12 Системы управления базами данных 2006

12 Системы управления базами данных (СУБД) – 6 часов

12.1 Основные термины баз данных и баз знаний

Банк данных БнД - совокупность данных, относящихся к заданной теме и организованных таким образом, чтобы можно было взаимодействовать с абонентами База данных БД (database) - совокупность данных, организованных в

База знаний БЗ - база данных, которая содержит правила вывода и информацию об общечеловеческом и профессиональном опыте в некоторой области знаний. Примечание: в самоорганизующихся системах база знаний дополнительно содержит информацию, являющуюся результатом ранее решенных задач.

Управление информацией - совокупность функций, обеспечивающих управление сбором, анализом, хранением, поиском и распределением информации в системе обработки информации.

Управление данными - совокупность функций, которая обеспечивает доступ к данным, осуществляет или контролирует хранение данных, управляет операциями ввода - вывода в системах обработки данных.

Способ доступа - способ получения права на использование данных, памяти для чтения или записи данных, канала ввода - вывода для передачи данных. Примеры способов доступа: прямой, по индексу, последовательный.

Экспертная система: Система, основанная на знаниях, обеспечивающая решение задач в специальной или прикладной области, получая выводы из базы знаний, созданной на основе опыта человека.

Система управления базами данных (СУБД) или database system –

совокупность программных и языковых средств, обеспечивающих операции по

Отдельные БД могут объединять все данные, необходимые для решения одной или нескольких прикладных задач (прикладные БД), или данные, относящиеся к какой-либо предметной области (предметные БД). Предметные БД позволяют обеспечить поддержку любых текущих и будущих приложений, поскольку набор их элементов данных включает в себя наборы элементов данных прикладных БД.

(приложений, для которых невозможно заранее определить требования к данным). Такая гибкость и адаптация позволяет создавать на основе предметных БД достаточно стабильные информационные системы, т.е. системы, в которых большинство изменений можно осуществить без вынужденного переписывания старых приложений.

Целостность (от англ. integrity) – правильность данных в любой момент времени. Поддержание целостности базы данных может рассматриваться как защита данных от неверных изменений или разрушений.

Классификация банков данных использует следующие критерии: 1) по форме представления информации:

-видеосистемы;

-аудиосистемы;

-мультимедиа системы;

-символьные системы;

2) по степени структурирования;

-неструктурируемые,

-частично структурируемые,

-структурируемые.

3) структурированные БД по типу используемой модели

-иерархические,

-сетевые,

-реляционные,

-смешанные

-мультимодельные

4) по типу хранимой информации:

-документальные,

-фактографические

-лексикографические (класс)

5)по характеру хранения данных и обращения к ним различают

6)по охвату предметной области.

Классификация СУБД

1)по языкам общения на открытые, закрытые и смешанные;

2)по числу уровней в архитектуре;

3)по выполняемым функциям на

4)по сфере применения

5)по экономико-организационным признакам

2.1.2. Состав СУБД

В составе программных средств СУБД выделяют:

1)ядро (Data Base Engine), которое обеспечивает организацию ввода, обработки и хранения данных;

2)компилятор языка БД (обычно SQL);

3)компоненты настройки системы;

4)средства тестирования;

5)утилиты для восстановления и сбора статистической информации о функционировании СУБД.

Ядро СУБД отвечает за управление данными во внешней памяти, управление буферами оперативной памяти, управление транзакциями и журнализацию. Можно логически выделить следующие компоненты ядра

- менеджер данных, - менеджер буферов,

- менеджер транзакций - менеджер журнала.

Функции этих компонентов взаимосвязаны, и для обеспечения корректной работы СУБД все эти компоненты должны взаимодействовать по тщательно продуманным и проверенным протоколам. Ядро СУБД обладает собственным интерфейсом, не доступным пользователям напрямую и используемым в программах, производимых компилятором SQL (или в подсистеме поддержки выполнения таких программ) и утилитах БД. При использовании архитектуры "клиент-сервер" ядро является основной составляющей серверной части системы.

Основной функцией компилятора языка БД является компиляция операторов языка БД в некоторую выполняемую программу. Основной проблемой реляционных СУБД является то, что языки этих систем (как правило, SQL) являются непроцедурными, т.е. в операторе такого языка специфицируется некоторое

действие над БД, но эта спецификация не является процедурой, а лишь описывает в некоторой форме условия совершения желаемого действия. Поэтому компилятор должен решить, каким образом выполнять оператор языка прежде, чем произвести программу. Результатом компиляции является выполняемая программа, представляемая в некоторых системах в машинных кодах, но более часто в выполняемом внутреннем машинно-независимом коде. В последнем случае реальное выполнение оператора производится с привлечением подсистемы поддержки времени выполнения, представляющей собой, по сути дела, интерпретатор этого внутреннего языка.

