УМ_Опорнный конспект лекций ОФО
.pdfмотивирующая часть (обоснование) – ключевое действие – предмет действия.
Если предложение двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста, например:
«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала «Россия».
В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:
«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».
Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:
если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;
если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.
Придаточные предложения рекомендуется по возможности заметить синонимичными причастными и деепричастными оборотами:
Неправильно:
Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким
ироссийским партнерам, осуществляющим этот проект.
Правильно:
Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.
При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо, – субъект действия, и ни в коем случае не с объектом.
Неправильно:
Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.
Правильно:
51
Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.
Особый тип предложений в деловой речи – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации:
«При проработке Данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению:
оно не должно располагаться на уровне одного этажа; должно иметь не менее двух залов площадью 35—40 кв. м каждое для
размещения компьютерной техники; должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для
заседаний; помещение не должно требовать ремонта; необходим ряд помещений
технического назначения».
Этикет делового общения.
Этикет – это установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет
– это порядок поведения в системе делового общения. Основу правил делового этикета составляют:
вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;
соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;
умение принимать решения и способность их выполнять;
честность в деловых отношениях;
умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его
самолюбия;
терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;
умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;
умение использовать в споре аргументы, а не авторитет.
В письменном деловом общении необходимо соблюдать деловой этикет в формулах обращения, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др.
52
Лекции 6-7: Общие положения о реквизитах и формулярах документа.
1.Виды бланков и требования к ним.
2.Форматы бумаги и поля документов.
1. Виды бланков и требования к ним.
Согласно терминологическому стандарту бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа, позволяющими его идентифицировать как создателя официального письменного документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.
Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210 мм х 297 мм) и А5 (210 мм х 148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327-60.
Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей. При изготовлении бланков обычно используются типографские шрифты
размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит "наименование организации" допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от длины слова (т. е. от количества знаков в наименовании организации-автора).
Наиболее распространенным способом изготовления бланков является типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.
Бланк придает информационному носителю официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной, неизменяемой информации), сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.
Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь (72,8 мм х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.
53
Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем и продольные для распорядительных документов.
Примеры бланков с угловым и продольным расположением реквизитов
Федеральная архивная служба России Всероссийский
научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела ВНИИДАД
101100, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а, Тел. 920-00-54
ОКПО 02842708 |
|
________ №________ |
|
На № |
от |
Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения
и архивного дела
ВНИИДАД
101100, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7а, Тел. 920-00-54 ОКПО 02842708
|
_______№ ____ |
|||
На № |
|
|
от |
|
54
В числе первых реквизитов на бланке может быть использованы: Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации (см. раздел о гербовых бланках). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Помещение на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, • не допускается и замена наименования организации – автора документа ее эмблемой. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.
Не допускается размещение на бланках одновременного изображения герба и эмблемы.
Наименование организации – автора документа печатается на бланке сначала полностью, затем сокращенно, но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, учредительными документами, на основании которых образована и действует данная организация. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны указывать на своих бланках их наименования. Допускается указание наименования вышестоящей организации только в сокращенном виде, но оно должно полностью соответствовать официально установленному.
Наименование организации указывается на бланке, как правило, без скобок или кавычек, кроме случаев, когда собственно наименование может быть принято за характер деятельности. Например: Государственное предприятие "Московский торговый дом", "Агентство недвижимости "Триумфальная арка".
В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, Должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. Так, наименование полного хозяйственного товарищества должно включать имена (наименования) всех участников и слова "полное товарищество" либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов "и компания"; наименование акционерного общества должно включать: наименование общества и указание на то, что общество является акционерным, и т. д.
Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммерческим организациям относятся:
потребительские кооперативы (союзы, общества);
общественные и религиозные организации (объединения);
финансируемые собственником учреждения;
благотворительные и иные фонды;
55
объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).
На бланках всех документов должен быть проставлен код организации – автора документа по Общероссийскому классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКНО) и код вида документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Эти реквизиты служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код по ОКПО является элементом электронной идентификации организации. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (О КО ГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).
Правилами предусмотрено проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Код формы является элементом идентификации документа.
В любой организации создается как минимум два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (который служит для оформления документов, используемых внутри организации).
