3. Защитные функции бухгалтерских счетов и метода двойной записи

Первичное наблюдение за ходом производственных i хозяйственных процессов путем ведения документов позволяет получать информацию об отдельных хозяйственных операциях. Учитывая чрезвычайное их многообразие для управления и контроля за хозяйственно деятельностью предприятий, учреждений и организаций необходимо обобщение этих операций по определенным| признакам. С этой целью в бухгалтерском учете применяется такой прием (элемент метода), как текущая группировка хозяйственных операций посредством ведения счетов с использованием двойной записи .

Сам по себе метод группировки не является специфическим для бухгалтерского учета. Это общенаучный метод, применяемый в любом случае, когда исследуемые или контролируемые объекты (явления, процессы) представ­ляют собой некоторое разнородное множество. Особенности использования данного метода в бухгалтерском учете вытекают из специфики объекта группировки и заключаются: в особой форме группировки (бухгалтерские счета); в особом признаке группировки (экономическая однородность объектов учета); 3) в балансовом методе обобщения в текущей группировке (деление счетов на активные и пассивные); 4) в методе двойной записи как специфическом приеме отражения изменений внутри взаимосвязанных групп.

Отмеченные особенности определяют основное содержание бухгалтерских счетов и двойной записи как элементов метода бухгалтерского учета. Защитные функции этих элементов основываются на том, что внесение изменений в нормальную деятельность предприятия, неизбежное при совершении хищений или иных злоупотреблений, вызывает нарушение правил ведения счетов и применения двойной записи.

Счета бухгалтерского учета являются способом текущего взаимосвязанног отражения, экономической группировки и оперативного контроля за средствами предприятия, их источниками и хозяйственными операциями.. Отражение хозяйственных процессов позволяет следить за изменением этого состояния. Такая группировка приводит к наличию двух видов счетов: активных и пассивных. В активных счетах группируются экономически однородные средства предприятия по их составу и размещению. В пассивных счетах эта же средства сгруппированы по другому экономическому признаку — источнику их формирования и назначению. Следовательно, каждый объект имущества организации, имеющий денежную оценку, в бухгалтерском учете отражен дважды: в разрезе состава средств предприятия — на активном счете и в разрезе источником средств — на пассивном счете.

Деление бухгалтерских счетов на активные и пассивные, а внутри этих двух видов — группировка по однородным экономическим признакам составляет важную методологическую предпосылку защитной функции данного элемента метода бухгалтерского учета. Другой такой предпосылкой служит специальный метод отражения на счетах изменений в составе средств и источников предприятия, вызываемых хозяйственными операциями. Речь идет о методе двойной записи, составляющем важнейшую черту бухгалтерского учета. Сущность двойной запии заключается во взаимосвязанном отражении различных явлений, вызванных хозяйственными операциями. Kaк известно, любой хозяйственный акт затрагивает множество связей и отношений, по-своему отражающих это состояние. Из этой совокупности особенно важное значение имеют количественные изменения в составе тех или иных групп средств и их источников в сторону уве­личении либо уменьшения. Так как каждый элемент средств и источников учтен в составе какой-либо однородной группы, эти изменения будут выражать количествен­ное соотношение двух таких групп. Например, получение денег на выдачу заработной платы ведет к увеличение группы средств, учитываемых в кассе предприятия, и соответствующему уменьшению их па расчетном счете; приобретение предприятием основных средств вызывает увеличение этой группы средств при соответствующе» возрастании уставного фонда; оплата материальных ценностей поставщику за счет банковского кредита приведет к одновременному разнополюсному изменению двух видов задолженности и т. д. Таким образом, применение метода двойной записи связано с двойственностью изменений, вызываемых в состоянии средств и источников предприя­тии хозяйственными операциями.

Защитная функция счетов и двойной записи как эле­ментов метода бухгалтерского учета вытекает из отме­ченной двойственности изменений, происходящих в состоянии средств и источников предприятия в результате совершения хозяйственных операций. Как и метод доку­ментации, эти элементы проявляют свои защитные функ­ции путем формирования особой группы следов, носите­лями которых являются различные учетные регистры. В процессе выявления и расследования хищений эти сле­ды выступают в качестве признаков возможных хищений.