В отдельные утилиты БД обычно выделяют такие процедуры, как загрузка и выгрузка БД, сбор статистики, глобальная проверка целостности БД и т.д.

12.1.3 Требования к СУБД

К СУБД предъявляют следующие требования

−удовлетворение всем требованиям пользователей к содержимому базы

данных;

−непротиворечивость и целостность данных. При проектировании таблиц нужно определить их атрибуты и некоторые правила, ограничивающие возможность ввода пользователем неверных значений. Для верификации данных перед непосредственной записью их в таблицу база данных должна осуществлять вызов

правил модели данных и тем самым гарантировать сохранение целостности информации.

−естественное, легкое для восприятия структурирование информации. Качественное построение базы позволяет делать запросы к базе более “прозрачными” и легкими для понимания; следовательно, снижается вероятность внесения некорректных данных и улучшается качество сопровождения базы.

−удовлетворение требованиям пользователей к производительности базы

данных.

−надежность хранения данных во внешней памяти - состояние СУБД

восстановить последнее согласованное состояние БД после любого аппаратного или программного сбоя.

12.1.4 Функции СУБД Выделяют следующие основные функции СУБД:

-Организация данных;

-Выборка данных;

-Обработка данных;

-Управление доступом

-Совместное использование данных

-журнализация и восстановление БД после сбоев;

-поддержание языков БД.

Журнал - это особая часть БД, недоступная пользователям СУБД, в которую поступают записи обо всех изменениях основной части БД. В СУБД изменения БД журнализуются на разных уровнях: иногда запись в журнале соответствует некоторой логической операции изменения БД (например, операции удаления строки из таблицы реляционной БД), иногда - минимальной внутренней операции модификации страницы внешней памяти; в некоторых системах одновременно используются оба подхода.

12.1.5 Реляционная база данных

Э.Кодд в 1970 г. показал, что любое представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц особого вида, известного в математике как отношение – relation.

Реляционная база данных – это совокупность отношений, содержащих информацию, которая должна храниться в БД. Пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц, обладающих следующими свойствами:

1)каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя;

2)строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы);

3)строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы

единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы;

4)столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, строки текста, целые и вещественные числа, денежные суммы и логические значения).

5)полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой;

6)при выполнении операций с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке безотносительно к их информационному содержанию.

Основными понятиями реляционных БД являются:

Наименьшая единица данных реляционной модели – это отдельное атомарное (неразложимое) для данной модели значение данных. Так, в одной предметной

области фамилия, имя и отчество могут рассматриваться как единое значение, а в другой – как три различных значения.

Доменом называется множество атомарных значений одного и того же типа. Если значения двух атрибутов берутся из одного и того же домена, то, вероятно, имеют смысл сравнения, использующие эти два атрибута. Если же значения двух атрибутов берутся из различных доменов, то их сравнение, вероятно, лишено смысла.

Отношение на доменах D1, D2, ..., Dn состоит из заголовка и тела.

Заголовок (он назывался интерпретацией) состоит из такого фиксированного множества атрибутов A1, A2, ..., An, что существует взаимно однозначное соответствие между этими атрибутами Ai и определяющими их доменами Di (i=1,2,...,n).

Тело состоит из меняющегося во времени множества кортежей, где каждый кортеж состоит в свою очередь из множества пар атрибут-значение (Ai:Vi), (i=1,2,...,n), по одной такой паре для каждого атрибута Ai в заголовке. Для любой заданной пары атрибут-значение (Ai:Vi) Vi является значением из единственного домена Di, который связан с атрибутом Ai.

Степень отношения – это число его атрибутов. Отношение степени один называют унарным, степени два – бинарным, степени три – тернарным, а степени n – n-арным.

Кардинальное число или мощность отношения – это число его кортежей. Кардинальное число отношения изменяется во времени в отличие от его степени.

Поскольку отношение – это множество, а множества по определению не

Пусть R – отношение с атрибутами A1, A2, ..., An. Множество атрибутов K=(Ai, Aj, ..., Ak) отношения R является возможным ключом R тогда и только тогда, когда удовлетворяются два независимых от времени условия:

1)Уникальность - в произвольный заданный момент времени никакие два различных кортежа R не имеют одного и того же значения для Ai, Aj, ..., Ak.

