92. Сортування та індексація в субд Ms Access

У програмі Access індекс – це список значень полів, відображених у таблиці. У кожному елементі списку також указано розташування записів, які містять значення полів. Якщо потрібно знайти певне значення поля, індекс суттєво прискорює цей процес у порівнянні з переглядом усієї таблиці.

Не можна індексувати поля з типами даних «Об’єкт OLE», «Вкладення» або «Обчислюваний».

Перш ніж створювати індекс, вирішіть, потрібно створити індекс для одного чи для кількох полів. Можна створити індекс для одного поля, установивши властивість Індексовано. Нижче перелічено можливі настройки для властивості Індексовано.

Ні -- Не створюйте індекс у цьому полі (або видаліть наявний індекс)

Так (повторення дозволені) -- Створіть індекс у цьому полі

Так (без повторень) -- Створіть унікальний індекс у цьому полі

• Створення індексу для одного поля

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші ім'я таблиці, у якій потрібно створити індекс, а потім у контекстному меню виберіть пункт Конструктор.

2. Клацніть Ім'я поля поруч із полем, яке потрібно індексувати.

3. У розділі Властивості поля виберіть вкладку Загальні.

4. У властивості Індексовано виберіть значення Так (повторення дозволені), якщо потрібно дозволити повторення, або Так (без повторень), щоб створити унікальний індекс.

5. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу або натисніть сполучення клавіш Ctrl+S.

• Створення індексу для кількох полів

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші ім’я таблиці, у якій потрібно створити індекс, і виберіть пункт Конструктор.

2. На вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати виберіть елемент Індекси.

3. З'явиться вікно «Індекси». Змініть розмір вікна, щоб відобразити кілька пустих рядків і властивості індексу.

4. Щоб створити індекс для кількох полів таблиці, потрібно у вікні «Індекси» додати рядок для кожного поля в індексі та ввести ім’я індексу лише в першому рядку. Програма Access розглядає всі рядки як складові одного індексу, доки не зустрічається рядок, який містить інше ім’я індексу. Щоб вставити рядок, клацніть правою кнопкою миші потрібне розташування, а потім у контекстному меню виберіть команду Додати рядки.

5. У стовпці Ім'я індексу введіть ім'я індексу в першому пустому рядку. Можна назвати індекс ім'ям одного з полів індексу або використати інше ім'я.

6. У стовпці Ім'я індексу клацніть стрілку, а потім виберіть перше поле, яке використовуватиметься в індексі.

7. У наступному рядку залиште стовпець Ім'я індексу пустим, а потім у стовпці Ім'я поля виберіть друге поле для індексу. Повторюйте цей крок, доки не виберете всі поля, які потрібно включити до індексу.

8. Щоб змінити порядок сортування значень поля, у стовпці Порядок сортування вікна індексів виберіть значення За зростанням або За спаданням.

9. У вікні Індекси, в розділі Властивості індексу вкажіть властивості індексу для рядка у стовпці Ім’я індексу, у якому зазначено ім’я індексу. Установіть властивості згідно з наведеною нижче таблицею.

Ключевое поле	Да – данный индекс является ключевім полем
Уникальный индекс	Каждое значение индекса должно быть уникальным
Пропуск пустых полей	Да – данный индекс исключает наличие пустых значений

Сортування даних відіграє важливу роль у створенні ефективних і простих звітів і форм. За допомогою сортувння даних можна значно швидше проводити пошук. Для цього: Главная > група Сортировка и фильтр. При виборі Фильтр у назві кожного поля з'явиться стрілочка, при натисненні на яку виз можете обрати потрібне сортування і зберегти його. Також при виділенні певного елементу, напр. у полі Код товару «101» можна знайти у таблиці значення: равно «101», не рано «101», содержит «101», не содержит «101». Використання розширеного фільтру дуже схоже на створення запитів.

93. Списки в Excel: методика їх створення та робота з ними

1. Можливісь вибору зі списку, коли маємо дані введені в одному стовпчику без пропуску комірок і в наступну комірку у цьому ж стовпчику потрібно ввести значення, яке вже вводилося раніше, то ми можемо просто викликати контекстне меню у правій комірці і обрати пункт «Вставить из раскрывающегося списка».

2. Вводимо дані в один стовпчик без пропуску комірок. Виділяємо діапазон даних і перейменовуємо його в полі «Имя» (лівий верхній кут). Тепер виділяємо комірку, в якій буде створено випадаючий список. Обираємо вкладинку Данные > Проверка данных. На вкладинці Параметри > Тип данных > Список, Источник > =назва діапазону. На аркуші з'явиться список, з якого виз можете обрати потрібний елемент.

3. Вкладка Разаботчик > Вставить > Элементы управления формы обириємо відкриваючий ся список, малюємо його на аркуші. Викликаємо контекстне меню елемента > Формат объекта.

Формировать список по диапазону = назва діапазону, Связь с ячейкой – будь-яка бажана комірка, у якій буде відображатися порядковий номер елемента зі списку, Количество строк списка – бажана кількість, ОК. На аркуші з'явиться елемне з відкриваючимс списком. Також можна використати ф-цію ИДЕКС для відображеня у прив’язаній комірці значення зі списку

4. Вкладка Разработчик > Вставить > Элементы ActiveX > малюємо список на аркуші. Об’єкт список залишається виділеним, на вкладниці Разработчик > Свойства: LinkedCell – вручну вводимо ім’я комірки, в якій буде відображатися порядковий номер елемента зі списку, ListFillRange – діапазон комірок, в яких введені значення для списку. Закриваємо вікно Свойства. Віджимаємо Конструктор у вкладниці Разработчик. Особливістю даного способу є можливість повністю стерти значення в полі списку і почати вводити потрібно і воно буде автоматично продовжено з існуючих значень в списку.

