4. Специальные ивент-мероприятия

Ивенты - мероприятия ориентированные на смешанные целевые группы и осуществляемые по жестким сценарным планам.

Презентация - официальное представление нового предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара кругу заранее приглашенных лиц. Может включать в себя различные интерактивные действия, event-компоненты. За счет творческой составляющей позволяет придать компании или ее продуктам дополнительную, эмоциональную окраску. Как правило, составная часть мероприятия (например, презентация, пресс-конференция, развлекательная программа).

Презентация – PR-событие, решающее задачи демонстрации для определенной общественной аудитории нового товара или услуги, новых идей и проектов, иных результатов какой-либо деятельности.

Презентацию как правило можно готовить по формуле «пресс-конференция плюс», поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются.

Во-первых, на презентациях фигурирует информация, "материализованная" в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т. д., в любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать.

Во-вторых, презентации чаще всего устраивают не только для жур­налистов, но и для потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т. п., которые должны вос­принимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно.

В-третьих, полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат.

Поскольку, как и в случае с пресс-конференцией, большинство источников уделяет основное внимание тому, как строить выступление на презентации, вновь сделаем упор на самой схеме ее проведения.

Итак, презентация — это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно:

1) приглашение и встреча,

2) пресс-конференционная часть,

3) презентационная часть,

4) неформальное общение,

5) сопровождение (дополнение) общения,

6) прощание.

Подготовка к презентации:

1. Четкое формулирование целей, от которых и зависят выбор аудитории, аргументов ее убеждения или переубеждения. При этом ищут и находят такую ключевую фразу, которая ясно отражает цели презентации и должна будет «осесть» в сознании и памяти участников.

2. Определяют состав и количество приглашаемой целевой общественности.

Кого мы приглашаем на пресс-конферениионную часть, журнали­стов или всех? Приглашайте всех, но знайте, что 80—90% из числа нежурналистов эту часть скорее всего проигнорируют. С презентационной частью поступите аналогичным образом, имея в виду, что на нее подтянутся приглашенные из числа VIP.

3. Принимают решение о месте проведения презентации.

В одном помещении или в разных проводить пресс-конференцион-ный и презентационный блоки? Лучше в разных, так как в противном случае органично перейти от одной части к другой будет трудно, а само разделение станет выглядеть искусственным.

4. Необходимо определить для себя то впечатление, какое собираются оставить у аудитории, с тем чтобы определиться в отношении развлекательных программ, ужина, фуршета и иных нужных или ненужных компонентов презентации. Решают вопрос о ведущем или ведущих П.

5. Определяем оптимальный диапазон времени для презентационной части (от 30 мин. до 1 часа) и остальных этапов мероприятия. Длинные, затянутые презентации не дают желаемого эффекта. Следует учитывать, что после первых 10 мин. внимание любой аудитории резко снижается. Именно здесь уместно использовать визуальные средства, сократив текст. Приближаясь к завершению презентации, ведущие должны предупредить об этом слушателей. Иначе итоговая информация будет воспринята рассеянно.

6. Создание сценария мероприятия. Сценарий должен разделять презентацию на этапы, выстраивать их в логическом порядке. Каждый раздел сценария помечают по степени важности, чтобы в дальнейшем можно было сокращать время, снимать при необходимости не очень важную информацию. Особо значимо вступление: именно в начале презентации завоевывается расположение аудитории. Работа над сценарием помогает еще найти нужное соотношение между текстом и применяемыми визуальными средствами (образцы продукции, слайды, графики и диаграммы, видеоролики). Лучше, если текст для ведущего презентации сначала будет надиктован на магнитофон, и только потом записан и хронометрирован.

П резентацию рассматривают как форму аудиовизуальной убеждающей коммуникации, родственной, напр., телепередаче. Поэтому визуальные, иллюстративные средства часто важнее слов. Они быстрее воспринимаются аудиторией и оказывают на нее более сильное воздействие, лучше запоминаются.

Содержание презентации организуют по 3 разделам: «ситуация», «осложнение», «рекомендации».

• О «ситуации» рассказывают так, чтобы вызвать интерес у всей аудитории, объединить ее. Обычно это – первая и не самая длинная часть.