2)Минимальность - ни один из атрибутов Ai, Aj, ..., Ak не может быть исключен из K без нарушения уникальности.

Каждое отношение обладает хотя бы одним возможным ключом, поскольку по

меньшей мере комбинация всех его атрибутов удовлетворяет условию уникальности. Один из возможных ключей (выбранный произвольным образом) принимается за его первичный ключ. Остальные возможные ключи, если они есть, называются альтернативными ключами.

Сущность – любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных.

Атрибут – поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности.

Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

Указанные понятия явились теоретической базой для создания реляционных СУБД, разработки соответствующих языковых средств и программных систем, обеспечивающих их высокую производительность, и создания основ теории проектирования баз данных. Однако для массового пользователя реляционных СУБД можно с успехом использовать неформальные эквиваленты этих понятий:

1)отношение – таблица (иногда Файл) данных,

2)кортеж – строка или запись,

3)атрибут – столбец или поле.

Кчислу достоинств реляционного подхода можно отнести:

-наличие небольшого набора абстракций, которые позволяют сравнительно просто моделировать большую часть распространенных предметных областей и допускают точные формальные определения, оставаясь интуитивно понятными;

-наличие простого и в то же время мощного математического аппарата, опирающегося главным образом на теорию множеств и математическую логику и обеспечивающего теоретический базис реляционного подхода к организации баз данных;

-возможность ненавигационного манипулирования данными без необходимости знания конкретной физической организации баз данных во внешней памяти.

Основными недостатками реляционных СУБД считаются:

-их недостаточная эффективность и присущая этим системам некоторая ограниченность при использовании системах автоматизации проектирования, где требуются предельно сложные структуры данных;

-невозможность адекватного отражения семантики предметной области.

12.1.6 Язык SQL

В современных СУБД поддерживается единый интегрированный язык язык SQL (Structured Query Language), содержащий необходимые средства для работы с БД, начиная от ее создания, и обеспечивающий базовый пользовательский интерфейс с базами данных. Он позволяет определять схему реляционной БД и манипулировать данными. При этом именование объектов БД (для реляционной БД - именование таблиц и их столбцов) поддерживается на языковом уровне в том смысле, что компилятор языка SQL производит преобразование имен объектов в их внутренние идентификаторы на основании специально поддерживаемых служебных таблицкаталогов. Внутренняя часть СУБД (ядро) вообще не работает с именами таблиц и их столбцов.

Язык SQL содержит специальные средства определения ограничений целостности БД. При компиляции операторов модификации БД компилятор SQL на основании имеющихся в БД ограничений целостности генерирует соответствующий программный код.

Специальные операторы языка SQL позволяют определять так называемые представления БД, фактически являющиеся хранимыми в БД запросами (результатом любого запроса к реляционной БД является таблица) с именованными столбцами. Для пользователя представление является такой же таблицей, как любая базовая таблица, хранимая в БД, но с помощью представлений можно ограничить или наоборот расширить видимость БД для конкретного пользователя. Поддержание представлений производится также на языковом уровне.

Авторизация доступа к объектам БД производится также на основе специального набора операторов SQL. Идея состоит в том, что для выполнения операторов SQL разного вида пользователь должен обладать различными полномочиями. Пользователь, создавший таблицу БД, обладает полным набором полномочий для работы с этой таблицей. В число этих полномочий входит полномочие на передачу всех или части полномочий другим пользователям, включая полномочие на передачу полномочий. Полномочия пользователей описываются в специальных таблицах-каталогах, контроль полномочий поддерживается на языковом уровне.

В языке SQL/89 поддерживаются следующие типы данных: CHARACTER, NUMERIC, DECIMAL, INTEGER, SMALLINT, FLOAT, REAL, DOUBLE PRECISION. Эти типы данных классифицируются на типы строк символов, точных чисел и приблизительных чисел.

Спецификатор типа строк имеет вид CHARACTER (lenght), где lenght задает длину строк данного типа. Литеральные строки символов изображаются в виде 'последовательность символов'.

Представителями класса типов точных цифр являются NUMERIC, DECIMAL (или

DEC), INTEGER (или INT) и SMALLINT. Спецификатор типа NUMERIC имеет вид

NUMERIC [(precision [, scale]). Специфицируются точные числа, представляемые с точностью precision и масштабом scale. Здесь и далее, если опущен масштаб, то он полагается равным 0, а если опущена точность, то ее значение по умолчанию определяется в реализации.