Следует выделить основную защитную функцию бухгалтерских счетов, кото­рая служит предпосылкой проявления всех других за­щитных свойств данного элемента метода учета. Эта функ­ции вытекает из требования непрерывности и полноты хозяйственного учета. Каждая хозяйственная операция, оформленная соответствующими первичными документа­ми, должна найти отражение в бухгалтерских счетах. Вне этого требования не может идти речи о проявлении защитных функций другими элементами метода бухгал­терского учета, ибо в таком случае весь учетный процесс прерывается.

Обязательность отражения каждой хозяйственной опе­рации в счетах стимулируется целым рядом рассмотрен­ных выше защитных функций метода документации и других методов бухгалтерского учета, а также специальными правилами и организационными формами его ведения.

Защитная функция, основанная на этом требовании, проявляется в особой детерминации действий преступни­ков, учитывая которую можно определить круг следов хищения, образующихся на данном этапе учетного про­цесса. Отражение незаконной операции в счетах бухгал­терского учета несет в себе дополнительную информацию, способствующую разоблачению расхитителей. Естествен­ным является стремление преступников избежать такого отражения. С этой целью пытаются не выполнять (или в последующем устранять) записи в учетных регистрах, вытекающие из первичного бухгалтерского документа. Такой путь ведет к нарушению ряда взаимосвязей, контролируемых защитными функциями учета — удостоверительной функцией документов либо защитными функциями метода двойной записи. Отсутствие записи в счетах при наличии первичных документов о совершении операций, точно так же, как и бездокументная запись, является серьезным нарушением, подлежащим обязателному выяснению в процессе любой проверки. В связи этим у преступников возникает задача устранения удостоверительного значения документов, для чего нередко прибегают к их уничтожению. Однако в этом случае могут быть использованы иные защитные функции документов. Уничтожить либо фальсифицировать регистрацию всех взаимосвязанных операций и процессов практически невозможно.

Необходимо отметить, что защитные функции метода бухгалтерского учета не остаются неизменными. С совершенствованием форм и методов ведение учета происходит и их соответствующая трансформация. Организуя борьбу с экономическими преступлениями, важно своевременно следить за этими изменениями. Дело в том, что с изменением тех или иных правил ведения учета некоторые элементы метода учета могут утратить или снизить свои защитные свойства В то же время всегда в таких случаях (если, конечно, совершенствование происходит на действительно научной основе) появляются новые защитные свойства, усиливающие защитную функцию учета в целом. Незнание этих процессов приводит к неполному использованию защитных функций учета, что открывает перед расхитителями новые возможности в фальсификации методов учета. Следует помнить, что преступное использование методов учета в условиях его механизации и автоматизации может причинить несравнимо больший ущерб, чем при более примитивных ей формах. В связи с этим представляется совершенно необходимым участие юристов в разработке проектов новых форм организации учета. Причем это участие должна быть направлено не только на определение правовых основ функционирования учета, но и на обеспечение усиления его защитных функций в целях предотвращения и пресечения преступных посягательств в сфере экономической деятельности субъектов хозяйствования.

Тема :БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС

.1. Понятие баланса. Балансовый метод отражения и обобщения информации, его сущность и значение. Основное балансовое уравнение

Важнейшим элементом метода бухгалтерского учета явля­ется обобщение учетной информации. Процедура обобщения необходима для контроля за остатками и движением материаль­ных ценностей, состоянием расчетов, определением изменений в составе средств и источниках их формирования и подведения итогов хозяйственной деятельности организации.

Контроль за всей совокупностью объектов в бухгалтерском учете производится путем сопоставления выраженных в еди­ном денежном измерении хозяйственных средств с источника­ми их образования. Такое сопоставление носит название балан­сового обобщепия и позволяет осуществлять строгий контроль за наличием и использованием активов и обязательств любого хозяйствующего субъекта.

