Вопросы для самоконтроля:

1.Что является основой методологии организационного проектирования?

2.В чем заключается системный подход при организационном проектировании?

3.Какие стадии включает процесс создания организационных систем?

4.Охарактеризуйте методы организационного проектирования.

5.Какие этапы анализа стратегии используются при разработке и совершенствовании организационной структуры?

Тесты (ответы: да - нет)

1. В настоящее время наиболее практичными явлются три принципа интеграции: технологический, программно-целевой и информационный.

2. Бизнес-процессы – практические мероприятия и ресурсы, направленные на создание, реструктуризацию и реформирование компаний с целью улучшения их деятельности.

3. При разработке новой экономической организационной системы сначала формируется представление о субъекте управления, а затем – об объекте управления.

4. Процесс разработки экономической организационной системы включает шесть этапов.

5. Любая социальная организация должна включать социальный механизм управления проблемами организации.

Тема 10. Совершенствование функционирования и управления организационной системой

Исходя из проблемной модели, а также с учетом существующей практики совершенствования управления организациями, может быть предложено, по крайней мере, два новых направления совершенствования управления социальной организацией.

Первое направление – улучшение качества выполнения функций управления проблемами путем выделения “ядра” организации и создания для него специальной автоматизированной информационной системы (АИС “Ядро”).

Второе направление – постепенное улучшение качества выполнения функций управления проблемами путем проведения диагностики выполнения этих функций в существующей системе управления и реализации соответствующих мероприятий.

10.1. Построение автоматизированной информационной системы для “ядра” организации

АИС “Ядро” – это система, предназначенная для высших руководителей организации и других лиц, входящих в ее “ядро”, для улучшения выполнения ими функций управления проблемами организации. Однако, прежде чем рассматривать вопросы построения этой системы, остановимся на порядке выполнения функций управления проблемами организации и методах их реализации.

Как уже отмечалось ранее, организация может узнавать о своих проблемах путем сбора и анализа соответствующей информации, поступающей как от внешних, так и от внутренних источников. Причем эта информация может отражать отдельные факты, данные, сведения, мало связанные между собой, а иногда последние могут представлять, по существу, готовые описания проблем организации. Например, некоторые официальные письма, служебные записки, газетные материалы, получаемые руководством организации, содержат в себе достаточно полные описания проблем.

Источники информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним источникам (например, для фирм) относятся: бухгалтерские отчеты, внутренняя статистика, служебные записки сотрудников, материалы ранее проведенных исследований и т.д. К внешним источникам относятся: письма от сторонних организаций; публикации в газетах, журналах и других СМИ; рекламные проспекты; государственное законодательство и статистика; конъюктурные обзоры и др.

Для тех случаев, когда собранной информации окажется недостаточно для описания или изучения некоторой проблемы, должен предусматриваться сбор дополнительной информации (например, путем организации дополнительного сбора данных в процессе проведения социологических опросов населения).

На основе анализа этой информации и сравнения ее с принятыми в организации нормами должны выявляться проблемы, принимаемые здесь как потребности организации в существовании и развитии.

Проблемы могут выявляться организацией двумя способами: пассивным и активным. Первый способ не связан с созданием дополнительных источников информации и заключается в фиксировании проблем на основе информации, поступающей руководству организации естественным путем в виде писем, служебных записок, директивных указаний и др. В этом случае руководство само осуществляет распознавание и сортировку проблем. Второй способ связан с активным поиском тревожной или интересной для организации информации, а также с применением соответствующих методов ее анализа. В частности, “распознавание” проблем может осуществляться с применением методов:

- прогнозирования (экстраполяции, регрессионного анализа, индикаторного прогнозирования, Дельфи и др.);

- статистического анализа (регрессионного, дискриминантного, факторного и вариационного анализа);

- математического моделирования, в том числе, имитационного моделирования.