Спецификатор типа DECIMAL (или DEC) имеет вид NUMERIC [(precision [, scale]). Специфицируются точные числа, представленные с масштабом scale и точностью, равной или большей значения precision.

INTEGER специфицирует тип данных точных чисел с масштабом 0 и определяемой в реализации точностью. SMALLINT специфицирует тип данных точных чисел с масштабом 0 и определяемой в реализации точностью, не большей, чем точность чисел типа INTEGER.

Литеральные значения точных чисел в общем случае представляются в форме [+|-] <целое-без-знака> [.<целое-без-знака>].

В классе типов данных приблизительных чисел относятся типы FLOAT, REAL и DOUBLE PRECISION. Спецификатор типа FLOAT имеет вид FLOAT [(precision)].

Специфицируются приблизительные числа с двоичной точностью, равной или большей значения precision.

REAL специфицирует тип данных приблизительных чисел с точностью, определенной в реализации. DOUBLE PRECISION специфицирует тип данных приблизительных чисел с точностью, определенной в реализации, большей, чем точность типа REAL.

Литеральные значения приблизительных чисел в общем случае представляются в виде <литеральное-значение-точного-числа>E<целое-со-знаком>.

Заметим, что хотя с использованием языка SQL можно определить схему БД, содержащую данные любого из перечисленных типов, возможность использования этих данных в прикладных системах зависит от применяемого языка программирования. Весь набор типов данных можно использовать, только если программировать на ПЛ/1. Поэтому в некоторых реализациях SQL типы данных с масштабом и точностью вообще не поддерживаются.

Хотя правила встраивания SQL в программы на языке Си не определены в SQL/89, в большинстве реализаций, поддерживающих такое встраивание, имеется следующее соответствие между типами данных SQL и типами данных Си: CHARACTER соответствует строкам Си; INTEGER соответствует long; SMALLINT соответствует short; REAL соответствует float; DOUBLE PRECISION соответствует double (именно такое соответствие утверждено в стандарте SQL/92).

Заметим еще, что в большинстве реализаций SQL поддерживаются некоторые дополнительные типы данных, например, DATE, TIME, INTERVAL, MONEY. Некоторые из этих типов специфицированы в стандарте SQL/92, но в текущих реализациях синтаксические и семантические свойства таких типов могут различаться.

12.2 Этапы проектирования базы данных

При проектировании БД используются два подхода:

-предметный, когда при проектировании уделяется основное внимание описанию предметной области;

-прикладной, оптимизирующий БД в зависимости от приложений, работающих с ними.

В общем случае предметный подход используется для построения первоначальной информационной структуры, а прикладной – для ее совершенствования с целью повышения эффективности обработки данных.

Этапы проектирования 1) определение информационных потребностей базы данных, включающий

опрос будущих пользователей для документирования их требования. Следует выяснить следующие вопросы:

−сможет ли новая система объединить существующие приложения или их необходимо будет кардинально переделывать для совместной работы с новой системой;

−какие данные используются разными приложениями; смогут ли Ваши приложения совместно использовать какие-либо из этих данных;

−кто будет вводить данные в базу и в какой форме; как часто будут изменяться данные;

−достаточно ли будет для Вашей предметной области одной базы или Вам потребуется несколько баз данных с различными структурами;

−какая информация является наиболее чувствительной к скорости ее извлечения и изменения.

2) проанализировать объекты реального мира, которые необходимо смоделировать в базе данных и формирование из этих объектов сущности и характеристики этих сущностей и сформировать их список. Формирование

(например для деятельности предприятия в качестве функциональной деятельности можно идентифицировать ведение учета работающих, отгрузку продукции, оформление заказов и т.п.);

−идентификацию объектов, которые осуществляют эту функциональную

(например, процесс “ведение учета работающих” идентифицирует такие сущности как РАБОТНИК, ПРОФЕССИЯ, ОТДЕЛ);

−идентификацию характеристик этих сущностей (например, сущность РАБОТНИК может включать такие характеристики как Идентификатор, Фамилия, Имя,

Отчество, Профессия, Зарплата);

−идентификацию взаимосвязей между сущностями. (например, каким образом

одном отделе может находиться много работников.

