§ 3. Letters'

Proper business letter writing is very important for normal commercial ac­tivity. In spite of the development of telephone, telex and telegraphic ways of communication and the increasing personal contacts in international tra­de, the writing of letters continues. In fact most telephoned and telegraphed messages have to be confirmed by let­ters.

So every good businessman should be competent in writing effective business letters in English. It is not just the matter of translating Russian business phrases literally into English because each language has its own characteristic forms and phrases.

It is also useful to remember that the subject of the routine business letters in export-import trade lacks variety. Therefore, first, certain accepted standard phrases are in

РАЗДЕЛ З. ПИСЬМА

Умение писать как следует деловые письма имеет огромное значение для нормального ведения коммерческой деятельности. Несмотря на использование таких форм коммуникации, как телефон, телекс и телеграф, а также усиление личных контактов во внешней торговле, коммуникация посредством писем не прекращается. Более того, сообщения, переданные по телефону или телеграфу (телеграммы, телексы), должны подтверждаться письмами.

Поэтому каждый хороший бизнесмен должен уметь писать надлежащие деловые письма на английском языке. Это не просто дословный (буквальный) перевод русских коммерческих оборотов на английский язык, поскольку каждый язык имеет присущие только ему грамматические формы и лексические обороты. Полезно также помнить, что в тема­тике рутинных деловых писем в экспортно-импортной торговле нет большого разнообразия. Поэтому во-первых, в письмах можно

41

THE LAYOUT AND PARTS OF A BUSINESS LETTER РАСПОЛОЖЕНИЕ И ЧАСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

* На бланках фирм стал появляться еще один номер, например:

Facsimile — S4S3S41 — это номер телефона, по которому с помощью факсимильного

копировального аппарата (телефакса) можно передавать срочные документы, такие как:

диаграммы, графики, схемы и другие.

** Факсимиле — это точная копия чего-либо.

general use and secondly, Form letters (=standard letters) may be used: it facilitates the

communication because the repetitive nature of many business transactions and situations makes the use of stan­dard letters a time-saving device.

However, whether you write a special letter or make use of a standard letter, you should know the main parts of any business letter and its layout.

Business letters are usually written on printed company-forms (letter-paper). The letterhead (the heading) gives the name of the company, the postal and telegraphic addresses, the telephone number(s), the number of the telex (-es) and when telefacses * appeared, their number, too; sometimes some other information such as: the names of important officials (e.g. directors), the particular official, to whom the company may wish to have all communications addressed, spaces for letter indexes (references) and the date.

использовать некоторые общепринятые стандартные обороты и во-вторых,

можно использовать типовые письма: это ускоряет процесс коммуникации, так как повторно-одинаковый характер многих деловых сделок и ситуаций позволяет использовать типовые письма с большой экономией времени. Однако пишется ли особое письмо или используется типовое, соста­витель обязан знать основные части любого делового письма и их рас­положение.

Деловые письма обычно пишутся на фирменных бланках, отпечатанных типографским способом. В заголовке письма указаны название организации (объединения, фирмы), почтовый и телеграфный адрес, номер (а) телефона (телефонов), те­лекса (телексов), а с возникновением факсимильной связи и номер факсимиле **, и иногда некоторая другая информация, как-то: фамилии руководящих официальных лиц, официальное лицо, на чье имя, по желанию компании, должна направляться вся корреспонденция, специально обозначенное свободное место для индексов писем (шифра, ссылки), для даты, входящих и исходящих данных письма.

The ordinary business letter compri­ses the following principal parts: (1) (1) The Date. (2) The Inside Address. (3) The Opening Salutation. (4) The Subject Heading. (S) The Opening Paragraph. (6) The Body of the Let­ter. (7) The Closing Paragraph. (8) The Complimentary Closing. (9) The Sig­nature. (10) Enclosures, Postscripts and copies sent.

(1) THE DATE

In English business letters the date

(day, month and year) is typed on the right-hand side. It is customary to to type the date in full, not just in figures e.g.2nd Apr, 1990 which is pronounced, "the second of April nineteen ninety". The name of the month may be abbreviated: January, to Jan, February to Feb, March to Mar, April to Apr., June to Jun, August to Aug., September to Sept, October to Oct, November to Nov, December to Dec.Only May and July are written in full. In American business letters the date is written in the following way: Apr 2,1990 which is read: "April second, nineteen ninety." The name of the month should not be stated in figures, as it may easily be confusing, because in the USA it is the practice to write dates as seen above in a different order: month, day and year.

e.g. 9.2.90 means on the second of September, 1990

(2) THE INSIDE ADDRESS

The name and address of the company written to are usually typed on the

Обычное деловое письмо состоит из

следующих основных частей:

(1) Даты, (2) Внутреннего адреса,

3. Вступительного обращения,

4. Заголовка к тексту, (5) На­чального абзаца, (6) Текста письма, (7) Конечного (заключительного) абзаца, (8) Заключительной фор­ мулы вежливости, (9) Подписи, (10) Отметки о наличии приложе­ ния и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса (1) ДАТА

В английских деловых письмах да­та (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выраже­нии, напр. 2 апреля 1990 года. Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано.

В американских деловых письмах дата пишется иначе, как указано.

Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуж­дение, так как в США обо­значается сначала месяц, затем день и год. 2 сентября 1990 года

(2) ВНУТРЕННИЙ АДРЕС

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у

42

43

left-hand side against the margin, all lines starting at the same margin, not diagonally.

Firms are addressed as Messrs (the plural of Mr) only when the firm's name includes a personal name with­out any other courtesy title and only when the firms are partnerships.* e.g. Messrs Brown & Smith, 25HighHolborn, London, W.C. I.

But:

Sir James Brown & Co.,