Балансовое обобщение характеризуется равенством общей суммы видов имущества и суммы источников их образования. Равенство это сохраняется постоянно.

Принцип равенства имущества (активов) (А) и обязательств (пассивов) (П) лежит в основе всей методики бухгалтерского учета и называется основным балансовым (бухгалтерским) уравнением:

А = П. (1)

С учетом структуры баланса это уравнение может быть де­тализировано следующим образом:

А = ВА + ОА, (2)

где ВА - внеоборотные активы; ОА - оборотные активы;

П = КС + КЗ = КС + КО + ДО,

где КС - собственный капитал предприятия; КЗ - заемный ка­питал предприятия; КО - краткосрочные обязательства; ДО -долгосрочные обязательства.

Таким образом, уравнение (1) с учетом (2) и (3) можно запи­сать в виде:

ВА + ОА = КС + КО + ДО. (4)

Составленный на основе балансового обобщения бухгалтер­ский баланс отражает не только количественные (суммарные), но и структурные изменения в составе объектов учета. Это сви­детельствует о важной роли баланса в хозяйственной деятель­ности организации.

2. Бухгалтерский баланс, его содержание и структура

Важнейшим источником информации об имущественном и финансовом состоянии организации является бухгалтерский баланс. Термин «баланс» означает равенство, равновесие.

Бухгалтерский баланс - способ экономической группиров­ки и обобщенного отражения в денежном выражении данных о средствах и источниках их образования, находящихся в распо­ряжении организации на определенную дату.

Для раздельного отражения средств (имущества) и ис­точников их образования, бухгалтерский баланс графически строится в форме двусторонней таблицы, состоящей из левой части, называемой «Актив», и правой, называемой «Пассив». Актив - перечень имущества (средств) предприятия по составу и размещению с указанием их стоимости. Пассив - перечень обязательств предприятия по источникам их образования.

Основным элементом бухгалтерского баланса является ба­лансовая статья. Статьей называется показатель (строка) ак­тива и пассива бухгалтерского баланса, характеризующий эко­номически однородный вид имущества или источник формиро­вания имущества (обязательства организации). Каждая статья баланса имеет свое название, номер синтетического счета (сче­тов), отражаемых по этой статье, и номер строки расположения в балансе. Например, статья «Основные средства» - счет 01 (код строки ПО), «Готовая продукция» - счет 43 (код строки 215), «Резервный фонд» - счет 82 (код строки 420).

Балансовые статьи объединяются в группы исходя из эко­номического содержания статей. Например, выделяют груп­пы статей «Запасы и затраты», «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность». Группы статей объединяются в разделы бухгалтерского баланса. Разделы бухгалтерского ба­ланса - это укрупненные классификационные группы средств или их источников по определенным признакам (в активе - про­должительность участия в процессе производства; в пассиве -принадлежность средств, право собственности на них). Напри­мер, разделы «Внеоборотные активы» и «Капитал и резервы».

По форме бухгалтерского баланса, утвержденной поста­новлением Министерства финансов Республики Беларусь от 07.03.2007 № 41, актив разделен на два раздела: внеоборотные и оборотные активы; пассив - также на два: капитал и резервы, обязательства. В реальной хозяйственной практике предпри­ятий бухгалтерский баланс является формой №1 годового бух­галтерского отчета.

Для отражения состояния объектов учета в бухгалтерском балансе предусмотрены две графы для цифровых показателей на начало года и на конец отчетного периода. При составлении бухгалтерского баланса используется только часть содержа­щейся на бухгалтерских счетах информации в виде сальдо.

Итоговая сумма остатков средств организации в активе и пассиве по строке «Баланс» носит название валюты баланса. Она отражает бухгалтерское соответствие размеров имущества организации объему финансовых ресурсов, предоставленных собственниками и кредиторами.

Содержание, структура и порядок заполнения баланса ре­гулируются законодательно. Для всех организаций существует единая типовая форма составления баланса. Это обеспечивает единообразие в группировке средств по их составу и источни­кам образования и позволяет составлять сводные балансы по управлениям, отраслям и по экономике в целом.

