Данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
Планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
3.3. Информационная технология автоматизированного офиса
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея сначала целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленческий персонал, поскольку в ней увидели возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса призвана не заменить систему работы и коммуникации персонала, а дополнить и преобразовать ее, используя современный уровень развития вычислительной и организационной техники. Это обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение информацией.
Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления и специалистов, поскольку поддерживает связь персонала внутри организации и предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением. Однако главное преимущество автоматизации офиса состоит в использовании ее в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате более совершенных средств и технологий коммуникаций способно обеспечить реальный экономический рост предприятия.
Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов и технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса. К ним относятся текстовый процессор (редактор), табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, хранение изображений, видеотекст, мультимедийная система, библиотека графических объектов, специализированные программы (ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.), факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рисунке ниже.
База данных. Обязательным компонентом любой информационной технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе и деятельности фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может поступать также из внешнего окружения организации.
-
КОМПЬЮТЕРНЫЕ ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
НЕКОМПЬЮТЕРНЫЕ ОФИСНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ПРОГРАММЫ
СТАЦИОНАРНАЯ ТЕЛЕФОННАЯ СВЯЗЬ
ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР
МОБИЛЬНАЯ ТЕЛЕФОННАЯ СВЯЗЬ
ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР
КОМПЬЮТЕРНЫЕ КОНФЕРЕНЦИИ
АУДИОКОНФЕРЕНЦИИ
ВИДЕООКОНФЕРЕНЦИИ
ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИИ
ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ
ЭЛЕКТРОННЫЙ КАЛЕНДАРЬ
ПРОЕКЦИОННАЯ ТЕХНИКА
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА
КСЕРОКС
АУДИОПОЧТА
ДРУГИЕ СРЕДСТВА ОРГТЕХНИКИ
ГРАФИЧЕСКИЕ ОБЪЕКТЫ
МУЛЬТИМЕДИА
ХРАНЕНИЕ ИЗОБРАЖЕНИЙ
Например, в базе данных собираются и хранятся сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами и менеджерами фирмы, или сведения о поставках сырья. Могут также, например, периодически поступать с биржи по электронной почте сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числа акций самой фирмы.
Текстовый процессор – вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания, обработки и передачи текстовых документов. В распоряжении менеджера текстовый процессор является эффективным видом письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных отчетов, докладов, писем и т. п. дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию и принимать адекватные решения. Современный текстовый процессор имеет средства соединения с сетями, в том числе глобальными.
Табличный процессор, как и текстовый, является базовой составляющей автоматизированной офисной технологии и информационной культуры любого сотрудника. Встроенные функции программной среды современного табличного процессора позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и наиболее применяемые их группы.
Ввод данных, как с клавиатуры, так и импорт из баз данных.
Обработка данных (сортировка, фильтрация, агрегирование, автоматическое формирование итогов, копирование, перенос, различные группы вычислительных операций и т.д.).
Вывод информации на печать, в виде экспортируемых файлов в другие системы и базы данных.
Профессиональное оформление форм представления, ввода и вывода данных.
Многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков.
Проведение финансовых, статистических и инженерных расчетов.
Проведение математического моделирования обширных классов объектов из различных областей науки, техники, технологии и т.д.
Создание даже на уровне квалифицированного пользователя новых автоматических инструментов обработки данных и решения экономических, математических и других задач.
Ряд других операций.
Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети, в том числе глобальной.
Электронная почта (e-mail), основываясь на сетевом использовании компьютера, дает различные возможности пользователю получать, хранить и отправлять сообщения партнерам по сети в зависимости от программного обеспечения. Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управляющего персонала и других работников организации. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты и часто является их составной частью. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему.
Хранение изображений. Число документов в организации может быть так велико, что их хранение даже в виде файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить их изображения в цифровой форме. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией, основанной на использовании оптического распознавателя образов, который преобразует изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти. Цифровое изображение может быть выведено в реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромной емкостью. В настоящее время разработаны и используются и другие носители информации огромной емкости.