Независимо от того, кто обнаружил проблему (руководитель организации, специалист по распознаванию проблем, внешние или внутренние консультанты, сотрудники организации и др.), проблема должна быть правильно сформулирована, зарегистрирована и введена в автоматизированный “банк проблем”, осуществляющий слежение за каждой проблемой. Задача формулирования постановок проблемы может быть значительно облегчена, если учесть, что качественно новые проблемы возникают крайне редко, поэтому целесообразно найти и воспользоваться соответствующими аналогами. Например, просматривая старые приказы, постановления, программы, указания и другие распорядительные и нормативные документы, можно воспользоваться их аналитической частью, содержащей анализ состояния проблемы, прогноз последствий и обоснование необходимых мер.

После того, как проблемы выявлены, они должны быть отсортированы. Проблемы, имеющие регулярный характер, для которых в организации имеются соответствующие подразделения или службы, должны направляться непосредственно в них. Новые проблемы, для решения которых в организации нет соответствующих структур, должны анализироваться особенно тщательно, так как создание для их решения внутриорганизационных организационных систем может потребовать значительных затрат. Для сокращения этих затрат может быть создана достаточно универсальная система автоматизации проектирования организационной системы (САПР-ОС), значительно облегчающая проектирование таких систем.

Проблемы, требующие проведения глубоких исследований, должны направляться в соответствующую исследовательскую группу или в специализированный НИИ. В первом случае для исследования проблем могут применяться известные методы и средства системного анализа в виде стандартизированных методов и компьютерных программ.

Подготовка решения сложных проблем заключается в разработке проектов распорядительных документов и программ работ. Последние могут выполняться без образования новых организационных структур. Однако во многих случаях такие структуры приходится создавать на временной или постоянной основе. Подготовку проектов документов осуществляют обычно помощники руководителя организации без применения каких-либо специальных методов. Очевидно, что при создании крупных внутриорганизационных организационных систем цена ошибок может быть очень высокой, поэтому применение специальных средств проектирования в виде САПР-ОС представляется крайне необходимым.

Планирование решения проблем заключается в подготовке планов, учитывающих распределение ресурсов “под проблемы” организации. При этом необходимо иметь в виду, что система планирования “под проблемы” ( система проблемного планирования) может действовать одновременно с существующей в организации системой планирования, постепенно заменяя ее. Для проблемного планирования могут использоваться методы программно-целевого планирования.

После того, как проблема “принята к исполнению” соответствующим подразделением организации (для типичной проблемы) или новым подразделением (для новой проблемы), она нуждается в контроле за ходом ее решения. Такой контроль является одной из важных функций “ядра”. Он может осуществляться плановым (или планово-финансовым) органом, существующим практически в любой организации. Последний должен осуществлять также распределение ресурсов “под проблемы” организации, а не только под выполнение производственной программы. Планирование ресурсов организации “под проблему” требует применения особых методов, например, методов программно-целевого планирования, отличных от обычного планирования.

Из данного описания следует примерный состав АИС “Ядро”, включающий:

- базу данных (совокупность структурированной информации об организации и среде);

- банк проблем организации;

- банк методов;

- банк моделей;

- автоматизированную систему плановых ресурсов (АСПР);

- систему автоматизации проектирования организационной системы (САПР-ОС)

- автоматизированную систему контроля исполнения (АСКИ).

Для реализации такой системы целесообразно иметь при высшем руководстве организации специальный аналитический центр, выполняющий с помощью АИС указанные выше функции управления проблемами. Многие крупные организации имеют подобные центры, однако они выполняют несколько иные функции, подготавливая необходимую аналитическую информацию для руководства. Очевидно, что такие центры могли бы выполнять функции «ядра» организации с помощью рассмотренной выше системы.

Возможны также и другие варианты автоматизации функций управления проблемами организации, не связанные с созданием аналитического центра. Например, возможна частичная автоматизация подразделений организации, выполняющих отдельные функции управления проблемами, с помощью автоматизированных рабочих мест (АРМ) или пакетов прикладных программ (ППП) для руководителей организации, работников планового и финансового отделов, отдела маркетинга, выполняющих функции управления проблемами организации.