5.6. Процессы, связанные со стоимостью1

Целью этих процессов является прогнозирование и управление расходами проекта и обеспечение соблюдения бюджета проекта.

5.6.1. Оценка расходов

Все расходы проекта должны быть четко определены (на мероприятия, товары и материалы, услуги). При оценке расходов должны использоваться надежные источники информации. Оценка расходов должна быть привязана к структуре рабочих подразделений. При использовании оценок расходов из предыдущих проектов должно быть проверено, насколько они соответствуют условиям текущего проекта. Все расходы должны быть задокументированы и прослеживаться их источник.

Особое внимание должно быть уделено достаточности выделенных средств для процессов обеспечения качества.

Оценка расходов должна принимать во внимание экономическую ситуацию (например, инфляцию, налоги и курсы валют).

Когда оценки расходов содержат значительную неопределенность, одновременно с ними должны быть сделаны оценки рисков и предложены способы их уменьшения. В оценки также должны быть включены соответствующие страховки рисков.

Оценки расходов должны быть представлены в такой форме, которая позволяет разработать бюджет, используя улучшенные бухгалтерские процедуры и учитывая потребности руководства проекта.

5.6.2. Бюджетирование

Бюджет должен базироваться на оценках расходов и расписаниях. Процедуры утверждения бюджета должны быть определены.

Бюджет должен удовлетворять требованиям проекта. Все предположения, соглашения и непредвиденные расходы должны быть выявлены и задокументированы. Бюджет должен включать все допустимые расходы. Форма бюджета должна быть пригодна для контроля расходов проекта.

5.6.3. Контроль расходов

Процедуры контроля расходов должны быть установлены, документированы и доведены до исполнителей прежде, чем будет сделана какая-либо трата. Процедуры контроля расходов должны также быть доведены до лиц, принимающих решение о проведении работы или совершении покупки.

Для обеспечения адекватного контроля мероприятий проекта и связанной с ними информации должны быть определены сроки пересмотра планируемых расходов и частота сбора данных и прогнозирования. Необходимо проверять, что оставшаяся работа может быть выполнена в рамках оставшегося бюджета. Отклонения от бюджета должны выявляться, и, если они превосходят определенный лимит, анализироваться и устраняться.

Тенденции в производимых расходах должны выявляться, с использованием таких методов как анализ заработанной стоимости. План оставшейся работы должен корректироваться для устранения рисков и возможных неприятностей.

Должны быть выявлены истинные причины отклонения от бюджета (как благоприятные, так и неблагоприятные). Неблагоприятные причины должны быть устранены или минимизировано их влияние на цели проекта. Причины отклонений (и благоприятные, и неблагоприятные) должны стать базисом для постоянного улучшения.

Решение о принятии соответствующих мер должно приниматься только после анализа их влияния на другие процессы и цели проекта. Изменения издержек проекта должны соответствующим образом утверждаться до совершения расходов. При разработке плана оставшейся по проекту работы пересмотр планируемого бюджета должен координироваться с остальными процессами проекта.

Информация, необходимая для проверки графика расходования средств, должна быть доступна и являться входом процесса контроля ресурсов.

Руководство проекта должно регулярно проводить обзор издержек проекта согласно плану проекта. При этом должны приниматься во внимание другие финансовые отчеты (например, внешние обзоры участников проекта).