Бухгалтерский баланс составляется периодически, на опре­деленную дату, как правило, на 1-е число следующего за отчет­ным месяца, квартала, года. Баланс, составленный на 1-е число отчетного периода, называют вступительным или начальным, а на конец отчетного периода -заключительным или конечным. Конечный баланс, в свою очередь, является начальным для сле­дующего отчетного периода.

За балансом учитываются материальные ценности, не при­надлежащие организации, но временно находящиеся в органи­зации. Для этого предусмотрена группа забалансовых счетов.

Баланс отражает финансовое положение предприятия и позволяет получить общее представление о его финансовой устойчивости. Это очень важно не только для собственников предприятия, управленческого персонала, но и для партнеров (банков, поставщиков и т. д.).

3. Изменение в балансе под влиянием хозяйственных операций. Четыре типа хозяйственных операций, влияющих на изменения в балансе

На предприятии ежедневно выполняется большое количест­во разнообразных хозяйственных операций. Каждая из них вы­зывает изменения в составе имущества, или обязательств, или тех и других одновременно. Каждая хозяйственная операция фиксируется на счетах бухгалтерского учета и оказывает вли­яние на баланс, изменяя отдельные статьи бухгалтерского ба­ланса, разделы, а в отдельных случаях и валюту баланса. Ины­ми словами, существует неразрывная связь баланса с текущим учетом хозяйственных операций.

В зависимости от характера вызываемых в балансе измене­ний все хозяйственные операции любой организации можно разделить на четыре типа.

К первому типу хозяйственных операций относят те опера­ции, в результате которых увеличивается статья актива (иму­щество), статья пассива (обязательства) и валюта баланса также увеличивается. Например: на склад организации от поставщи­ка поступили еще не оплаченные товары; получен банковский кредит и зачислен на расчетный счет.

Ко второму типу хозяйственных операций относят опера­ции, в результате которых уменьшается статья актива (иму­щество), статья пассива (обязательства), валюта баланса также уменьшается. Этот тип операций является обратным по отно­шению к первому типу. Например: персоналу из кассы выпла­чена заработная плата, погашен с расчетного счета банковский кредит.

К третьему типу операций относят операции, в результа­те которых одна статья актива баланса увеличивается, другая статья актива на эту же сумму уменьшается (т. е. становится больше одних видов имущества и меньше других). Пассив и валюта баланса не изменяются. Например: получены деньги с расчетного счета в кассу организации; отпущены материалы в цех основного производства.

К четвертому типу хозяйственных операций можно отнес­ти те, в результате которых одна статья пассива увеличивает­ся, другая статья пассива на эту же сумму уменьшается (т. е. становится больше одних обязательств и меньше других обя­зательств). Актив и валюта баланса не изменяются. Например: за счет краткосрочного кредита банка погашена задолженность перед поставщиками товаров; начислены доходы учредителям за счет прибыли отчетного периода.

Равенство итогов актива и пассива сохраняется постоянно, так как отражение любой хозяйственной операции в балансе состоит либо в перегруппировке сумм в статьях актива (пасси­ва), либо в одновременном изменении в одну и ту же сторону и на одинаковую сумму статьи актива и статьи пассива.

Тема : СЧЕТА И ДВОЙНАЯ ЗАПИСЬ

1. Понятие, сущность и назначение бухгалтерского счета. Взаимосвязь между счетами и балансом

Для руководства деятельностью организации и решения за­дач управления важно иметь как обобщенные, так и частные данные об изменении и динамике хозяйственных средств за определенный период. Для этого применяется система взаимо­связанных счетов бухгалтерского учета. Счета являются средс­твом ведения учета и контроля операций, изменяющих состав средств и их источников, а также хранения информации.

Бухгалтерский счет - это способ экономической группи­ровки, текущего отражения и контроля хозяйственных средств и источников их образования, хозяйственных операций, на ос­нове носителей информации.

