1.2 Информация. Классификация экономической информации

Информация в широком смысле это сообщение различного рода сведения, создающие и пополняющие знания о каком либо предмете процессе или явлении реальной действительности. Так же широко распространено определение информации как сообщение, уменьшающее неопределенность в той области, к которой она относится. Инструментом для изучения информационных процессов в системах управления является теория информации, основоположником которой был Клод Шеннон. Им была определена мера неопределенности случайных событий (энтропия) и введено понятие – количество информации, как оценка уменьшения неопределенности. В кибернетических системах информация имеет основополагающее значение, поскольку процесс управления реализуется посредством сбора, передачи, хранения, обработки и выдачи информации. Информация бывает экономической, технической, специальной и т.д. Управление производственными организациями осуществляется главным образом посредством обработки экономической информации. Экономическая и частично техническая информация имеет ряд особенностей:

1. многоцелевой характер – возможность ее использования для решения широкого круга задач.

2. непостоянство каналов поступления информации, в зависимости от ее содержания и целей.

3. значительные трудности в организации поиска информации из-за ее большого объема.

4. отсутствие единой системы кодирования информации.

5. наличие большого числа взаимосвязи между элементами информации, циркулирующими в системе.

Эти и другие обстоятельства привели к необходимости появления в качестве основного элемента единицы экономической информации в виде показателя. Показатель – это минимальная совокупности информации необходимая для формирования документа или сообщения и имеющая законченный экономический смысл. Показатель состоит из призначной части, характеризующую качественною сторону и основания представляющего собой количественную оценку показателя. Обе эти части называют реквизитами в АСУ, над реквизит-основаниями совершают арифметические операции, над реквизит-признаками логические операции. К информации, которой обмениваются субъект и объект управления предъявляют следующие требования: целенаправленность, полезность, своевременность поступления, достоверность, достаточность, удобство формы представления.

Лекция №3

Целенаправленность – означает, что информация, поступающая в орган управления должна иметь одно- или многоцелевое назначение.

Так данные о выполненных работах за текущий период могут быть использованы:

1. для оценки хода выполненных работ

2. для планирования работ на перспективу

3. для начисления зарплаты

Полезная информация – это сведения, которые уменьшают неопределенность в оценке состояния контролируемого объекта. Необходимо иметь ввиду, что разные получатели информации в аппарате управления имеют разные критерии оценки функционирования контролируемой системы, т.е. одно и тоже донесение для разных получателей будет иметь разное количество полезной информации.

Своевременность поступления информации является важным требованием, несоблюдения которого усиливает отрицательные последствия воздействий и помех на производственный процесс. Немедленное получение информации со строящегося объекта обходится слишком дорого, поэтому, как правило, достаточно чтобы она поступала в удобное или назначенное время.

Достоверность информации заключается в точном или истинном описании состояния объекта управления. Достоверность может снижаться вследствие намеренного искажения данных или низкого качества съема и передачи информации.

Информация в орган управления должна передаваться с достаточной степенью надежности, плюс персональная ответственности.

Достаточность информации оценивается объемом сведений необходимых для выработки правильного управленческого решения. Крайности (избыточность информации или ее недостаточность) приводит к ухудшению управляющих воздействий.

С избыточностью информации следует бороться, исследования показали, что работнику аппарата управления в год приходится просматривать порядка 40000 страниц текста, т.е. 160 страниц в день при норме восприятия 70-100 страниц.

Вывод: к руководителю информация должна поступать в предварительно обработанном (концентрированном) виде, чтобы выработка в управляющих решений занимала минимум времени и не требовала дополнительной обработки данных.

Форма представления информации должна быть удобной для ее машинной обработки, последующего анализа и принятия решений.