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К ис точникам регулярной информации относятся плановые и учет ные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация в свою очередь классифицирует ся на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризующую частую сменяемость собы тий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвен таризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определен ную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюн ктурные обзоры и т.д.).
К организации информационного обеспечения анализа предъ является ряд требований. Это аналитичность информации,
ее объективность, единство, оперативность, рациональ ность и др.
Смысл первого требования заключается в том, что вся си стема экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям
АХД, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эф фективности производства. Поэтому вся система информаци онного обеспечения АХД должна постоянно совершенство ваться.
Это очевидно в сегодняшней практике организации уче та, в планировании и статистике на предприятии. Там посто янно пересматриваются формы документов, их содержание, ор ганизация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в ви ду компьютерная технология)., Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости ин формационного обеспечения АХД и выработки управленчес
ких решений. |
/ |
Экономическая |
информация должна дост оверно, |
объективно отражать исследуемые явления и процес сы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитика ми предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.
Следующее требование, предъявляемое к организации ин формационного потока, — это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учет ного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое эко номическое явление, каждый хозяйственный акт должны ре гистрироваться только один раз, а полученные результаты мо гут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.
Эффективность анализа может быть обеспечена только тог да, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации до стигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ПЭВМ и т.д.
Одно из требований к качеству информации — это обес печение ее сопоставимости по предмету и объектам ис следования, периоду времени, методологии исчисления показа телей и ряду других признаков.
И наконец, система информации должна быть рацио нальной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или про цесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информа ции удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезно сти информации и на этой основе совершенствование информа ционных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.
Таким образом, информационная система АХД должна фор мироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных вы ше требований, что является необходимым условием повыше ния действенности и эффективности АХД.
Не менее важное значение в организации анализа имеет методическое его обеспечение. От того, какие методики анализа используются на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспече ние анализа обычно возлагается на специалиста, который осу ществляет руководство аналитической работой на предприя тии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в об ласти анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопро
сам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных программ анализа, по зволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты хозяйственной деятельности с использованием экономико математических методов.
10.5. Подготовка и аналитическая обработка исходных данных в анализе хозяйственной деятельности
Проверка исходной информации. Приведение показате лей в сопоставимый вид. Упрощение числовых показате лей. Аналитическая обработка данных.
Ответственным этапом в АХД является подготовка инфор мации, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.
В первую очередь информация, собранная для анализа, дол жна быть проверена на доброкачественность. Проверка про водится с двух сторон. Во-первых, аналитик проверяет, насколь ко полными являются данные, которые содержат планы и отчеты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяется пра вильность арифметических подсчетов. Аналитик должен обра тить внимание и на то, согласуются ли показатели, приведенные в разных таблицах плана или отчета и т.д. Такая проверка но сит технический характер.
Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к ана лизу данных по существу. В процессе ее определяют, насколь ко тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сфор мулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обо снованности показателей разных источников.
Анализ будет значительно менее трудоемким, если обеспе чена сопоставимость показателей. Для этого всю число вую информацию после проверки ее доброкачественности при
водят в сопоставимый вид, используя способы, рассмотренные нами в параграфе 4.3.
Аналитическое исследование часто носит прогнозный харак тер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерс ком учете. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объемк аналитических расчетов (когда они прово дятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в рублях или тысячах рублей. Прав да, здесь нужно сделать одно предостережение. Выбор степе ни упрощения зависит от содержания показателя, его величи ны и др. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основных средств и валовой продукции, до статочно иметь их объемы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину — он превратится в нуль. Поэтому при упрощении нужно обязательно сохранить 2-3 де сятичных знака.
При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет об легчить обобщающую оценку деятельности субъектов хозяй ствования.
Аналитическая обработка данных — это уже непо средственно анализ. Поэтому она является более ответствен ным этапом работы аналитика. Здесь производят сравнение фактических данных отчетного периода с данными прошлых лет, бизнес-плана, конкурирующих предприятий, средними по отрасли, изучают внутренние и внешние факторы, определяю щие результаты деятельности предприятия, изыскивают и обо сновывают величину резервов повышения ее эффективности. От того, насколько глубоко и качественно проведен анализ, зависят выводы и корректирующие действия по его результа там, стратегия и тактика бизнеса на перспективу. Поэтому очень важно в процессе обработки информации использовать наи более совершенный инструментарий анализа, позволяющий глубоко и комплексно исследовать экономические процессы, более точно измерить влияние факторов и величину хозяй ственных резервов.
10.6. Документальное оформление результатов анализа
Документы, которыми оформляются результаты ана лиза. Содержание пояснительной записки, справки, заклю чения. Экономический паспорт как документ для обоб щения результатов анализа.
Любые результаты аналитического исследования деятель ности предприятия в целом или его сегментовдолжны быть оформлены в виде документов. Это может быть аналити
ческий отчет (пояснительная записка), справка, за ключение.
Аналитический отчет обычно составляется для внешних пользователей. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки или заключения.
Содержание аналитического отчета должно быть до статочно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, он должен со держать общие вопросы — экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитичес кая часть отчета должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таб лицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При его оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обо снованными и направленными на улучшение результатов хозяй ственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяй ственных резервов.
Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть более.кон кретным, акцентированным на отражении недостатков или до стижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и ус ловий его деятельности.
Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из посто янного макета типовых аналитических таблиц и графиков и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы и графики позволяют систематизировать, обобщить изучаемый ма териал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они стро ятся в соответствии с требующимися для анализа данными. По казатели в аналитических таблицах необходимо размещать та ким образом, чтобы они одновременно использовались в каче стве аналитического и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать р одной таблице все показатели ра боты предприятия или бросаться в другую крайность — вво дить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное количество таблиц усложняет их использование. Аналитичес кие таблицы и графики должны быть наглядными и простыми для использования.
Такой порядок оформления результатов анализа в после днее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоя тельно разобраться в обработанной и систематизированной ин формации и принимать необходимые решения. -Бестекстовый анализ повышает свою действенность потому, что при этом со кращается разрыв между выполнением анализа и использо ванием его результатов.
На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Нали чие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспе чивает его преемственность за отдельные отрезки времени.
Результаты итогового анализа и разработанные на их ос нове мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после принятия соответствующих управленческих решений и действий.
10.7. Организация компьютерной обработки аналитической информации
Роль автоматизации экономических расчетов в повыше нии эффективности аналитических исследований. Орга низация АРМ аналитика.
Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообраз ных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потреб ность в аналитической информации значительно увеличивает ся. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, ком плексной оценки эффективности краткосрочных и долгосроч ных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.
Современные информационные технологии позволяют це ликом автоматизировать обработку всех экономических дан ных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.
Во-первых, повышается продуктивность работы экономи- стов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.
Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются эко номические явления и процессы, более полно изучаются фак торы и выявляются резервы повышения эффективности про изводства.
В-третьих, повышаются оперативность и качество анали за, его общий уровень и действенность.
Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяй ственной деятельности поднялись на более высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, на личие развитого программного обеспечения, диалогового режи ма работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ,