1.10. Подготовка презентации

1. Определение приоритетных целей.

2. Изучение потенциальной аудитории.

3. Материальное обеспечение.

4. Написание и обсуждение сценария.

5. Формирование и обучение команды.

6. Подготовка помещения.

7. Постановка сценария.

8. Прогнозирование результатов.

Иллюзия легкости подготовки и проведения презентации, которая у многих молодых людей, как показало наше исследование, ассоциируется с ярко одетыми девушками, назойливо предлагающими моющие средства на рынках или напитки у входа в супермаркеты, может возникнуть только у непрофессионала. Специалисты полагают, что пренебрежение в процессе подготовки презентации хотя бы одним из указанных выше пунктов может повлечь за собой достаточно серьезные и необратимые последствия. Неподготовленная и неудавшаяся презентация может навредить фирме больше, чем продуманные действия конкурентов.

Плохая презентация – это хорошая антиреклама!

Сначала необходимо определить приоритетные цели и изучить потенциальную аудиторию.

Изучение аудитории – это прежде всего изучение мотивов!

Затем необходимо убедиться, что у вас достаточно материальных средств для проведения достойной презентации. Сценарий должен быть написан профессионально с учетом возможностей потенциальной команды ведущих и оснащенности зала. Далее в этом разделе мы представим непременные составляющие успешного сценария.

Пренебрежение репетициями ведет к накладкам и неувязкам даже при достаточно большом опыте ведущих. Мы имеем возможность наблюдать это даже при просмотре рейтинговых телевизионных шоу, где работают только профессионалы. Важно помнить, что репетиции включают в себя не только постановку сценария, как это делается в театре, но и отработку реакций на всевозможные непредвиденные обстоятельства, например, на неожиданную поломку проектора, сильный шум в коридоре или на улице, нетактичное поведение присутствующих, очень сложные вопросы и др.

И, наконец, необходимо прогнозировать результат планируемой презентации, который должен выражаться степенью достижения поставленных целей.

Таким образом, очевидно, что подготовка и проведение современной презентации требует не только знаний о предмете (например, о телевизорах вы знаете все), не только экономических знаний, но и определенного актерского мастерства, сценарного и режиссерского опыта.

1.11. Определение комплекса приоритетных целей презентации Убеждение как глобальная цель

Информирование

Деловое предложение

Создание имиджа фирмы

Поддержание имиджа фирмы

Продвижения

товара (услуг), проекта

Изменение

прежнего имиджа фирмы

Наше исследование, проведенное в форме письменных и устных опросов деловых людей, выявило основные цели современной презентации, которые представлены выше. При этом большинство предпринимателей и топ-менеджеров предпочитают выделять не одну цель, а комплекс целей, оптимальное сочетание которых принципиально влияет на весь ход подготовки и проведения современной презентации.

Глобальной целью любой презентации специалисты обычно считают убеждение (Арредондо Л., 1998 и др.), которое призвано инициировать конкретные поступки и обеспечить достижение всех других целей.

Принято выделять презентации внешние и внутренние.

Внешняя презентация подается аудитории вне организации, которая проводит презентацию, что всегда требует тщательного планирования и очень серьезной подготовки. В нашем пособии мы преимущественно мы будем анализировать этот вид презентаций.

Внутренние презентации проводятся в рамках одной организации. При этом внутренние презентации делятся на «восходящие» (подчиненные представляют презентацию вышестоящим по служенной лестнице), «нисходящие» (презентация руководства для нижестоящих сотрудников), горизонтальные (презентации для равных по должности) и смешанные (сочетание любых предыдущих форм).

В зависимости от формы собственности выделяют презентации общественных и государственных организаций (университетов, фондов, муниципалитетов и др.) и презентации коммерческих организаций или бренда.

Презентации общественных и государственных организаций обычно носят имиджевый характер.

Презентации коммерческих организаций имеют различные цели (от имеджевых до продвижения товаров и услуг).

По форме проведения презентации делятся на проактивные и интерактивные.

Проактивные презентации предполагают, что ведущий максимально предвидит результат и поэтому заранее принимает все меры, чтобы его обеспечить. События проактивной презентации преимущественно развиваются по ранее намеченному плану. Эта форма презентаций наиболее уместна для внешних презентаций в большой и средней аудитории.

Интерактивные презентации предполагают активное взаимодействие (см. пятую главу данного учебного пособия), большой уровень гибкости ведущего, что ни в коей мере не исключает необходимости подготовки сценария. Интерактивные презентации наиболее уместны для внешних и для внутренних презентаций в маленьких и средних аудиториях.

Как свидетельствуют проведенные нами исследования, презентации, проводимые в форме традиционных лекций, имеют сегодня низкий рейтинг. Эффективность презентаций интерактивного типа (при прочих равных условиях) намного выше, что подводит многих предпринимателей к выводу об их наибольшей целесообразности. Иными словами, расходы на проведение нескольких интерактивных презентаций в маленьких или средних аудиториях часто превышают расходы на одну проактивную презентацию в большой аудитории, но потраченные средства имеют тенденцию полностью окупаться.

В зависимости от размера аудитории презентации делятся на основные три группы:

1. Презентации для большой аудитории (более 100 человек).

3. Презентации для средней аудитории (от 20 до 100 человек).

3. Презентации для маленькой аудитории (менее 20 человек).

При прочих равных условиях, чем больше аудитория, тем больше требований предъявляется к ораторскому искусству ведущих, к четкости организации, уровню комфортности зала и техническому сопровождению. Недопустимо что-то неразборчиво писать на доске, предъявлять мелкие плакаты или предметы, которые не всем видны и т.п. Каждому участнику презентации должно быть удобно сидеть, хорошо видно и слышно – это банальные истины, которыми все еще часто пренебрегают. Качественный микрофон, изображение, проецируемое на большой экран, должны стать нормой. Кроме того, чем больше аудитория, тем меньше предполагается вопросов и обсуждений. Именно для большой аудитории уместна проактивная презентация. Чем меньше аудитория, тем больше требований к гибкости ведущего, к его умению общаться и знанию предмета.

Презентации также могут классифицироваться в зависимости от предмета презентации (фирмы, товара, услуги, проекта или др.), возраста, уровня образования, национальных традиций, рода деятельности и мотивов аудитории, а также от целого ряда других факторов.