3) установление соответствия между сущностями и характеристиками предметной области и отношениями и атрибутами в нотации выбранной СУБД. Поскольку каждая сущность реального мира обладает некими характеристиками, в совокупности образующими полную картину ее проявления, можно поставить им в соответствие набор отношений (таблиц) и их атрибутов (полей). Перечислив все отношения и их атрибуты, уже на этом этапе можно начать устранять излишние позиции. Каждый атрибут должен появляться только один раз; и Вы должны решить, какое отношение будет являться владельцем какого набора атрибутов.

4) определяются атрибуты, которые уникальным образом идентифицируют каждый объект. Это необходимо для того, чтобы система могла получить любую единичную строку таблицы. Определяется определить первичный ключ для каждого из отношений. Если нет возможности идентифицировать кортеж с помощью одного атрибута, то первичный ключ нужно сделать составным - из нескольких атрибутов. Хорошим примером может быть первичный ключ в таблице работников, состоящий из фамилии, имени и отчества. Первичный ключ гарантирует, что в таблице не будет содержаться двух одинаковых строк.

5) выработка правил, которые будут устанавливать и поддерживать целостность данных, которые включают:

−определение типа данных

−выбор набора символов, соответствующего данной стране

−создание полей, опирающихся на домены

−установка значений по умолчанию

−определение ограничений целостности

−определение проверочных условий.

6) устанавливаются связи между объектами (таблицами и столбцами) и производится операция для исключения избыточности данных - нормализация таблиц. Каждый из различных типов связей должен быть смоделирован в базе данных. Существует несколько типов связей:

−связь “один-к-одному” - простейший вид связи данных, когда первичный ключ таблицы является в то же время внешним ключом, ссылающимся на первичный ключ другой таблицы. Такую связь бывает удобно устанавливать тогда, когда невыгодно держать разные по размеру (или по другим критериям) данные в одной таблице. Например, можно выделить данные с подробным описанием изделия в отдельную таблицу с установлением связи “один-к-одному” для того чтобы не занимать оперативную память, если эти данные используются сравнительно редко

−связь “один-ко-многим” - в большинстве случаев отражает реальную взаимосвязь сущностей в предметной области. Она реализуется описанной парой “внешний ключ-первичный ключ”, т.е. когда определен внешний ключ, ссылающийся на первичный ключ другой таблицы. Именно эта связь описывает широко распространенный механизм классификаторов. Имеется справочная таблица, содержащая названия, имена и т.п. и некие коды, причем, первичным ключом является код. В таблице, собирающей информацию определяется внешний ключ, ссылающийся на первичный ключ классификатора. После этого в нее заносится не название из классификатора, а код. Такая система становится устойчивой от изменения названия в классификаторах. Имеются способы быстрой “подмены” в отображаемой таблице кодов на их названия как на уровне сервера БД (для клиент-серверных СУБД), так и на уровне пользовательского приложения. Но об этом - в дальнейших уроках.

−связь “многие-ко-многим” - Связь “многие-ко-многим” в явном виде в реляционных базах данных не поддерживается. Один из наиболее распространенных способов заключается во введении дополнительной таблицы, строки которой состоят из внешних ключей, ссылающихся на первичные ключи двух таблиц. Например, имеются две таблицы: КЛИЕНТ и ГРУППА_ИНТЕРЕСОВ. Один человек может быть включен в различные группы, в то время как группа может объединять различных людей. Для реализации такой связи “многие-ко-многим” вводится

дополнительная таблица, назовем ее КЛИЕНТЫ_В_ГРУППЕ, строка которой будет иметь два внешних ключа: один будет ссылаться на первичный ключ в таблице КЛИЕНТ, а другой - на первичный ключ в таблице ГРУППА_ИНТЕРЕСОВ. Таким образом в таблицу КЛИЕНТЫ_В_ГРУППЕ можно записывать любое количество людей и любое количество групп.

После определения таблиц, полей, индексов и связей между таблицами следует посмотреть на проектируемую базу данных в целом и проанализировать ее, используя правила нормализации, с целью устранения логических ошибок. Важность нормализации состоит в том, что она позволяет разбить большие отношения, как правило, содержащие большую избыточность информации, на более мелкие логические единицы, группирующие только данные, объединенные “по природе”. Идея нормализации заключается в следующем: Каждая таблица в реляционной базе данных удовлетворяет условию, в соответствии с которым в позиции на пересечении каждой строки и столбца таблицы всегда находится единственное значение, и никогда не может быть множества таких значений.

После применения правил нормализации логические группы данных располагаются не более чем в одной таблице. Это дает следующие преимущества:

−данные легко обновлять или удалять

−исключается возможность рассогласования копий данных

−уменьшается возможность введения некорректных данных.

