24. Документооборот как составная часть информационного обеспечения управления. Основные характеристики.

В соответствии с ГСДОУ документооборот представляет собой упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела.

Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

– централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов;

– максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

– маршрутизация отдельных видов документов;

– однократность регистрации документов;

– организация предварительного рассмотрения документов;

– вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения и др.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

К качественным характеристикам документооборота относятся: 1. характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); 2. маршруты движения документов; 3. периодичность; 4. направленность движения.

 К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ.

К временным характеристикам относят: продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Так же это время затрачиваемой на маршрут прохождения документа.

25. Проблемы правового регулирования электронного документооборота. Защищенный электронный документооборот.

Нормативно-правовую базу электронного документооборота составляют:

- №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи»;

- № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»;

- № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» и др.

Основными проблемами можно выделить:

1. нет единого понятие «электронный документооборот»;

2. каждый закон содержит в себе ряд проблем, которые не соответствуют общепринятым требованиям;

3. на протяжении длительного периода времени выявляются несовершенства законов в связи с быстрой модернизацией информационной инфраструктуры и в связи с этим быстрая смена законов.

Защищенный Электронный Документооборот - это такой электронный документооборот, который защищен от угроз внешней среды и от негативного воздействия внешних факторов.

Основной идеей построения ЗЭД является то, что к задаче защиты системы электронного документооборота надо подходить классически с точки зрения защиты информационной системы. А именно, кроме известных уже среди разработчиков СЭД задач по защите электронных документов, таких как:

• аутентификация пользователей и разделение доступа,

• подтверждение авторства электронного документа,

• контроль целостности электронного документа,

• конфиденциальность электронного документа,

• обеспечение юридической значимости электронного документа, –

для организации ЗЭД необходимо использовать механизмы, обеспечивающие:

• контроль целостности используемого программного обеспечения,

• регистрацию событий в информационных системах,

• криптографическую защиту,

• межсетевое экранирование,

• построение виртуальных частных сетей,

• антивирусную защиту,

• аудит информационной безопасности, –

которые хорошо известны специалистам по защите информации.