6. Группировка и обобщение данных по учёту труда и заработной платы.

В учётном процессе отработанное время, суммы начисленной заработной платы, доплаты и премии работникам фиксируются в различных первичных документах. Информация по одному и тому же работнику может содержаться в нескольких документах. Все это вызывает необходимость группировки и обобщения данных по учёту труда и выполненных работ. В регистрах бухгалтерского учёта суммы начисленной заработной платы должны быть сгруппированы и накоплены по следующим направлениям:

• по каждому работнику предприятия – для организации расчётов по заработной плате;

• по подразделениям в целом – для составления отчётности.

Обобщающим регистром, в котором отражаются расчёты по заработной плате с каждым работником, является расчётно-платёжная ведомость.

Расчётно-платёжная ведомость состоит из двух разделов – «Начислено» и «Удержано и внесено». Кроме того отдельные графы предусмотрены для отражения « Сальдо на начало и конец месяца». В разделе «Начислено» показывают все виды заработной платы, начисленной: по сдельным расценкам за выполненную работу; расценкам за полученную продукцию; повременно по тарифным ставкам или должностным окладам; надбавкам за классность. Здесь также отражают все виды премий, входящих в фонд заработной платы, все виды оплаты отпусков, начислений по временной нетрудоспособности, за выслугу лет и др.

Общая сумма заработка за месяц определяется путём суммирования соответствующих граф, итог которых записывают в графу «Итого начислено». Графу ведомости «Всего причитается» заполняют, суммируя или вычитая из начисленного заработка сальдо на начало месяца.

В раздел «Удержано и внесено» записывают все виды удержаний: суммы, выданные кассой за прошлый месяц; аванс; подоходный налог; удержания по исполнительным листам; за товары, купленные в кредит; за содержание детей в детских дошкольных учреждениях; возмещение материального ущерба и др.

Записи производят на основании отчётов кассира, платежных ведомостей, исполнительных листов, поручений-обязательств и других документов.

Чтобы составить расчётно-платёжную ведомость, необходимо из ведомости за прошлый месяц по каждому работнику вынести сальдо на начало текущего месяца, отразить суммы по разделам «Начислено» и «Удержано и внесено», вывести сальдо на конец месяца, а также сумму к выдаче по каждому работнику.

Расчётно-платёжные ведомости составляют в разрезе производственных подразделений или категорий работников. Отдельно ведут расчётно-платёжную ведомость по административно-управленческому персоналу. Общая сумма, подлежащая выплате по расчётно-платёжной ведомости, в обязательном порядке указывается прописью. После подписания руководителем предприятия и главным бухгалтером данный документ регистрируют и передают в кассу для выдачи заработной платы. Суммы заработной платы, не выданные в установленный срок, подлежат депонированию, о чём в расчётно-платёжной ведомости делаются соответствующие отметки.

Сумма начисленной заработной платы по каждому структурному подразделению должна соответствовать сумме, отнесенной в издержки производства и отражённой в производственных отчётах (кроме сумм, начисленных за счёт средств Фонда социальной защиты населения).

Расчётно-платёжные ведомости позволяют систематически контролировать расчёты с персоналом предприятия. сальдо по всем расчётно-платёжным ведомостям на начало и конец месяца должно соответствовать счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» как по дебету, так и по кредиту. Кроме того, общая сумма начисленной заработной платы должна контролироваться суммой, отнесенной в затраты производства и отраженной в журнале-ордере ф. № 10-АПК (кроме выплат за счёт средств социального страхования).

Так как расчётно-платёжные ведомости являются регистрами аналитического учета, заменяют лицевые счета и оборотные ведомости по балансовому счёту 70, то они являются документами постоянного хранения.

Для отнесения в затраты на производство суммы начисленной заработной платы накапливают и группируют в следующих специальных накопительных документах:

накопительной ведомости учёта использования машинно-тракторного парка(ф. 402 -АПК),

накопительной ведомости учёта работы грузового автотранспорта (ф. 401-АПК),

накопительной ведомости учёта затрат в ремонтной мастерской (ф. 403 - АПК);

В накопительной ведомости учёта использования машинно-тракторного парка отводится на каждого тракториста отдельная страница. На основании учётных путевых листов в ведомости записывают отработанные человеко-дни, человеко-часы, нормо- смены, начисленную заработную плату механизатору и другие показатели. Накопительная ведомость учёта работы грузового автотранспорта построена по такому же принципу. Здесь накапливают данные по каждой автомашине, на основании путевых листов о выполненных работах и начисленной заработной плате. В конце месяца по каждому автомобилю подсчитывают итоги. Выполненные тонно-километры относят по потребителям услуг автотранспорта.

Накопительная ведомость учёта затрат в ремонтной мастерской предназначена для учёта объёмов выполненных работ и систематизации прямых затрат, произведенных при осуществлении ремонтных работ. Аналитические счета в ней открывают по видам ремонтов и по видам изготовляемых мастерской изделий. Затраты накапливают по каждой сложной машине (автомобиль, трактор, комбайн), а по несложным сельскохозяйственным машинам – по их видам или группам.

Суммы начисленной заработной платы, отработанное время и другие расходы, сгруппированные в накопительных ведомостях, ежемесячно обобщают в производственных отчётах, которые составляются по видам производств, структурным подразделениям, а затем и в целом по предприятию.

Для сводного учёта расчётов по оплате труда, контроля за фондом заработной платы и составления установленной отчётности предназначены сводная ведомость начисленной оплаты по её составу и категориям работников (ф. № 58-АПК) и сводная ведомость по расчётам с работниками (ф. № 59-АПК).

Сводную ведомость начисленной оплаты труда по её составу и категориям работников (ф. № 58-АПК) открывают на год в целом по сельхозпредприятию. В ней ежемесячно отражают обобщенные данные расчётно-платёжных ведомостей о суммах начисленной оплаты труда и других выплатах по составу и категориям работников. Итоговые данные по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда, оплате отпускных, выплате вознаграждений за выслугу лет, различных надбавок и т.п. Отражение данных производится как по суммам, входящим в состав фонда заработной платы, так и по выплатам, производимым за счёт других источников. Кроме сумм начисленной оплаты труда в ведомости ф. № 58-АПК отражают количество человеко-дней, отработанных каждой категорией работников.

В сводной ведомости по расчётам с работниками ф. № 59-АПК отражают итоговые данные расчётно-платёжных ведомостей, составленных по производственным подразделениям. В ведомости указывают суммы задолженности на начало месяца (за предприятием или за работником), начисленной оплаты труда, отпускных (с указанием количества дней) и других выплат, входящих в фонд оплаты труда. В этом регистре находят отражение также суммы разных выплат, не входящих в состав фонда заработной платы, например, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (с указанием количества дней), пенсии инвалидам труда и др.

Кроме того, в ведомости ф. № 59-АПК отражают итоговые суммы, выданные наличными деньгами при расчетах с персоналом за прошлый и текущий месяцы, перечисленные на депоненты, в банк, а также другие удержания по видам (подоходный налог, в Фонд социальной защиты населения и др.). Эти суммы являются основанием для контроля за проведением указанных расчётных операций.

Суммы, отраженные в ведомости ф. № 59-АПК, должны быть взаимоувязаны с данными, содержащимися в журналах-ордерах. Так, суммы, выданные наличными по расчётам за прошлый месяц, должны соответствовать данным журнала-ордера № 1-АПК.

Суммы задолженности на конец месяца, отраженные в ведомости ф. № 59-АПК, должны соответствовать развернутому остатку на конец месяца по счёту 70 в Главной книге.