Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Lektsii_po_psih.doc
Скачиваний:
19
Добавлен:
24.09.2019
Размер:
545.28 Кб
Скачать

I. Подготовка совещания

  1. Тема. Необходимо как можно более точно сформулировать предмет обсуждения; заинтересовать каждого участника совещания; сформулировать тему в активном ключе (не «рост затрат в текущем году», а «что сделать, чтобы снизить наши затраты?»).

2. Цель. Описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы (предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по вопросу и т. п.).

3. Повестка дня. Письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий: тему, цель, место, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, фамилии докладчиков и ответственных за подготовку вопросов, время, отведенное на каждый вопрос, места, где можно найти информацию по каждому вопросу.

4. Круг участников. Оптимальное число – 5–7 человек. Увеличение количества снижает коэффициент участия каждого, удлиняя совещание и снижая эффективность. Лучше, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лица, чьи вопросы обсуждены, покидают совещание, другие – приглашаются. Это требует точного соблюдения регламента и информирования участников обо всех решениях, принятых в результате обсуждения.

5. Время и продолжительность совещания. Совещание должно быть определено в плане предприятия. Общая продолжительность – не более 1,5–2 ч.

6. Оповещение и обеспечение участников информационными материалами. Оповещение участников важного совещания проводится за несколько дней, присылаются проекты решения, тезисы докладов, справки. Может быть проведен сбор письменных отзывов о проекте решения от участников совещания.

II. Проведение совещания

1. Цели и функции председательствующего. Главная цель – найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время. Нельзя начинать совещание с критики и разноса подчиненных. Председательствующий должен регулировать направленность и деловитость выступлений, влиять на корректность выступающих. Выступления в прениях рекомендуется не прерывать, за исключением нарушения регламента и некорректности выступления.

Руководитель время от времени должен переключать внимание участников совещания на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились, в чем барьеры, затруднения и др.).

Председательствующий должен следить за тем, чтобы начиналось и заканчивалось совещание строго в назначенное время и при обсуждении вопросов соблюдался регламент. Через каждые 40–50 мин устраиваются перерывы.

Протокол вести необходимо. В него заносятся выступления, а также принятое решение с фамилиями ответственных и со сроками исполнения.

2. Порядок выступления. Приглашенные выступают в очередности, обратной авторитету и положению выступающего, что не позволяет довлеть авторитету уже выступившего. Каждый участник совещания должен высказаться.

III. Итоговый анализ совещания

Чем бы совещание не закончилось, и с каким бы успехом оно не прошло, менеджер не может не анализировать его результаты. Перечень вопросов, на которые надо ответить, подводя итоги совещания. Был ли оптимальным состав участников? Были ли правильно определены места для участников совещания? Достаточно ли заинтересованными были его участники? Удалось ли сблизить позиции участников или хотя бы ослабить противоречия? Появлялись ли непредвиденные блокирующие ситуации, и как они нейтрализовывались? Стало ли ясным представление о проблеме после ее обсуждения? Принято ли оптимальное решение, и спрогнозирован ли риск его невыполнения?

Существует множество методов групповых дискуссий: «мозговой штурм», «метод 635», метод «синектики», метод дневников; утопических игр и т. д.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]