• «Осложнение» должно доказывать необходимость в изменениях уже обрисованной «ситуации», объяснять причины того нового, что демонстрируется, является предметом П. «Осложнение» подводит к предмету П., к «рекомендациям».

• На стадии «рекомендаций» демонстрируют новый продукт, сопровождая показ сопоставлениями, примерами, указаниями на ценовые преимущества. «Рекомендации» лучше  всего строить как выбор альтернатив, а не вдалбливать в сознание слушателей «это делайте, а это не делайте». П. – это не лекция и не выступление начальника на совещании с подчиненными.

«Подведение итогов». Здесь кратко делают обзор главнейших фактов, повторяют 3-4 основных видеоаргумента, закрепляющие целевые зрительные впечатления аудитории. Дают рекомендации по потребительскому поведению, конкретно указывая ближайшие шаги и называя сроки. Слушателей обязательно благодарят за внимание. Часто еще предлагают задавать вопросы, но лучше этого не делать без «своих людей» в зале со специально составленными вопросами и заранее сформулированными мнениями. Возникновение отрицательной активности даже у очень малой части аудитории может испортить общее положительное впечатление от мерприятия, смазать ее итоги.

«Неформальное общение» — это коктейль (с напитками и минимумом закусок), фуршет ("усиленный коктейль", он может включать горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или обед (с выбором блюд из меню либо без такового). Чем сопровождается общение? Негромкой фоновой музыкой, луч­ше "живой" (фортепьяно, джаз, камерный оркестр); возможны нена­вязчивые и недлинные вокальные вставки.

"Прощание". Неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Причем, если вы станете раздавать подарки вначале, они превратятся в некоторую обузу, ко­торую некуда деть, а когда человек уходит — подарок окажется в самый раз.

И еще один важный момент: любая презентация — это фактически несколько презентаций одновременно. Скажем, презентуется некото­рый "именинник". Вроде бы главный герой — он. Но те, кто хвалит "именинника", изо всех сил презентуют себя; а организаторы действия активнейшим образом демонстрируют свои возможности ("обратитесь к нам — мы и для вас устроим такую же презентацию"). Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих...

Приглашения на пресс-конференционную часть презентации рассылаются всем – и представителям СМИ и другим участникам не познее, чем за 10 дней до ее проведения. Лицам, в участии которых организация заинтересована, пригласительные передаются лично руководством организации или сопровождаются телефонным звонком.

Во время неофициальной части журналисты могут получить дополнительную информацию о презентуемом продукте, в этом случае лучше подсказать журналистам, кто мог бы дать эксклюзивную информацию

Важно, если после презентации участник получит подарок – предмет, который был презентован – книгу, диск, абонемент или сертификат на получение каких-то услуг или товара и др, а также информационный пакет с материалами о деятельности кампании. Возможно в ходе официальной части презентации сделать коллективный снимок участников презентации, в то время, пока идет неофициальная часть, сделать фотографии и по окончании – передать каждому участнику.

Наиболее оптимальное время для проведения презентации – конец рабочего дня, в течение 1-1.5ч.

Триенáлле – показ, презентация чего-л. 3 раза в году.

Биеналле. - 2 раза в году.

Запуск объекта - традиционное представительское мероприятие, посвященное открытию какого-либо значимого строения, объекта. Предполагает привлечение к участию чиновников, журналистов, представителей смежных бизнес-структур. Проведение мероприятия такого рода может привлечь широкое внимание общественности и СМИ и часто служит решению политических задач лоббирования интересов того или иного объекта, а также налаживанию связей в разных кругах.

Профессиональные праздники / юбилеи - традиционное церемониальное праздничное мероприятие/цикл мероприятий, посвященное юбилею или иному профессиональному празднику. Проводится для повышения значимости деятельности компании. Предполагает обширную развлекательную программу с привлечением к участию чиновников, журналистов, представителей смежных бизнес-структур. Внимание/невнимание прессы к подобного рода мероприятиям зависит от сформировавшейся репутации компании-инициатора, общей ситуации в отрасли.

Спортивные соревнования - одной из функций организации подобных соревнований является повышение узнаваемости или лояльности компании среди деловых партнеров, клиентов, сотрудников, широкой общественности. Может являться частью корпоративной культуры, мотивационным элементом для сотрудников.

Кóнкурс – состязание с выделением лучших (победителей) из числа участников.

