Консолідація аркушів

При виконанні робіт зі створення зведених звітів по однотипних детальних звітах, крім об'ємних формул, Excel дозволяє використовувати ще один досить простий і зручний прийом – консолідацію даних.

Команда Консолідація з меню Дані може об'єднати інформацію з вихідних аркушів (до 255 аркушів) в одному підсумковому листі. Вихідні аркуші можуть розташовуватися в тій же самій книзі, у якій знаходиться підсумковий лист, або в інших книгах.

Команду Консолідація можна використовувати декількома способами. Можна зв'язати консолідовані дані з вихідними даними, щоб наступні зміни у вихідних аркушах відображалися в підсумковому листі. Або можна просто консолідувати вихідні дані без створення зв'язків.

Консолідувати дані можна по розташуванню або по категорії. Якщо консолідують дані по розташуванню, Microsoft Excel збирає інформацію з однаково розташованих осередків кожного вихідного листа. При консолідації даних по категорії Excel використовує як основу для об'єднання аркушів заголовки стовпців або рядків. Можна консолідувати аркуші, використовуючи будь-яку функцію, приведену в поле зі списком, що розкривається, Функція у вікні діалогу Консолідація. За замовчуванням використовується функція Сума, що підсумовує дані з кожного вихідного листа і поміщає результат у підсумковий лист. Також можна використовувати кожну з наступних функцій: Кількість значень, Середнє, Максимум, Мінімум, Добуток, Кількість чисел, Незміщене відхилення, Зміщене відхилення, Незміщена дисперсія і Зміщена дисперсія.

Можна консолідувати аркуші з відкритих у даний момент книг, що знаходяться на диску. Книга, що містить лист, у який містяться консолідовані дані, повинна бути відкрита, але вихідні книги можуть бути закриті, звичайно, за умови, що ви надали Excel правильні зведення про їхнє місцезнаходження, інакше він не зможе знайти усі файли цих книг. Ви повинні зберегти усі вихідні книги, перш ніж почати консолідацію.

Нижче даються два приклади консолідації: по розташуванню, по категорії. У прикладах розглянута консолідація аркушів однієї книги, але точно так само можна консолідувати аркуші, що знаходяться в різних книгах.

Консолідація по розташуванню

При консолідації по розташуванню Excel застосовує підсумкову функцію (Сума, Середнє або будь-яку іншу з перерахованих раніше) до осередків з однаковими адресами в кожнім вихідному листі. Це найпростіший спосіб консолідації, при якому консолідовані дані у всіх вихідних аркушах повинні мати зовсім однакове розташування.

Приклад 1.1. Виконати консолідацію звітів про розподіл готельних номерів у розрізі відповідальних осіб за тиждень. Розташувати консолідовані звіти по розташуванню і категоріям на окремих аркушах.

Виконання:

1. Додати в книгу зі звітами 2 нових листи і привласнити їх ярличкам імена Консолід_по_розташ. і Консолід_по категор.

2. Скопіювати в лист Консолід_по_розташ форму звіту по реалізації товару, очистити кінцеву область (область призначення), тобто блок осередків, у котрий будуть поміщені консолідовані дані – В7:К15. Виділення не знімати!

3. Виберіть команду Консолідація в меню Дані (рисунок 1).

Рисунок 1 - Діалогове вікно консолідації.

4. Для підрахунку значень з кожного вихідного листа випливає в поле зі списком Функція, у вікні діалогу Консолідація вибрати функцію Сума. Залишіть прапорці в секції Використовувати мітки невстановленими. Оскільки ми не збираємося створювати зв'язку з вихідними аркушами, прапорець Створювати зв'язку з вихідними даними також залишіть невстановленим.

5. Уведіть посилання для кожного вихідного діапазону в поле Посилання або виділите ці діапазони за допомогою миші: клацнути по полю Посилання  клацнути по ярличку Лист1  виділити осередку В7:К15 (зменшити діалогове вікно можна клацнути по кнопці наприкінці поля Посилання)  клацнути по кнопці Додати (розгорнути діалогове вікно можна щигликом по тій же кнопці наприкінці поля Посилання) – зазначений діапазон осередків повинний з'явитися в поле Список діапазонів  клацнути по ярличку Лист2  виділити осередку В7:К15 (при створенні форм документів у групі діапазон осередків буде встановлений автоматично)  клацнути по кнопці Додати  повторити зазначені дії для всіх підсумкових звітів  ОК.

Звичайно, використання миші є найбільш простим способом уведення посилань, але якщо необхідно послатися на вихідні аркуші закритих у даний момент книг, то вам доведеться ввести ці посилання з клавіатури. (Можна використовувати кнопку Огляд, щоб визначити місцезнаходження файлу, а потім вручну ввести посилання на осередок.) посилання, що вводиться, повинна мати наступну форму:

{Ім'я файлу}Ім'я листа! Посилання

Якщо вихідному діапазонові було призначене ім'я, можна використовувати це ім'я замість посилання.

Зауваження. Після виконання консолідації, посилання, введені у вікні діалогу Консолідація, запам'ятовуються при збереженні книги. Якщо при наступному відкритті книги необхідно обновити консолідовані значення, варто вибрати команду Консолідація і натиснути кнопку ОК.

Примітка. Консолідація виконується по блоці суміжних осередків, тому графа «Ціна», як довідковий матеріал, винесена в кінець звіту, щоб не розривати консолідований діапазон.