3. Структура и основные компоненты информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Функции ИТ определяют ее структуру, которая включает следующие процедуры: сбор и регистрацию данных, подготовку информационных массивов, обработку, накопление и хранение данных, формирование результатной информации, передачу данных и результатов к месту обработки и принятия управленческих решений. Рассматривая реализации этих функций, можно выделить наиболее важные составляющие информационной технологии.

3.1. Структура информационной технологии обработки данных

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, обеспеченных необходимыми входными данными, алгоритмами и стандартными процедурами обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации рутинных, постоянно повторяющихся операций. Внедрение компьютерных информационных технологий и систем на этом уровне позволяет существенно повысить производительность труда персонала.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи.

• Обработка первичных данных об операциях, производимых фирмой.

• Создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел.

• Получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде отчетов по установленной форме.

Технологию первичной обработки данных отличают несколько особенностей.

• Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности для обеспечения и поддержания контроля.

• Решаются хорошо структурированные задачи, для которых можно разработать алгоритм.

• Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение всеми организациями.

• Основные работы выполняются в автоматическом режиме с минимальным участием человека.

• Записи о деятельности фирмы имеют детальный характер, допускающие проведение проверок и ревизий.

Типичная схема технологии обработки первичных данных представлена на рисунке.

О Б Р А Б О Т К А Д А Н Н Ы Х
ГРУППИРОВКА	СОРТИРОВКА	АГРЕГИРОВАНИЕ	ВЫЧИСЛЕНИЕ

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ
ПЕРИОДИЧЕСКИХ	ПО ЗАПРОСУ

Сбор данных. Поступающие в информационную систему данные из внешней среды подвергаются следующим операциям обработки.

• Классификация или группировка. Некоторые реквизиты первичных данных имеют вид кодов. Эти коды, отражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

• Сортировка. Посредством этой операции записи упорядочиваются по одному или последовательности признаков.

• Укрупнение или агрегирование служит для уменьшения объема массива информации. Агрегированные данные представляются обычно в форме итоговых или средних значений.

• Вычисления, включающие арифметические и логические операции, дают возможность получать требующиеся новые данные.

Хранение данных. Данные, обрабатывающиеся на операционном уровне, сохраняются для последующего использования. Для их хранения создаются базы данных, организованные по определенным стандартам.

Создание отчетов. Информационная технология обработки данных включает алгоритмы создания документов для руководства и другого персонала предприятия, а также для внешних пользователей. При этом документы могут создаваться периодически и по запросам.