2. Завершение проекта

Проект завершается:

если выполнены все работы и достигнуты поставленные цели;

если принято решение о прекра­щении работ по проекту.

Для принятия решения о прекращении работ по проекту могут быть следующие причины:

1. отсутствуют средства для продолжения работ по проекту;

2. появились факты, говорящие о том, что после окончания за­планированных работ не будут достигнуты намеченные результаты.

В этих случаях могут быть два варианта:

1. проект окончательно прекращается;

2. проект «замораживается» и может быть продолжен в будущем.

При замораживании проекта оформляется соответствующая до­кументация: акты, отчеты; проводятся мероприятия по консервации объекта.

При достижении цели проводятся эксплуатационные меропри­ятия. При этом:

1) сравнивают полученные реальные результаты с намечаемыми;

2) выявляют расхождения между реальными (эксплуатаци­онными) характеристиками проекта и плановыми;

3)устанавливают причины расхождений;

4. разрабатывают мероприятия по устранению выявленных расхождений;

5. организуют работу по устранению недоделок.

Для проведения испытаний назначается комиссия, в обязанности которой входит:

• проверить соответствие проекту всего установленного оборудования;

• наблюдать за ходом испытаний;

• проверить соответствие исходного сырья и материалов требованиям, заложенным в проекте;

• принять меры по устранению несоответствий проекту.

По завершении испытаний составляется отчет, который включает следующие пункты:

1. фирма и ее размещения;

2. наименование технологического процесса; 3)цель испытаний;

4)результаты испытаний;

5) рекомендации и решения.

При положительных результатах итоги выполненного проекта передаются заказчику, производится закрытие договоров. С этой целью:

• проводиться проверка финансовой отчетности;

• составляются паспорта оборудования и технологических про­цессов;

• выявляются невыполненные работы;

• принимаются меры по завершению невыполненных обяза­тельств;

• организуется и оформляется гарантийное обслуживание обору­дования;

• производятся окончательные расчеты со всеми участниками проекта.

Проверка финансовой отчетности включает:

• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

• установление наличия просроченных платежей поставщикам;

• проверку суммы заказов по накладным поставщиков;

• подтверждение проведенных удержаний.

Невыполненные обязательства завершаются при закрытии дого­воров. Спорные моменты решаются путем переговоров. В ходе реализации проекта следует постоянно контролировать и ликвиди­ровать невыполненные обязательства, т.к. при закрытии проекта и без этого хлопот много.

На этапе завершения проекта принимаются меры к исправлению брака и устранению недоделок. Нередко это обходиться дорого и может длиться долго. Иногда такие вопросы легче решать путем уступок и уплаты штрафа. Закрытие договоров сопровождается за­вершением всех финансовых расчетов.

Приемка завершенного проекта оформляется актом установ­ленной формы с приложениями.

Основными этапами закрытия проекта являются:

• проверка финансовой отчетности;

• паспортизация;

• выявление невыполненных обязательств;

• завершение невыполненных обязательств;

• гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности включает в себя проверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

• проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

• согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

• проверку наличия документации по изменениям;

• контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

• соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

• поиск просроченных платежей поставщику;

• подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее представленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характеризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и т. д. При правильном управлении инвестиционным процессом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.

В результате проверки устанавливаются:

• объемы работ, не требующие дополнительных усилий и готовых к закрытию;

• объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обязательств.

Если работа своевременно не выполнена, то должен рассматриваться вопрос об изменении контракта. Ведение переговоров с целью изменения условий контракта производится до его закрытия и окончательных платежей. Все изменения в контракте утверждаются заказчиком, и до его утверждения никакие дополнительные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ по контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающей объект.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему, т. е. выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

При окончательных расчетах учитывается экономия или перерасход денежных средств на проект. Если в процессе строительства подрядчик сократил издержки производства по каким-либо работам по сравнению с контрактной ценой, он получает вознаграждение.

При завершении проекта осуществляется подготовка итогового отчета, в котором описаны все проблемы строительства, пусконаладки и организации эксплуатации. Этот отчет отражает опыт реализации проекта и используется для последующих проектов.

Послепроектное сопровождение осуществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за это. Этой группе передается:

• техническая информация;

• оборудование;

• инструменты;

• средства обучения;

• руководство по эксплуатации;

• чертежи;

• результаты испытаний;

• различные материалы фирм-поставщиков.

Условия послепроектного сопровождения оговариваются в контракте.