Счета открываются для учета движения каждого вида иму­щества, капитала, финансовых обязательств. Из первичных документов в хронологическом порядке на счете в денежном измерении накапливаются и систематизируются данные по од­нородным хозяйственным операциям, которые привели к изме­нению данного объекта учета. Счет также является основной единицей хранения информации в бухгалтерском учете. На ос­нове бухгалтерских счетов составляется важнейшая форма от­четности - бухгалтерский баланс.

Любой счет имеет название, соответствующее учитываемо­му на нем объекту, и кодовое обозначение согласно Типовому плану счетов, утвержденному постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 г. № 89 (введен в действие с I января 2004 г.).

Графически счет представляет собой двустороннюю табли­цу, в верхней части которой записывают название счета. На­пример, счет «Касса», счет «Основные средства», счет «Мате риалы». Затем записывают первоначальный остаток (сальдо), отражающий состояние учитываемого объекта, и по мере со­вершения хозяйственных операций регистрируют изменения его размера - увеличение или уменьшение. Для раздельного от­ражения увеличения и уменьшения учитываемого на счете хо­зяйственного средства таблицу счета делят на две части: левую часть - дебет (от лат. - он должен) и правую часть - кредит (от лат. - он верит). В конце месяца подсчитывают обороты, отра­жающие общие суммы операций по дебету и кредиту, а также сальдо (остаток) по счету на конец месяца.

Так как счета непосредственно связаны с имуществом и ис­точниками его формирования (активами и пассивами), то они делятся на две группы: активные и пассивные счета.

Активные счета - это счета бухгалтерского учета, на кото­рых учитывается наличие, состав и движение имущества (акти­вов) организации по каждому его виду.

Начальный и конечный остаток (сальдо) по активному сче­ту всегда дебетовый. В течение отчетного периода по дебету записываются операции, связанные с увеличением (+) средств (имущества), а по кредиту - с их уменьшением (-). Примера­ми активных счетов являются: счета 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 50 «Касса» и др.

Пассивные счета - это счета бухгалтерского учета, на кото­рых учитывается наличие, состав и движение источников фор­мирования средств.

Начальный и конечный остаток по пассивному счету всегда кре­дитовый. В течение отчетного периода по кредиту записываются операции, связанные с увеличением (+) источников, а по дебету - с их уменьшением (-). Примерами пассивных счетов являются: 80 «Уставный фонд», 84 «Нераспределенная прибыль» и др. / /• _си

Большое практическое значение имеет правило вьюелегпля конечного сальдо на счетах:

• в активном счете конечное сальдо равно сумме сальдо на на­чало месяца и оборота по дебету за минусом оборота по кредиту;

• в пассивном счете конечное сальдо равно сумме сальдо на начало месяца и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету.

Активные и пассивные счета составляют основу системы счетов бухгалтерского учета. Однако в бухгалтерском учете применяются счета, имеющие смешанный характер, их называ­ют активно-пассивными.

Активно-пассивные счета - это счета, на которых учитыва­ется дебиторская задолженность (актив) и кредиторская задол­женность (пассив) одновременно.

Такие счета сочетают в себе признаки как активных, так и пассивных счетов. Остатки по таким счетам бывают: либо по дебету - показывают сумму дебиторской задолженности, либо по кредиту - отражают сумму кредиторской задолженности, либо одновременно дебетовыми и кредитовыми, когда за одним и тем же контрагентом числится как дебиторская, так и креди­торская задолженность.

В дебет активно-пассивного счета записываются операции, связанные с увеличением дебиторской задолженности или уменьшением кредиторской, а в кредит - операции, связанные с увеличением кредиторской и уменьшением дебиторской за­долженности.

