5. Характерні види зловживань з основними засобами

Можливі порушення

Характеристика порушень

Несвоєчасне та неправильне оформлення оприбуткування основних засобів

Несвоєчасне оприбуткування основних засобів, призводить до недоврахування амортизації, що у свою чергу, впливає на неправильний розрахунок собівартості готової продукції виконаних робіт та наданих послуг і в кінцевому підсумку призводить до викривлення фінансових результатів.

Крім того, до таких порушень належать:

1). Оприбуткування основних засобів за ціною іншою, ніж ціна придбання;

2). До складу первісної вартості основних засобів, доручення витрат з оплати відсотків за кредитами.

Недотримання положень наказу про облікову політику що до ведення аналітичного обліку основних засобів

В облікові й політиці підприємства може бути зазначено що аналітичний облік основних засобів повинен вестись в інвентарних картках. Однак на практиці інвентарні картки можуть не вести, вважаючи введення таких карток зайвими, при цьому можуть бути наявні посилання на копіє інвентарних списків що є в бухгалтерії тощо. Якщо ж підприємство і веде картки, то не завжди дотримується вимог до їх заповнення. Порушенням також є невідповідність інформації про наявність основних засобів за даними Головної книги, інвентарних карток, що тягне за собою неправильне нарахування амортизації.

Неправильна організація матеріальної відповідальності

Матеріальну відповідальність організовують лише по відношенню до власних основних засобів, які обліковуються на рахунку 10 «Основні засоби»

Неправильне нарахування зносу основних засобів

Нарахування зносу основних засобів відбуваються один раз на квартал. Підприємство продовжує нараховувати знос на об’єкти, за якими йшов строк корисної експлуатації. Крім того, підприємство неправомірно використовує прискорене нарахування зносу основних засобів.

№ п/п

Приклад порушення

Коментар

Поради щодо недопущення порушення

1

Установою не

призначено

матеріально

відповідаль-

ну особу за

зберігання ОЗ

(далі – МВО)

і, як наслідок,

з нею не укла-

дено договір

про повну ін-

дивідуальну

матеріальну

відповідаль-

ність

Більшість випадків відсутності договорів про повну індивідуальну матеріальну відповідальність пояснюється керівництвом

установ, які перевіряються, тим, що діючим законодавством чітко не визначено, з якими саме працівниками чи посадовими

особами треба укладати ці договори.

Суть проблеми полягає в тому, що у разі виявлення недостачі ОЗ установа не має достатніх юридичних підстав для подання

позову в суд з метою стягнення суми збитків, оскільки конкретна МВО відсутня.

Як результат відповідно до ст. 133 КЗпП у такому випадку обмежену матеріальну відповідальність у розмірі заподіяної шкоди, але не більше свого середнього

місячного заробітку несе безпосередньо керівник установи

Усі ОЗ за місцем зберігання повинні перебувати на відповідальному зберіганні у МВО. Такі особи призначаються наказом керівника установи

і з ними укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (Інструкція № 64).

2

Установою не

застосову-

ються типові

форми обліку

ОЗ

При веденні обліку ОЗ бюджетні установи повинні застосовувати типові форми документів, затверджені Інструкцією № 125/70.

Проте досить часто для цього використовуються документи, передбачені для обліку малоцінних та швидкозношуваних

предметів тощо.

Таке порушення безпосередньо не свідчить про незаконне чи неправильне використання

ОЗ, але сприяє цьому.

Наприклад, застосування невідповідних форм документів зазвичай не надає достатньої інформації про об'єкти ОЗ. У по-

дальшому це може призвести до зловживань під час їх списання або ліквідації

Слід застосовувати лише ті форми обліку, які передбачені чинним законодавством

3

На об'єктах

ОЗ немає ін-

вентарних но-

мерів

Це – одне з найтиповіших порушень, які виявляються під час перевірок.

Кожному об'єкту ОЗ присвоюється восьмизначний інвентарний номер, який указується на жетоні та прикріпляється до об'єкта. До речі, цей номер можна проставити іншим способом.

