Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Пиар экзамен.docx
Скачиваний:
0
Добавлен:
22.09.2019
Размер:
56.14 Кб
Скачать

Вопрос 6 «Контролируемые организацией pr-материалы, предназначенные для внутренней аудитории. Отчет»

Один и тот же отчет может быть предназначен одновременно как для внутренней, так и для широкой внешней общественности; но, как правило, отчет составляется с конкретной целью и предназначается определенной целевой аудитории.

Прежде всего это отчеты, связанные с так называемыми календарными датами (ежегодный, квартальный, месячный отчеты), или отчеты по окончании работ или определенных этапов работ, выполняемых всей организацией по заказу партнера или клиента. Составление любого отчета — серьезная и кропотливая работа, включающая как результаты производственной, научной или общественной деятельности организации, так и данные по результатам финансовой деятельности. В составлении такого отчета принимают участие либо все отделы организации (по сбору данных, отбору фотографий, таблиц, диаграмм и другого иллюстративного материала), либо конкретный отдел организации, являющийся ответственным исполнителем по определенному проекту.

Специалиста по связям с общественностью могут пригласить для объединения в единый документ всех материалов и фактов, собранных разными отделами и составленных разными авторами. Он начинает свою работу с внимательного ознакомления с этими материалами, а затем предлагает вариант или несколько вариантов макета расположения материалов для законченного документа. Он также занимается работой по приданию документу вида цельного единого документа с точки зрения языка и стиля. Вся его работа проходит в процессе постоянных консультаций с главным менеджером или лицом, отвечающим за данный проект.

Каковы бы ни были цель составления отчета, его адресная ориентация или количество исполнителей, существуют некие общие правила внешнего оформления отчета, и этих правил рекомендуется строго придерживаться. Вот основные части любого отчета:

1. Титульный лист. На нем указываются название отчета, имя идолжность составителя/составителей отчета, а также адрес организации, дата составления.

2. За титульным листом обычно следует оглавление с перечнем всех разделов, содержащихся в отчете, списки прилагаемых таблиц, диаграмм, фотографий и PRсунков. Страницы с этими данными в отчетах помечаются PRмскими цифрами (II, III, IV и т. д.), при этом, хотя титульный лист и входит в это число, цифра I на нем не ставится.

3. Затем дается краткая аннотация (одна-две страницы) с информацией об основных вопросах, рассматриваемых в отчете.

4. Основной текст отчета обязательно должен включать три следующих раздела:

  • введение,

  • содержательная информация

  • заключение.

Рекомендуется избегать повторений, не пытаться разъяснять в тексте то, что и так очевидно из прилагаемых таблиц и диаграмм. Но приводимые в отчете таблицы и диаграммы должны убеждать читателя в неопровержимости излагаемых фактов.

Вот еще несколько конкретных советов по написанию основной части текста отчета:

  • сделайте основной упор на достижения за истекший календарный срок (этап);

  • объясните, как деятельность за прошедший период увязывается с основной миссией и целями организации;

  • сравните достижения этого отчетного периода с предыдущими периодами равной продолжительности, и либо отметьте высокие результаты, либо покажите, в чем причина более низких показателей;

  • на основании изложенного обрисуйте перспективы развития организации на будущее;

  • дайте дополнительную информацию относительно участия персонала в деятельности организации с точки зрения заинтересованности, взаимоотношений, общего климата.

  • В заключение принято не только кратко обобщать все содержание отчета, но и определять перспективы развития или, если это необходимо, говорить о путях ухода от кризисной ситуации посредством проактивного планирования. Независимо от того, позитивный или негативный характер носят показываемые в отчете данные, необходимо следить за тем, чтобы они были четко сформулированы и не содержали возможности быть двояко истолкованными.

  • Особенно внимательно следует относиться к аппарату ссылок на цитаты и имена, приводимые в отчете, и в этом отношении отчет практически ничем не отличается от любой научной работы.

  • Библиография, включаемая в отчет, должна содержать не только цитированные работы, но также и те, которые просто упомянуты в отчете.

  • Приложение, имеющееся почти в каждом отчете, обычно содержит иллюстративный материал большого объема (не включенный поэтому в основную часть отчета) или носящий второстепенный характер. Каждое отдельное приложение обычно маркируется заглавными буквами латинского или родного языка.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.