Создание источника данных, подключение к основному документу

Джерелом даних є файл, що містить відомості, які вставляються і розрізняються в кожній копії основного документа, наприклад, прізвища та адреси одержувачів листа.

Щоб створити або визначити джерело даних, необхідно скористатися командою Выбрать получателей панелі Начать слияние вкладки Рассылки, або використовуючи покроковий майстер злиття, виконати Выбор получателей (етап 3).

Як джерело даних може бути використаний структурований у вигляді таблиці файл, що має заголовки, наприклад, файли Excel, Access, контакти Outlook і т. д. Джерело даних може бути вибраний з існуючих, або створений в процесі.

Також джерело даних може бути змінено або доповнено за допомогою команди Змінити список одержувачів панелі Начать слияние, або команди Изменить список Мастера слияния (етап 3).

Настройка основного документа

Після підключення основного документа до файлу даних можна вводити текст документа, якщо це не було зроблено заздалегідь, і додавати текстові заповнювачі (поля злиття), що вказують місця, де в кожної копії документа повинні з'являтися унікальні дані. Поля у Word відповідають заголовкам стовпців у файлі - джерелі даних.

Для додавання полів використовуються команди панелі Составление

документов и вставка полей вкладки Рассылки, або відповідні команди Мастера слияния (етап 4).

В документ можуть бути додані:

- блок адреса з ім'ям, поштовою адресою і іншими відомостями;

- строка приветствия, яка включає звернення, ім'я та знак пунктуації, наступний за ім'ям, а також текст привітання для випадків, коли ім'я одержувача недоступно;

- поля слияния з файлу - джерела даних.

Кнопка «Выделить поля слияния» дозволяє виділити сірим кольором поля в основному документі для зручності роботи з ними. Вставлені поля можуть бути відформатовані як звичайний текст.

Після того, як всі необхідні поля вставлені в документ, можна виконати перегляд отриманих документів з заповненням реальними даними, щоб усунути можливі помилки. Для цього використовуються команди панелі Просмотр результатов.

Установка опций слияния

Після підключення та налаштування основного документа можна виконувати процедуру злиття. Але, якщо не потрібно переносити дані всіх записів файлу даних до основного документа, можна обмежити список або використовувати підмножину елементів файлу даних. Для цього можна використовувати команду Изменить список получателей панелі, або Мастера слияния (етап 5).

Доступно застосування наступних можливостей:

- виключення ряду одержувачів (рядків даних) зі списку (команда виключити

одержувача);

- виділення окремих записів (установка прапорців для записів, які

повинні використовуватися при злитті);

- сортування записів (сортування записів файлу - джерела даних в потрібному

порядку);

- фільтрація записів (відбір записів, які відповідають заданим критеріям, доступно задання до 6 умов).

Завершение процедуры слияния

Після того, як всі підготовчі дії для злиття виконані, можна переходити до завершального етапу. Для цього можна використовувати команду Найти и объединить панелі Завершить,, або команди Мастера слияния (етап 6).

При злитті (рис. 5.8.) дані першого запису файлу заміщують поля злиття в основному документі, тим самим, утворюючи перший складений документ. Дані другого рядка файлу даних замінюють поля, утворюючи другий складовий документ, і т. д.

Рис. 5.8. Слияния документов

Щоб зберегти всі отримані результуючі документи в один файл, використовуйте команду Изменить отдельные документы (панелі Найти и завершить) - Объединить записи – все або вкажіть номери окремих записів, які слід об'єднати в один документ.

Щоб відразу вивести на друк отримані документи, необхідно використовувати команду Печать документов панелі Найти и завершить.

Після виконання процедури злиття, основний документ може бути збережений для подальшого використання. Важливо пам'ятати, що при збереженні основного документа зберігається і його підключення до файлу даних. Наступного разу, коли документ буде відкритий, додатково буде задано питання, чи потрібні відомості з цього файлу даних для нового злиття в основний документ.