Друк документа

Після того як документ набраний і відформатований, його потрібно вивести на друк. Для цього слугує пункт Печать, що знаходиться в меню кнопки Office (поєднання клавіш Ctrl + P).

Опція Быстрая печать - призначена для випадку, коли користувач повністю впевнений в правильності підготовки документа і настройках принтера для друку документа за замовчуванням. Документ одразу ж відправляється на друк.

Опція Печать - дозволяє зробити найбільш детальні налаштування принтера перед друком документа.

Опція Предварительный просмотр дозволяє переглянути сторінки документа перед друком і внести додаткові налаштування друку. Розглянемо налаштування, якими часто доводиться користуватися (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Вікно налаштування параметрів друку

Список Имя принтера - актуально, якщо до вашого комп'ютера підключено кілька принтерів або ж комп'ютер підключений до мережі, що містить декілька принтерів. Тоді зі списку необхідно вибрати той принтер, на який буде виводитися документ.

Панель Страница - призначена для вибору конкретних сторінок документа (або діапазону), які треба вивести на друк.

Список Включить - за умовчанням стоїть значення Все страницы

диапазона. Також доступні значення: Четные страницы; Нечетные страницы.

На панелі Копии можна вказати кількість друкованих копій документа і порядок їх виведення.

Для налаштування принтера слугує кнопка Свойства (слід мати на увазі, що для різних моделей принтерів вікно буде виглядати по-різному). Також часто використовуються налаштування якості друку і формату паперу.

Створення розсилок

Шляхом злиття документів створюються тексти, що містять фіксовану, незмінну частину (бланк) і змінні текстові фрагменти (Наповнення). Наприклад, змінними текстовими фрагментами для бланка конверта служать адресу відправника і адресу одержувача. Індивідуальні відомості для кожного листа чи конверта надходять з джерела даних.

Злиття зручно застосовувати, коли потрібно створити набір розсилок - документів, які розсилаються великому числу замовників. Процес злиття складається з кількох етапів:

- створення основного документа;

- створення або визначення джерела даних;

- підключення основного документа до джерела даних;

- настройка основного документа;

- установка опцій злиття;

- завершення процедури злиття.

Команди, призначені для виконання злиття документів, розташовані на вкладке Рассылки.

Создание основного документа

Основний документ - це файл, що містить незмінний текст, який повинен залишатися однаковим у всіх документах, що генеруються при злитті, і поля злиття, які беруть інформацію з файлу даних - джерела даних. Основний документ, наприклад, може містити зворотний адреса чи привітання на бланку листа.

Щоб створити основний документ для злиття, на вкладці Рассылки виберіть пункт Начать слияние і потрібний тип документа, або пункт Пошаговый мастер слияния. З правого боку відкриється вікно з покроковою інструкцією, в якому потрібно вказати тип створюваного документа і, документ, який буде основним для процедури злиття (етап 1 і 2).

Можливий вибір наступних типів основних документів:

- Письма - підготовка партії листів для масової розсилки;

- Сообщения электронной почты - створення складених документів у вигляді, зручному для їх розсилки в якості повідомлень електронної пошти;

- Конверты - підготовка конвертів для масової розсилки;

- Наклейки - підготовка адресних наклейок для масової розсилки;

- Каталог - створення єдиного документа, що містить каталог або список адрес;

- Обычный документ Word - створення складених документів, які можна окремо редагувати в додатку Word.