Реквизиты, которые печатают на бланке, являются обязательными и для оформления внутренних документов, в т. ч. и рукописных (заявление, объяснительная записка и др.).
Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
код формы документа;
наименование организации (автора документа);
справочные данные об организации.
В состав справочных данных входят: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, т. е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. В качестве почтового адреса допускается использовать номер почтового абонентского ящика. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяют дефисом.
56
Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации – автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты, номер лицензии, ИНН и др.
Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов "дата документа", "регистрационный номер документа", "ссылки на регистрационный номер и дату документа".
При этом наименование вида документа (слово "письмо") не указывается, также не принято писать "коммерческое предложение" или "деловое письмо".
Для внутренних документов организации используется другой вид бланка. Его обычно называют общим бланком, т. к. состав его реквизитов является одинаковым для всех видов документов. Общий бланк практически является заготовкой для создания многих видов документов.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации может содержать следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
герб субъекта Российской Федерации;
эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
наименование организации (автора документа);
место составления или издания документа (географический пункт). Указание на бланках всех документов (кроме писем) места составления или
издания документа является обязательным требованием, в соответствии с которым называется географический пункт, в котором зарегистрирована организация, т. е. место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией.
Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов "дата" и "регистрационный номер документа".
57
Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов
Министерство Российской Федерации по налогам и сборам
ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО г. МОСКВЕ
__________ №_________
Москва
Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для каких-либо конкретных видов документов целесообразно создавать только в тех случаях, когда в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).
Бланки на двух языках. В организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком в качестве государственного язык соответствующего субъекта РФ, могут создаваться бланки, в которых реквизиты "наименование организации", "справочные данные об организации", "место составления или издания документа" печатают на двух языках: русском и языке субъекта РФ - на одном уровне.
Наименование организации на иностранном языке воспроизводится на бланке в том случае, когда оно закреплено в уставе или положении об организации. Его располагают ниже наименования на русском языке.
Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языках, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
Гербовые бланки, т. е. бланки, которые содержат изображение Герба России или гербов субъектов Российской Федерации, используются органами власти Российской Федерации, а также территориальными органами федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба Российской Федерации размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов - над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов – в центре поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.
Изображение Государственного герба России на бланках документов регламентировано Указом Президента РФ от 30.11.93 № 2050 "О Государственном
58
гербе Российской Федерации" и Федеральным Конституционным законом РФ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, утвержденные конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.93 № 674-РМ официально восстановлен исторический герб города, что было подтверждено принятым Законом г. Москвы от 01.02.95 № 4-12 "О гербе и флаге Москвы".) Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.).
Воспроизводимое изображение гербов должно в точности соответствовать изображению, установленному законодательными актами.
Гербовые бланки могут изготавливаться только типографским способом на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности, выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии, которые используются для учета расхода бланков. Нумеровать бланки допускается и нумератором.
Использовать в своей работе бланки с изображением Государственного герба России имеют право только федеральные государственные органы и учреждения, перечисленные в ст. 3 Федерального Конституционного закона РФ "О Государственном гербе Российской Федерации".
Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 25.09.99 № 1273, а также соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учетом занимается делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:
наименование вида бланка;
дату поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование предприятия-изготовителя;
серии и номера гербовых бланков.
При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:
наименование вида бланка;
количество экземпляров;
59
серии и номера бланков;
наименование структурного подразделения;
фамилию и инициалы должностного лица – получателя;
расписку в получении;
примечание (отметка об уничтожении и др.). Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.
На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением,
использованием и хранением гербовых бланков. Лица, которые несут персональную ответственность за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью.
Учет бланков является мерой защиты от подделок документа. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов (например, постановление и распоряжение) бланки, изготовленные в различных цветовых решениях.
Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличием этих бланков является то, что ниже наименования организации – автора документа указывается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение также может иметь собственный бланк письма и бланки для наиболее массовых видов документов (распоряжение руководителя подразделения, протокол и др.).
Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов
Министерство Российской Федерации по налогам и сборам
ГОСУДАРСТВЕННАЯ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ ПО г. МОСКВЕ
Департамент кадров
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________ №_________
Москва
Бланки должностных лиц создаются для руководителей (организации, крупного структурного подразделения), обладающих правом подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации –
60