Различные конкурсы – эффективная PR–форма мобилизации как внутренних ресурсов компании, так и ее внешних контактов. Конкурсы часто проводят газеты, журналы, телеканалы и радиостанции. Фирмы становятся спонсорами конкурсов, рекламируя свои товары и услуги, предлагая их в качестве призов потребителям. Крупные корпорации проводят конкурсы среди своих покупателей, награждают отличившихся дилеров и т.д. Конкурсы используют и в работе с персоналом фирмы как инструмент поощрения лучших сотрудников и роста производительности труда.

Выставки / экспозиции - участие в выставках является неотъемлемой составляющей современных бизнес-коммуникаций. Публичное мероприятие, демонстрирующее целевым группам суть деятельности компании, ее последние достижения, вписывает компанию в контекст представителей отрасли. Выставки, независимо от формата, решают несколько задач: возможность привлечь внимание общественности, используя креативные решения в оформлении, качестве демонстрации продуктов/услуг, личной коммуникации, а также пригласить целевые СМИ и дать возможность "пощупать" руками последние новинки, разработки и т.п.

Выставка – одна из главных форм прямого маркетинга, позволяющая демонстрировать и продавать товары и услуги (особо важная для оптовой торговли и рынка дорогих услуг). Выставки и ярмарки позволяют устанавливать долгосрочные связи с покупателями. На выставке осуществляются:

1)      демонстрация образцов товаров и услуг, с возможностью показа «живьем», «в действии», что более эффективно, чем объявления в прессе или даже телереклама;

2)      уточнение границ рынка сбыта, поиск новых направлений деятельности, сегментов рынка, расширение объемов сбыта;

3)      PR – мероприятия, напр., презентация для покупателей и журналистов;

4)      стимулирующие мероприятия «сейлз промоушн» в виде лотерей, раздачи фирменных сувениров, бесплатных образцов продукции, дегустаций, предоставления скидок;

5)      изучение конкурентов и контакты с ними,

6)      контакты с новыми партнерами.

Работа на выставке тщательно планируется: подготовка, проведение, подведения итогов.

1. Составляют перечень выставляемой продукции и готовый план выставочного стенда. Уточняют договор с организаторами (оргкомитетом). Составляют перечень и смету нужных для успеха на В. информационно-рекламных материалов: плакатов, буклетов, сувениров, технических описаний, фирменных папок и др. Определяется персонал для работы на В. и проводится его «ролевой» тренинг. Утверждается общая смета  затрат.

2. Работу на В. планируют по направлениям:

-         расписание работы стендистов и др. персонала, включая руководителей организации,

-         инструктаж персонала, корректирующий его работу на В.,

-       закрепление определенных экспонатов и тематики переговоров за конкретными исполнителями,

-         организация завоза и вывоза оборудования и экспонатов,

-         переговоры, заключение контрактов, продажа образцов или мелких партий продукции,

-         организация учета и оценки посетителей стенда.

Подводя итоги работы на выставке, нужно ответить на следующие вопросы:

1)      удачно ли был размещен стенд,

2)      хорошо ли он был оформлен и сконструирован,

3)      оптимальна ли была площадь стенда,

4)      основные неудобства и накладки в ходе В.,

5)      какое еще оборудование и какие услуги нужно было бы заказать,

6)      от чего следовало бы отказаться,

7)      как работал персонал, стендисты.

Отдельно оцениваются коммерческие итоги выставки, как по прямо заключенным договорам, так и по перспективным контактам и клиентам. К участию в выставке целесообразно приурочить небольшую рекламную кампанию в СМИ, предлагая льготы, скидки, купоны посетителям В., фирменного стенда.

Экскурсии - коллективное посещение определенного, примечательного чем-либо объекта, связанного с деятельностью компании. Существует несколько вариантов проведения экскурсий на предприятии:

- регулярные экскурсии, где тематика, область информирования целевых групп определяются заранее. Экскурсионный маршрут готовится и согласуется менеджментом компании, в данном случае для коммуникации с экскурсантами не обязательно присутствие топ-менеджмента, достаточно квалифицированных специалистов тех или иных направлений;

- эксклюзивные экскурсии, чаще проводятся топ-менеджментом в рамках проведения того или иного представительского мероприятия.