2.2. Выдача наличных денег из кассы.

Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций .

Расходный кассовый ордер имеет расписку в получении денежных средств. Получатель денег прописью пишет полученную сумму, пустое место прочеркивается. Если лицо, получающее денежные средства не является работником организации, то выдача денежных средств производится только на основании доверенности ( для юридического лица) или документа подтверждающего личность (для физического лица). В расходном кассовом ордере указываются : Номер по порядку (номер документа), Дата составления (дата выдачи денег), Код структурного подразделения ( заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам), Корреспондирующий счет (счет в дебет которого относится выдаваемая сумма), Код аналитического учета (код по системе аналитического учета), Кредит (счет 50), Сумма (сумма выдаваемых денежных средств (цифрами)), Выдать (ФИО физического или наименование юридического лица, получающего деньги), Основание (содержание операции по выдаче денег (например: "выдано в подотчет", "сдана выручка в банк" и т.д.)), Сумма (сумма выданных денег - прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается), Приложение (реквизиты документа (название, номер и дата) по которому выдаются деньги (заявление сотрудника, квитанция банка, платежная ведомость и т.д.)). Также ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтере с расшифровкой.

При выдаче денег – отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявления паспорта или удостоверения личности, записывает в Расходный Кассовый Ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается в личности работника. Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). После регистрации ордера передаются кассиру для погашения , который на расходном кассовом ордере ставит штамп «оплачено» (ордер погашен).

2.3. Кассовая книга и отчетность кассира

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), предназначенном для контроля за целевым использованием средств. В случае, если в организации имеется несколько касс, старший кассир (гл.бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам.

Движение наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Кассовая книга — это учётный регистр, предназначенный для учёта кассовых операций кассиром предприятия. Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, на последней страницы которой проставляются количество страниц, подпись главного бухгалтера и руководителя и ставится печать. Кассовую книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая - через копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером.

В кассовой книге указываются: Остаток на начало дня( берется из предыдущего отчета или акта инвентаризации (фактическое наличие)), Номер документа (порядковый номер приходного или расходного кассового ордера), От кого получено или кому выдано (ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции), Номер корреспондирующего счета, субсчета (номер счета, на котором в корреспонденции со счетом 50 "Касса" отражается движение денег), Приход (сумма, полученная по приходному ордеру), Расход (сумма, выданная по расходному ордеру), Итого за день (общие суммы по приходным и расходным ордерам),

Остаток на конец дня (определяется по формуле: Остаток на начало дня + Приход за день - Расход за день).

Отчет кассира должен оформляться ежедневно. Исключения составляют дни заработной платы.

При малом объеме кассовых операций обязанности кассира может выполнять любое должностное лицо предприятия, которому директор поручит ведение кассовых операций, или главный бухгалтер. При поручении ведения кассовых операций бухгалтеру издается соответствующее распоряжение руководителя предприятия, а в карточках образцов подписей, сдаваемых в банк, ниже строки с образцом подписи главного бухгалтера делается приписка: “других счетных работников в штате нет”. После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель организации обязан ознакомить его под расписку с Порядком ведения кассовых операций в РФ и заключить с ним договор о пол ной материальной ответственности.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир должен произвести снятие показателей кассового аппарата и произвести записи в журнал кассира-операциониста - унифицированная форма № КМ-4 - заводится на каждую кассовую машину. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора, главного бухгалтера и печатью организации. В этом журнале ведется учет выручки, полученной с применением ККТ. Журнал формы № КМ-4 является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.