Чем плохи программы для планирования

В офисе адвоката, в рекламном агентстве, в кабинете бухгалтера, в любом другом предприятии, связанном с консультированием, существует серьезная и не удовлетворяемая потребность в программе, управляющей распределением людей по проектам с учетом времени. Такова организация деятельности всех консультирующих компаний, и все же, как это ни поразительно, не существует программы, решающей эту задачу.

С точки зрения программиста управление проектом - это задача планирования плюс, возможно, дополнительные навороты вроде анализа методом критического пути, если начало одной задачи зависит от завершения предыдущей. Все доступные сегодня программы управления проектами основаны на этом академически чистом предположении². Проблема в том, что этот взгляд на управление проектами имеет очень слабое отношение к действительности.

Ошибочно одно из фундаментальных предположений программ для управления проектами, а именно: людям необходимо помочь понять, как надо действовать в рамках проекта. Большинство людей довольно успешно справляются со своими проектами; ведь такова их работа, в конечном итоге. Увязывание нескольких проектов в единое расписание - вот в чем действительно требуется помощь. Ресурсы (обычно подразумеваются люди) одновременно задействованы в нескольких проектах. Они начинают и заканчивают проекты один за другим, иногда с некоторым наложением, так что большая часть проектов стоит в очереди, ожидая своей судьбы. Недостаточно распределить людей по проектам, необходимо иметь возможность назначить одного человека на работу в нескольких проектах.

Чтобы приносить пользу, такие программы управления ресурсами должны интегрировать три измерения проблемы: время, проекты, ресурсы. Вместо этого мы получаем программы, работающие лишь в двух измерениях: времени и ресурсов, причем продавцы программ настаивают, что больше нам ничего не нужно. Хоть под каким названием - «трафик», «управление проектами и «распределение ресурсов», - этот жизненно необходимый сегмент рынка приложений попросту не существует.

Более того, проекты постоянно изменяются с учетом плана. Любая полезная программа для управления проектами должна быть гибкой и уметь адаптироваться к изменениям. Система управления проектами, не содержащая надежных и действенных механизмов обратной связи, позволяющих людям, выполняющим работу, указывать системе на истинное положение вещей, не очень полезна в реальном управлении проектами.

Чем плохи календари

Практически каждый использует календарь для делового планирования. На рынке существует множество программ-календарей, и каждая из них игнорируют самый простой и очевидный способ применения календарной системы. Говоря просто, календарь должен отражать то, как люди используют время для управления своей жизнью. В целом, можно поделить наши заботы о времени на две категории: сроки и процессы. Срок это момент времени, до которого что-то должно быть готово, скажем, промежуточная версия продукта. Пример процесса - деловая поездка на один день. Скажем, в ходе моего двухдневного визита в Чикаго у меня назначено три встречи с различными клиентами.

Все современные программы-календари игнорируют сроки и процессы, вместо этого пропагандируя встречи. Встреча - это отдельное событие, которое начинается в определенное время. Встречи - важная составляющая управления временем, но никоим образом не единственная. Речь не только об отсутствии других видов календарных записей, но и, во многих случаях, о неверном представлении собственно назначенных встреч.

Отслеживать начало встречи гораздо важнее, чем ее конец, однако календари не различают эти два момента времени. За последние тридцать летя, был инициатором и участником тысяч встреч. Время начала этих встреч имеет огромное значение. Время же завершения в большинстве случаев не важно, указывать его не требуется и оно не известно заранее. Однако в каждой из опробованных мной программ-календарей встречи обладают временем завершения, которое требуется указать заранее столь же точно, аккуратно и старательно, как время начала. Это время завершения используется в точных вычислениях вашей доступности, которые в принципе не могут быть точными, а потому являются серьезным искажением действительности. К примеру, если вы, пользуясь типичной календарной программой, пригласите меня на встречу в три часа дня, программа отвергнет ваше приглашение, если у меня в 2:30 назначена встреча, которая продлится 35 минут. В реальной жизни я могу с легкостью сбежать с предыдущей встречи на пять минут раньше.

Кроме того, ни одна из этих программ не учитывает время, которое мне необходимо, чтобы добраться до места встречи. Если мне нужно подъехать на другой конец города к двум часам дня, я должен выйти из дома в половине второго. На какое время я должен назначить встречу, на 1:30 или на 2? Качественно спроектированная программа должна решить этот вопрос самостоятельно и помочь мне выйти вовремя.

Есть и целый ряд других видов записей, связанных со временем, не учтенных в существующих календарях. В любой день у меня может быть десяток или более текущих проектов, однако в любой момент времени я работаю лишь над одним из них. Типичная календарная программа отказывается уживаться с этим моим нормальным поведением, не позволяя работать с календарем на уровне проектов. Я не могу обойти этого танцующего медведя.