Активно-пассивные счета бывают двух видов:

1. активно-пассивные счета, по которым выводится одно сальдо: или по дебету или но кредиту счета. Такое сальдо назы­вают свернутым. Например, на счете 99 «Прибыль или убыт­ки» отражаются как прибыли, так и убытки, но в конце месяца выводится окончательный финансовый результат - прибыль (если сальдо кредитовое) или убыток (если сальдо дебетовое);

2. активно-пассивные счета, по которым выводится два саль­до и по дебету и по кредиту счета. Если на счете два сальдо, то это сальдо называют развернутым. Например, счет 76 «Расче­ты с разными дебиторами и кредиторами» мог бы заменить два счета «Расчеты с дебиторами» - активный счет и «Расчеты с кредиторами» - пассивный счет. Необходимость учитывать эти расчеты на одном счете объясняется постоянным изменением во взаиморасчетах (дебитор может стать кредитором, и наоборот). Поэтому нецелесообразно разбивать этот счет на два отдельных.

Активные, пассивные и активно-пассивные счета принято называть балансовыми счетами, так как существует тесная вза­имосвязь между счетами и бапансом:

• каждой статье баланса соответствует счет (кроме случаев, когда отдельные статьи отражают данные нескольких счетов);

• счета подразделяются на активные и пассивные аналогич­но статьям баланса;

• остатки активов и источников их образования показыва­ются на счетах на той же стороне, что и в балансе;

« сумма остатков по всем активным счетам равна итогу ак­тива (валюте) баланса, а по всем пассивным счетам - итогу пас­сива (валюте) баланса;

• баланс составляется на основании данных счетов бухгалтер­ ского учета, а счета открываются на основании данных баланса.

2. Сущность двойной записи хозяйственных операций на счетах

Каждая хозяйственная операция приводит к изменению в составе имущества предприятия, его обязательств или тех и других одновременно. Т. е. любая хозяйственная операция вы­зывает изменение двух объектов учета в одной и той же сумме. Поэтому для обобщения информации об этих изменениях ис­пользуют двойную запись.

Двойная запись - это элемент метода бухгалтерского учета, обеспечивающий двойственность отражения каждой хозяйс­твенной операции по дебету одного и кредиту другого взаимо­связанных счетов в одинаковой сумме.

Записи на счетах могут производиться таким образом, что дебет одного счета может быть взаимосвязан с кредитом одного или нескольких счетов, а кредит одного счета с дебетом одного или нескольких счетов в одинаковых суммах. Все хозяйствен­ные операции организации должны быть подтверждены доку­ментами. Записи операций с использованием двойной записи составляются только на основе документов.

Таким образом, двойная запись:

• отражает изменения в составе хозяйственных средств или их источниках или одновременно в составе средств и их источ­никах в процессе совершения хозяйственных операций (по де­бету одних и кредиту других взаимосвязанных счетов) в равной сумме;

• обеспечивает контроль движения хозяйственных средств и источников их образования;

• дает возможность определить источник поступления и на­правления использования средств;

• позволяет проконтролировать экономическое содержание операций, их правомерность, а также отражение в балансе;

позволяет выявить ошибки в счетных записях. Каждая сум­ма в результате хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту разных счетов, поэтому дебетовый оборот всех счетов должен быть равен кредитовому обороту всех счетов. Отсутс­твие равенства свидетельствует о наличии ошибок в записях, требующих исправления.

С методом двойной записи связаны такие понятия, как «кор­респонденция счетов» и «бухгалтерская проводка».

Корреспонденция счетов - это форма выражения взаимосвя­зи между счетами, возникающей при отражении в них явлений, вызываемых хозяйственной операцией.

Счета, затрагиваемые в одной хозяйственной операции методом двойной записи, принято называть корреспондирующими счетами.

Выраженная в письменной форме взаимосвязь между кор­респондирующими счетами с указанием их дебета и кредита, а также суммы операции называется бухгалтерской проводкой. Она устанавливается исходя из экономической сущности конк­ретного факта хозяйственной жизни.

