УМ_Опорнный конспект лекций ОФО

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

Висполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

ВXIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

Висполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

Висполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов

вдела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

4. Делопроизводство в России в XX в.

Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские

21

чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г.. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:

документооборот учреждений и методы его оптимизации;

способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

контроль исполнения документов;

хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

отказ, где возможно, от регистрации вообще;

число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

22

В1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

Вконце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности:

четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;

отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

23

Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационноконтрольных картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

24

поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочноинформационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, обеспечить единство организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы, при которой каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, где автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для тех организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство (секретарь отдела, делопроизводитель). При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а каждое структурное подразделение ведет работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения. Обычно это создание (печать) текста документа, их систематизация, хранение дел, их предархивная обработка.

При смешанной форме встречается организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов, контроль за их исполнением) осуществляется для одних массивов документов централизованнно (в канцелярии), а для других – децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы выполняется по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в этом подразделении.

В проблеме создания и организации службы делопроизводства вопрос о выборе организационной формы является одним из самых сложных.

26

Вкаждом конкретном случае он решается самой службой делопроизводства

ируководством учреждения. Решение вопроса обычно связано с первоначальной организацией службы делопроизводства или с ее коренной реорганизацией. В зависимости от изменений, которые осуществляются в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), модернизацией технологии обработки документов, происходят и изменения степени централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1. Типовые организационные структуры службы делопроизводства Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как

устойчивая связь, взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства определяет состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Внормативно-методических документах общего действия названия служб делопроизводства регламентированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ создаются в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений.

Секретариат (в составе которого приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро) – структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе заняты помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Такое же название в некоторых организациях носит вся служба делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

бездокументное обслуживание руководителей (организационнотехническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т. п.);

27

инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

Отдел рационализации делопроизводства – центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор

идр. К его функциям относятся:

разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм, памяток и др.);

разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

В состав Управления делами обычно входит канцелярия, в работе которой выделяют следующие участки: экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный цент обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают подразделения (отделы, секторы, группы) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), а также копировально-множительное бюро и архив.

Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

доставку документов в структурные подразделения;

обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов отвечает:

за регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

формирование и ведение справочно-информационного массива;

контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (на предмет визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т. д.).

28

Группа контроля (может носить название "бюро", "отдел", "инспекция") осуществляет:

контроль за сроками исполнения документов;

контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

анализ исполнительской дисциплины;

информирование руководства о ходе выполнения документов и

поручений.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т. п.) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

подготовка обращений к рассмотрению руководством;

контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

формирование и хранение дел с документами по обращениям;

анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

За машинописными бюро (центры подготовки документов), как правило, закрепляют следующие виды работ:

перепечатку документов с черновиков;

считку и правку текстов документов;

учет выполняемой работы.

Копировально-множительные бюро создаются там, где выполняются работы, связанные с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Такие бюро заняты:

копированием текстов;

тиражированием текстов документов;

подготовкой рекламной продукции, буклетов, брошюр и т. п.

Архив организации (ведомственный архив) осуществляет следующие функции:

прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных

кхранению дел, оказание им методической помощи;

учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

подготовка дел к передаче на государственное хранение.

ОБЩИЙ ОТДЕЛ является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, но, кроме того, структура общего отдела состоит из таких подразделений, как протокольный

29

отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления, в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

прием, регистрация, организация хранения и справочноинформационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

СЕКРЕТАРЬ УЧРЕЖДЕНИЯ (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Что касается негосударственных организаций, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

2. Задачи и функции службы делопроизводства Основной целью службы делопроизводства независимо от ее названия

является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Служба делопроизводства обеспечивает весь комплекс работ по информационному и документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Достижение этой цели обеспечивается решением следующих задач:

–совершенствования форм и методов работы с документами;

–обеспечения единого порядка документирования, организация работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственных архив в соответствии с действующими государственными нормативнометодическими документами;

–сокращения документооборота;

–разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в

30