131. Технологія проектування та створення бази даних в Access

Проектування бази даних відбувається на основі концептуальних вимог її кінцевих користувачів. Під час проектування бази даних враховується таке:

• база даних повинна задовольняти актуальним інформаційним потребам;

• дані перед включенням до бази даних повинні перевірятися на достовірність;

• доступ до даних повинні мати тільки особи з відповідними повноваженнями;

• база даних повинна легко розширятися під час реорганізації та збільшення обсягів предметної області.

Етапи проектування бази даних:

1. Визначення мети створення бази даних.

2. Проектування концептуальної моделі бази даних.

3. Проектування зовнішніх моделей даних.

4. Проектування внутрішньої моделі даних.

5. Оцінка внутрішньої моделі даних.

6. Реалізація бази даних.

7. Аналіз ефективності бази даних.

Створення бази даних на основі шаблону

Найшвидший спосіб створення бази даних — це використання шаблону, який найкраще відповідає вашим потребам. Шаблони мають визначену структуру даних, і припасування наявних даних до структури шаблону може потребувати багато часу.

1. Якщо базу даних відкрито, натисніть кнопку Microsoft Office та виберіть пункт Закрити базу даних, щоб відобразити сторінку Початок роботи з Microsoft Office Access.

2. Кілька шаблонів відображено на сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access, до інших можна отримати доступ, вибравши посилання на панелі Категорії шаблонів. Додаткові шаблони можна завантажити з веб-сайту Office Online. Для отримання додаткових відомостей див. наступний розділ цієї статті.

3. Виберіть потрібний шаблон.

4. Застосунок Access пропонує ім’я файлу бази даних у полі Ім’я файлу — за потреби його можна змінити. Щоб зберегти базу даних в папці, відмінній від папки, що відображається під полем імені файлу, натисніть кнопку, перейдіть до папки, в якій потрібно зберегти базу даних, і натисніть кнопку ОК. За потреби можна створити та зв’язати базу даних із сайтом Windows SharePoint Services 3.0.

5. Натисніть кнопку Створити (або Завантажити для шаблону Office Online).

Створення бази даних без використання шаблону

Якщо не слід використовувати шаблон, можна створити базу даних за допомогою власних таблиць, форм, звітів та інших об’єктів бази даних. Зазвичай потрібно виконати одну або обидві наведені нижче дії:

• Введення, вставлення або імпортування даних до таблиці, створюваної під час створення нової бази даних, і повторне виконання процесу з новими таблицями, які створюються за допомогою команди Таблиця на вкладці Створення.

• Імпортування даних з інших джерел і створення нових таблиць під час виконання цього процесу.

Створення пустої бази даних

1. На сторінці Початок роботи з Microsoft Office Access у розділі Нова пуста база даних виберіть пункт Пуста база даних.

2. В області Пуста база даних введіть ім’я файлу в полі Ім’я файлу. Якщо не вказати розширення файлу, застосунок Access додасть його автоматично. Щоб змінити розташування файлу, вказане за промовчанням, виберіть елемент Пошук розташування для бази даних (поруч із полем Ім’я файлу), перейдіть до нового розташування та натисніть кнопку ОК.

3. Натисніть кнопку Створити.

4. Щоб додати дані, введіть або вставте дані з іншого джерела, як описано в розділі Копіювання даних з іншого джерела до таблиці Access.

132. Технологія створення запитів в MS Excel

Запити використовують дані з таблиць для відбору потрібної інформації.Такі запити називають запитами на вибірку даних і вних можна проводити обчислення ( обчислення виконуються за допомогою формул або функцій як вбудованих так і функцій користувача).Крім запитів на вибірку даних є запити на створення таблиці, запити на додавання даних з однієї таблиці в іншу, запити на видалення даних, запити з параметрами а також керуючі запити.

Запити можна створювати декількома способами:

1. Режим майстра

2. Режим конструктора

3. Режим SQL

Режим майстра:

Користувач тільки вказує які таблиці і які поля беруть участь в запиті, якщо потрібно вказується групування запитів.В режимі майстра користувач створює запит без умов і без підрахунків. Для того щоб створити потрібно: Запросы\Создать\Режим простого запроса.

Запити створені в режимі майстра можна продивитись в режимі конструктора, або в режимі SQL.

133. Технологія створення запитів у Microsoft Access, типии запитів.

Запит – об’єкт, який дозволяє користувачу отримати потрібні дані з одної або декількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати бланк QBE(запит по зразку) або інструкцію SQL. Можна створювати запити на вибірку, поновлення, видалення або додавання даних. За допомогою запитів також можна створювати нові таблиці, використовуючи дані з одної або декількох існуючих таблиць. Він може служити основою для форми або звіту.

Призначення запитів:

вибір записів, що відповідають певним критеріям відбору без попереднього відкриття конкретної таблиці або форми;

вибір таблиць, що містять потрібні записи, з можливістю подальшого додавання інших таблиць;

відбір полів, що виводяться на екран при відображенні результуючого набору записів;

створення нової таблиці на основі даних, отриманих з існуючих таблиць;

оновлення, додавання і видалення записів таблицях;

виконання обчислень над значеннями полів. У Access розрізняють наступних типів запитів:

запит на вибірку даних (Select query) — дозволяє витягувати дані з однієї або декількох таблиць згідно із заданим критерієм і відображувати їх в новій таблиці;

перехресний запит (Crosstab query) — підсумовує в електронній таблиці дані з однієї або декількох таблиць. Вони використовуються для аналізу даних, створення діаграм;

запит з параметрами (Parameter query) — дозволяє витягувати дані з однієї або декількох таблиць згодне одному або декільком параметрам. Наприклад, для поля, в якому відображуються дати, можна ввести запрошення наступного вигляду «Введіть початкову дату:» і «Введіть кінцеву дату», аби задати кордони діапазону значень;

запит на зміну (Action query) — створюють нові таблиці із запитів. Вони дозволяють включити нові записи або видалити старі, внести до них зміни за допомогою виразів, вбудованих в запит;

запит SQL (SQL query) — заснований на інструкціях SQL (Structured Query Language — мова структурованих запитів). Мова SQL є стандартом для більшості СУБД. У форматі SQL у базі даних зберігаються всі запити.

Найбільш часто використовуваним типом запиту є запит на вибірку. Наприклад, з багатосторінкового залізничного розкладу, вас можуть цікавити лише поїзди, які прямують в певне місто в заданий відрізку часу. Запити на вибірку можна також використовувати для угрупування записів і обчислення сум, середніх значень, підрахунку записів і знаходження інших типів підсумкових значень. Внесені до таблиці зміни автоматично відображуються в запиті. За результатами запиту створюється тимчасова таблиця, яка зберігається в пам'яті комп'ютера. Після збереження запиту зберігається лише опис його конструкції, а не дані, отримані в результаті запиту. Збережений запит можна використовувати багато разів.