В соответствии с типологией, изменения, вызываемые хо­зяйственными операциями, в балансе можно отразить с исполь­зованием системы счетов и двойной записи в виде бухгалтерс­ких проводок следующим образом:

• операция первого типа вызывает перемещение или пере­ход хозяйственных средств из одного вида в другой (изменения в активе баланса), следовательно, отражается по дебету и кре­диту соответствующих активных счетов;

• операция второго типа вызывает перемещение источника хозяйственных средств и отражается по дебету и кредиту пас­сивных счетов;

• операция третьего типа вызывает увеличение имущества и источника имущества, следовательно, отражается по дебету активного счета и кредиту пассивного счета;

• операция четвертого типа вызывает уменьшение имущес­тва в активе баланса и уменьшение источника имущества в пас­сиве, следовательно, отражается по дебету пассивного счета и кредиту активного счета.

В теории и практике учетной техники различают следую­щие виды бухгалтерских проводок:

1. Простые бухгалтерские проводки - это бухгалтерские за­писи, когда корреспондируют только два счета, один дебетует­ся, а другой - кредитуется. Например: «В кассу предприятия получены деньги с расчетного счета в сумме 60000 рублей»:

Дебет счета Кредит счета Сумма

50 «Касса» 51 «Расчетный счет» 60000 р.

2. Сложные бухгалтерские проводки составляются, когда хозяйственная операция затрагивает более двух объектов уче­та, а значит, более двух корреспондирующих счетов; при этом один счет дебетуется, остальные - кредитуются, и наоборот. Общая сумма сложной проводки по дебету и кредиту должна совпадать. Пример: «В кассу предприятия получены деньги: с расчетного счета 10000 р. и от инженера Иванова К. М. (возврат неиспользованных подотчетных сумм) 2000 р.».

В бухгалтерском учете эта операция может быть отражена сложной проводкой:

Дебет счета Кредит счета Сумма Сумма общая

50 «Касса» 51 «Расчетный счет» 10000 р.

71 «Расчеты с

подотчетными

лицами» 2000 р. 12000 р.

Эту сложную проводку можно представить в виде двух простых:

1. Дебет счета Кредит счета Сумма 50 «Касса» 51 «Расчетный счет» 10000 р.

2. Дебет счета Кредит счета Сумма 50 «Касса» 71 «Расчеты с подотчетными 2000 р.

лицами»

4.3. Регистрационный журнал хозяйственных операций. Оборотные и сальдовые ведомости, их контрольное значение и взаимосвязь с балансом. Шахматная форма оборотной ведомости

Записи проводок по операциям с учетом добавления необ­ходимых реквизитов могут производиться в Журнале регист­рации хозяйственных операций, в котором отражается номер хозяйственной операции, дата, содержание, код счета по дебету и кредиту, сумма хозяйственной операции.

Ежедневное сплошное и непрерывное отражение хозяйс­твенных операций с помощью двойной записи на счетах бух­галтерского учета составляет основу текущего учета. Информа­ция регистрируется и накапливается на счетах, а ее обобщение производится периодически в такой последовательности:

1. подсчитывают итоги - обороты и остатки по синтетичес­ким и аналитическим счетам;

2. заполняют оборотные ведомости по аналитическим сче­там, открытым к определенному синтетическому счету;

3. сверяют итоги каждой ведомости по аналитическим сче­там с оборотами и остатками соответствующего синтетическо­го счета. Наличие расхождений означает ошибки в учете: про­пущена хозяйственная операция, неправильно отражена сумма по дебету или кредиту корреспондирующего счета. Эти ошибки находят и исправляют;

4. составляют оборотно-сальдовую ведомость по синтети­ческим счетам.

Оборотно-сшьдовая ведомость по синтетический сче­там - представляет собой таблицу, в каждую строчку которой записывают название синтетического счета, остаток по нему на начало месяца, сумму дебетового и кредитового оборота и оста­ток на конец месяца (табл. 2).

После того как все синтетические счета, которые ведутся на предприятии, записаны, по каждой из шести граф ведомости подсчитывают итог.

При правильном ведении учета должно соблюдаться попар­ное равенство следующих итогов:

• дебетовых и кредитовых начальных сальдо;

• дебетовых и кредитовых оборотов по счетам;

• дебетовых и кредитовых конечных сальдо.