Зовні це порушення здається незначним і несуттєвим, але відсутність інвентарних номерів на об'єктах ОЗ значно ускладнює інвентаризацію та сприяє різного роду зловживанням.

Пам’ятайте: на кожному об'єкті ОЗ слід обов'язково проставити інвентарний номер з 8 знаків: перші три означають номер субрахунка, четвертий – підгрупу, а чотири останніх – порядковий номер об'єкта у підгрупі

4

Вартість про-

веденого кап-

ремонту адмі-

ністративно-

го приміщен-

ня віднесена

в обліку на

збільшен-

ня первісної

(відновлю-

вальної) вар-

тості цього

приміщення

Первісна (відновлювальна) вартість НА змінюється у разі її індексації, при добудові, дообладнанні, реконструкції, част-

ковій ліквідації відповідних об'єктів та модернізації, яка спричинила доукомплектування НА.

Нагадаємо, модернізація і реконструкція – це комплекс робіт, який передбачає зміну техніко-експлуатаційних (паспортних) якостей (характеристик,властивос-

тей) НА з метою підвищення їх техніко-економічного рівня

Наприклад, внаслідок заміни модуля пам'яті та твердого диску комп’ютерного обладнання запам’ятовування інформації

збільшилося в 4 рази, а можливості її накопичування – у 8 разів. Ця операція суттєво змінила паспортні характеристики комп’ютера. Тому такі роботи можна класифікувати як модернізацію обладнання,

а їх вартість віднести на збільшення первісної вартості обладнання

При проведенні ремонту НА, не

пов'язаного з дообладнанням, реконструкцією, модернізацією, що призвів до заміни запасних частин, їх вартість відноситься не на збільшення вартості НА, а на видатки за відповідними КЕКВ

5

На підста-

ві договору

в у с т а н о -

ві створе-

на локальна

комп’ютерна

мережа. За

неї сплачено

2 500 грн.

(без ПДВ),

у тому числі

1 500 грн. –

вартість са-

мої мережі,

1 000 грн. –

вартість робіт

з її встанов-

лення.

В обліку уста-

нови ця ме-

режа не чис-

литься у скла-

ді ОЗ, а всі

понесені на її

встановлення

витрати спи-

сані на фак-

тичні видатки

установи

Як відомо, об'єктом ОЗ є, зокрема, закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього.

Тому внутрішня телефонна та комп'ютерна мережі, системи безпеки (відеоспостере-

ження) та комплекс охоронно-пожежної сигналізації можуть обліковуватись як

окремий інвентарний об'єкт ОЗ.

Оскільки у даному випадку вартість самої мережі перевищує 1 000 грн., а строк її корисної експлуатації – більше року, вона

має обліковуватися у складі ОЗ за вартістю 1 500 грн.

Водночас вартість робіт з установлення структурованої кабельної системи, настройки локальної обчислювальної мережі

тощо, а також витратних матеріалів, використаних на такі роботи, не включається до вартості НА, а списується на фактичні видатки. Підставою для цього є виправдні документи (договори, акти виконаних

робіт тощо)

За наявності певних підстав різноманітні мережі, системи тощо необхідно відобразити у складі ОЗ.

Видатки на створення і впровадження локальних мереж, у тому числі придбання пасивного мережового

обладнання (монтажних шаф та коробів, кабелів, конекторів-з’єднувачів, розеток, кріплень, комунікаційних панелей тощо, якщо зазначене обладнання є невід'ємною частиною

послуг), оплачуються за рахунок КЕКВ

6

Установою

в листопа-

ді придбано

автомобіль.

Як випливає

з пояснен-

ня головного

бухгалтера,

знос за рік

придбання на

нього не на-

раховувався,

оскільки про-

тягом року

автомобіль

експлуату-

вався лише

неповних два

місяці

Логіка дій у цьому випадку зрозуміла: навіщо нараховувати знос на автомобіль, який

експлуатується менше двох місяців?

Проте незалежно від того, у якому місяці звітного року були придбані або побудовані НА, знос має нараховуватися як за повний рік

Навіть якщо окремі об'єкти НА придбані в кінці року, знос на них за цей рік має нараховуватися на загальних

підставах (як за повний рік)