94. Способи виконання підрахунків в СУБД Microsoft Access

1) За допомогою статистичних функцій в рядку Групповая операція в запитах в режимі конструктора (число, сума, середнє, максимум, мінімум, стандартне відхилення, дисперсія)

2) Існує також можливість створення функції користувача через VBA, де ви можете задати свої аргументи і створити ф-цію подібну до стандартних в Excel (Function – End Function)

3) За допомогою Построителя выражений у запитах: викликаємо контекстне меню у потрібному полі > Построить. Приклад виразу: сума до сплати: [вартість]+[податок]

4) У Access 2010 існує можливість створення типу поля Вычисляемый у таблицях

5) За допомогою мови SQL можна створити підрахунки у звітах

95. Способи пов’язування таблиць в СУБД Microsoft Access

• «один-до-одного» - 1 запису в 1-ій таблиці відповід лише 1 запис в іншій таблиці. Відповідність записів встановл-я по полю, яке є первинним ключем в 1-ій таблиці, і полю, званим зовн-ім ключем іншої таблиці;

• «один-до-багатьох» - запис 1 таблиці може мати дек-а погоджених з нею записів в іншій таблиці. При цьому кожен запис в 2-ій таблиці узгодж-я лише з одним записом в 1-ій таблиці. Знач-я в полі із зовн-ім ключем можуть повтор-я;

• «багато до одного» - будь-якому запису таблиці можуть відповід-и дек-а записів нової таблиці, але не навпаки. Фактично це віднош-я один до багатьом, що розгляд-я, в зворотному порядку. Ключове поле нової таблиці є зовн-ім ключем;

• «багато-до-багатьох» - кожному запису з 1 таблиці може відпов-и будь-яка к-сть записів в іншій таблиці і навпаки. Поля, по яких встановл-я зв'язок, є зовн-и ключами. Знач-я можуть повторюватися.

96. Способи пов’язування таблиць в СУБД Ms Excel

В Excel існує 2 функції для пов’язування таблиць між собою:

1. ВПР – якщо дані в таблиці розташовані вертикально; ВПР(искомое значение, таблица, номер столбца, [интервальный посмотр])

2. ГПР – якщо даны в таблицы розташованы горизонтально; ГПР(искомое значение, таблица, номер строки, [интервальный посмотр])

! Таблиця пошуку має бути зафіксована з адресами або їй має бути присвоїне унікальне ім'я.

! І вертикаль і горизонтальна таблиці мають бути упорядковані за значеннями (Данные > Сортировка, ф-ції: ИНДЕКС, РАНГ)

97. Способи створення виразів у формах, звітах та запитах Ms Access

Вираз – це комбінація кількох або всіх таких елементів: вбудованих або користувацьких функцій, ідентифікаторів, операторів і констант.

Введення виразу у формі та звіті

1. Перейти в режим Конструктор, створити елемент керування, в який потрібно ввести вираз.

2. Натиснути кнопку F4, щоб відобразити вікно властивостей.

3. Вибрати вкладку Данные > Данные > обрати потрібне поле зі списку > Построитель выражений.

Використання виразів у запитах

1. Перейти в режим Конструктор.

2. Обрати потрібний стовпчик і ввести вираз у клітинку Условие отбора. (Напр., у стовпчику дати >#01.01.2010# And <#30.12.2010#, тобто дата в таблиці може вводитися лише в цьому діапазоні).

3. Можна також ввести вираз прямо в клітинку поля за допомогою Построитель выражений, який можна викликати з контексного меню у потрібному полі або на вкладинці Конструктор > Настройка запроса > Построитель (Напр., податок: IIf([вартість]>500;[вартість]*0,15;IIf([вартість]<500;0)))

98. Стандартні групи новин Internet

Групи новин — це загальнодоступні дискусійні форуми, в яких повідомлення представлені у вигляді каталогів.

В Інтернеті нараховується кілька десятків тисяч різних груп. Вони зберігаються на спеціальних комп’ютерах – серверах новин.

Одержавши доступ до сервера новин, користувач вибирає потрібну йому групу та знайомиться з повідомленнями й відповідями на них.

Повідомлення разом із відгуками на нього називається потоком.

Usenet – це найбільше зібрання загальнодоступних груп новин.

Групи новин мають ієрархічну структуру категорій і підкатегорій. Імена груп будуються відповідно до цієї ієрархії зліва направо: від загального до конкретного. Категорії і підкатегорії кожного рівня в імені групи відокремлюються одна від одної крапкою. Напр., інформацію про ОС Windows можна знайти в групі з іменем comp.os.ms-windows. Тут comp – категорія верхнього рівня, що включає в себе всі теми, пов’язані з комп’ютерами; os – підкатегорія, яка призначена для обговорення операційних систем; ms-windows – підкатегорія наступного рівня, яка призначена для обговорення конкретних операційних систем серії Windows фірми Microsoft.