В системе аналитического учета кроме оборотно-сальдовых ведомостей могут составляться оборотные (отражающие толь­ко суммы оборотов по счетам) и сальдовые (отражающие толь­ко сальдо по счетам) ведомости. Их назначение такое же, как и оборотно-сальдовых ведомостей - контроль за правильностью ведения записей на счетах.

Таблица 2 Оборотно-сальдовая ведомость по счетам синтетического учета

Наименование счета	Сальдо на начало месяца		Обороты за месяц		Сальдо на конец месяца
	Д-т	К-т	Д-т	К-т	Д-т	К-т
01 «Основные средства»
50 «Касса»
Итого

Сальдовые ведомости - средство обобщения данных те­кущего бухгалтерского учета. В них присутствуют данные об остатках объектов учета. Применяются сальдовые ведомости для контроля за обеспеченностью предприятия запасами то­варно-материальных ценностей, а также в целях проверки со­ответствия данных бухгалтерского учета и фактического нали­чия производственных запасов предприятия. Поэтому метод, с помощью которого осуществляется такая сверка, называется сальдовым (то есть сверкой данных по сальдо).

С помощью оборотной ведомости по синтетическим счетам можно выявить ошибки:

• если операция записана по дебету одного счета на одну сумму, а по кредиту другого счета на другую сумму;

• если сделана односторонняя запись;

• если допущена арифметическая ошибка в подсчетах. Наряду с положительными моментами оборотная ведомость

простой формы имеет недостатки:

• нельзя выявить ошибки в корреспонденции счетов;

• ввиду отсутствия корреспондирующей связи между счета­ми снижается ее аналитическое значение;

• в простой оборотной ведомости дается количественная за­висимость, а качественной связи нет.

Все эти недостатки устраняются при составлении оборот­ной ведомости шахматной формы.

Шахматная оборотная ведомость отличается от простой тем, что все счета расположены не только по вертикали, но и по горизон­тали. Особенность составления шахматной оборотной ведомости состоит в том, что в нее записываются не общие итоги дебетовых и кредитовых оборотов каждого счета, ведущегося на предприятии, а каждая сумма корреспонденции счетов по каждой хозяйственной операции. Сумма хозяйственной операции записывается один раз в клетку, в которой пересекаются корреспондирующие счета: дебет од­ного и кредит другого счетов - метод двойной записи соблюдается.

При ручном ведении бухгалтерского учета составление шах­матной оборотной ведомости является предпочтительным, пос­кольку наиболее полно обеспечивает ее контрольную функцию.

На практике применяют два вида шахматной оборотной ве­домости.

Первый вариант (табл. 3): в ведомости по корреспондирую­щим счетам группируются только обороты, при этом начальное и конечное сальдо не проставляется. Такие шахматные ведо-

Шахматная оборотная ведомость по синтетическим счетам (1 вариант)

~* Кредитуемые "~-~~^счета Дебетуемые счете ~^-^^.	01	10	41	50		Итого по дебету счетов
01 «Основные средства»
10 «Материалы»
50 «Касса»
Итого по кредиту счетов

мости применяются в тех случаях, когда дополнительно состав­ляются и простые оборотные ведомости.

Второй вариант (табл. 4): в ведомости показываются не только обороты, но и начальное и конечное сальдо. Начальное сальдо кредитовое записывается в первой строке по вертикали. Конечное сальдо по кредиту и дебету соответственно записыва­ются в последующих строчках по горизонтали и вертикали.

Шахматная ведомость наряду с положительными сторонами имеет и свои недостатки. Основным их них является громоздкость.

После составления оборотной ведомости переходят к сле­дующему этапу обобщения данных текущего бухгалтерского учета - составляют бухгалтерский баланс и другие формы фи­нансовой отчетности. Остатки по всем счетам, приведенные в оборотной ведомости, показывают состояние средств и источни­ков предприятия. Их переносят в баланс: дебетовые остатки - в актив, кредитовые - в пассив. Равенство итогов актива и пассива составленного баланса обеспечивается равенством дебетового и кредитового остатка по счетам на конец отчетного периода.

26