−Процесс нормализации заключается в приведении таблиц в так называемые нормальные формы. Существует несколько видов нормальных форм: первая

нормальная форма (1НФ), вторая нормальная форма (2НФ), третья нормальная форма (3НФ), нормальная форма Бойса-Кодда (НФБК), четвертая нормальная форма (4НФ), пятая нормальная форма (5НФ). С практической точки зрения, достаточно трех первых форм - следует учитывать время, необходимое системе для “соединения” таблиц при отображении их на экране.

7) планировать вопросов надежности данных и, при необходимости, сохранения секретности информации. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

−кто будет иметь права (и какие) на использование базы данных

−кто будет иметь права на модификацию, вставку и удаление данных

−нужно ли делать различие в правах доступа

−каким образом обеспечить общий режим защиты информации и т.п.

12.3Интерфейс СУБД Microsoft Access XP/2003

Элементами интерфейса MS Access являются:

1)таблицы – реляционные БД в составе проекта;

2)запросы – запросы на выборку к БД;

3)формы – окно для непосредственной работы с данными со стандартными элементами Windows для управлением ввода или модификацией данных;

4)отчеты – шаблон для создания итогового отчетного документа;

Рисунок 12.1 - Окно базы данных системы MS Access

12.3.1 Состав главного меню среды MS Access

В главном (системном) меню MS Access 2002 (XP) имеются следующие разделы

1)Файл – работа с файлами баз данных, настройка параметров печати;

2)Правка – работа с буфером обмена;

3)Вид – настройка параметров отображения данных и панелей инструментов

среды;

4)Вставка – добавление новых элементов работы с данными;

5)Сервис – дополнительные сервисные функции системы;

6)Окно – работа с несколькими окнами баз данных;

7)Справка – работа со встроенной справочной системой.

12.4.2 Состав раздела Файл главного меню Access

В составе раздела имеются следующие пункты

1)Создать – создание нового файла MS Access

2)Открыть – загрузка внешнего файла;

3)Внешние данные – импорт внешних данных;

4)Закрыть – окончание работы с активным файлом MS Access

5)Сохранить – запись активного в среде файла на диск;

6)Сохранить как – запись активного файла под новым именем и в ином

формате;

7)Экспорт – преобразование данных из активного файла в иной формат;

8)Параметры страницы – настройка параметров вывода элементов данных на

печать;

9)Предварительный просмотр – отображение общего вида распечатки данных

стекущими параметрами страницы;

10)Печать – распечатка документа;

11)Отправить – передача данных по электронной почте;

12)Свойства – определение авторских свойств файла

В составе программируемой реляционной базы данных MS Access входят:

1)Поля, где хранится некоторая смысловая единица данных, например имя или номер телефона.

2)Записи, содержащие связанные поля, например имя сотрудника, его адрес, номер телефона и идентификационный номер.

3)Таблиц базы данных, где из записей формируется таблицу базы данных. Например, одна таблица содержит имена и адреса клиентов, а в другой таблице хранятся данные обо всех товарах на складе организации.

4)Формы, с помощью которых связанная информация выводится на экран. Например, форма может содержать данные одной записи: имя, адрес и номер телефона.

5)Один или несколько отчетов. В отчете содержатся данные, предназначенные для отображения на экране или для печати, представленные одним из стандартных способов. Отчеты позволяют хранить данные в базе данных

внаиболее удобной форме.

12.4 Общий алгоритм разработки базы данных в Microsoft

Access

12.4.1 Создание новой базы данных

Access предлагает два способа создания новой базы данных:

1)создавать базу данных с нуля, вручную задать поля, затем описать тип данных, которые будут храниться в каждом из этих полей.

2)использовать мастер Database Wizard (Мастер баз данных), входящий в Access, что позволит значительно ускорить процесс создания базы данных. При создании базы данных с помощью мастера Access создает для базы данных специальное окно, которое называется главной кнопочной формой.

Окно MainSwitchboard (Главная кнопочная форма) предлагает список действий, которые можно выполнять при работе с данными.

В большинстве случаев мастер баз данных Access позволяет простейшим и самым удобным способом создать новую базу данных. Кроме того, при желании всегда можно изменить базу данных.

Для того чтобы создать файл базы данных, используя мастер баз данных, необходимо выполнить следующее.

1)выбрать команду File/New (Файл/Создать).

Появится область задач New File (Создание файла). Область задач предоставляет возможность создать новую базу данных или открыть уже существующую.

Рисунок 12.2 – Окно среды MS Access