7. Завдання для аудиторної контрольної роботи за темою
“Microsoft Excel - консолідація даних”
Завдання
Робота з групою аркушів.
Досить часто в практиці необхідно узагальнювати дані однотипних документів. У цьому випадку форма документа та сама при різному змісті, наприклад, місячні звіти або бюджети відділень. Для створення таких документів Excel має засіб групового редагування. Можна згрупувати разом кілька аркушів у книзі і потім додати, відредагувати або відформатувати дані на всіх цих аркушах одночасно.
Виділення й угруповання аркушів можна виконати одним із методів.
1. Виділити ярличок першого листа в діапазоні суміжних аркушів, які потрібно згрупувати, і при натиснутій клавіші [Shift] клацнути по ярличку останнього листа в діапазоні.
2.Виділити ярличок першого листа і при натиснутій клавіші [Ctrl] послідовно клацнути по ярличках всіх аркушів, що потрібно включити в групу, незалежно від їхнього положення в книзі.
3. Команда Вибрати всі аркуші в контекстному меню ярличків аркушів.
Excel позначає режим групового редагування, додаючи [Група] у рядку заголовка книги.
Зауваження. Можна активізувати інші аркуші в групі, не виходячи з режиму групового редагування. Якщо клацнути по ярличку листа поза групою, Excel виходить з режиму групового редагування і видаляє [Група] з рядка заголовка книги. Вихід з режиму групового редагування, якщо всі аркуші книги включені в групу - клацнути по ярличку будь-якого неактивного листа.
Тепер, усе що буде вводитися на першому листі, як під копірку буде з'являтися на всіх аркушах групи. Будь-які зміни форматування, що зроблені на вкладках Число, Вирівнювання, Шрифт, Рамка, Вид і Захист у вікні діалогу Формат осередків, застосовуються одночасно до всіх членів групи. У режимі групового редагування команди Рядок, Стовпець, Автоформат і Стиль також застосуються до всіх аркушів у групі
Усі команди з меню Виправлення, за винятком Знайти і Замінити, застосовуються одночасно до всіх аркушів у групі.
Команди з меню Вставка - Осередки, Рядки, Стовпці і Функція можна використовувати для одночасної вставки відповідних елементів в усі аркуші в групі.
У режимі групового редагування всі команди печатки з меню Файл застосовуються до всіх аркушів групи.
Приклад 1 Необхідно створити звіти для заповнення й обробки даних про розподіл готельних номерів у розрізі відповідальних осіб (5 чоловік) за тиждень наступної форми:
Виконання:
Додати нові аркуші в книгу – клацнути правою кнопкою миші по ярличку останнього листа к. Додати вкладка Загальні виділити значок Лист ОК (з'явиться новий лист). Повторювати потрібну кількість разів.
Упорядкувати аркуші: перетягнути мишкою ярличок листа, що стоїть не один по одному, на місце.
Клацнути по ярличку Лист1, натиснути клавішу [Shift] і одночасно клацнути по ярличку Лист5.
На першому виділеному листі створити зазначену форму c формулами.
Зняти виділення з аркушів, клацнувши по ярличку Лист6.
У кожнім листі заповнити прізвище відповідальної особи.
Послідовність дій:
Виділити групу аркушів з 5 по 7.
На листі 5 виділити усю форму звіту, м. Виправлення к. Заповнити п. По аркушах покажчик Усі ОК.
Зняти виділення з групи аркушів і відкоригувати прізвища на аркушах 6 і 7.
Примітка: Якщо копійований звіт був заповнений, виділити групу нових аркушів (6 і 7), потім виділити предметну частину листа 6 і натиснути клавішу [Delete].
При формуванні підсумкової таблиці по створених звітних формах можна використовувати об'ємні формули, що можуть підсумовувати дані відразу по декількох однойменних осередках різних аркушів.